Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất BMDT-03

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất BMDT-03 được thiết kế để nhân viên hoặc bộ phận đề xuất nhu cầu đào tạo phát sinh ngoài kế hoạch đào tạo định kỳ của công ty. Biểu mẫu này giúp hệ thống hóa các yêu cầu đào tạo đột xuất, từ đó lãnh đạo đơn vị và ban giám đốc có cơ sở xem xét, phê duyệt. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo nhân sự được trang bị kịp thời kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc hoặc cơ hội phát triển mới.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cá nhân người lao động hoặc cán bộ quản lý trực tiếp đề xuất. Người đề xuất có thể là nhân viên muốn tự đi học để nâng cao trình độ, hoặc là trưởng bộ phận đề xuất cử cán bộ đi học nhằm đáp ứng nhu cầu công việc. Thời điểm điền phiếu là khi có nhu cầu đào tạo đột xuất, không nằm trong kế hoạch đào tạo thường niên, ví dụ như khi có công nghệ mới, quy trình mới, hoặc cần bổ sung kỹ năng gấp cho một dự án. Sau khi điền, phiếu cần được trình lên lãnh đạo đơn vị và các cấp phê duyệt theo quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đề xuất (nếu tự đề xuất) hoặc người được cử đi học. Viết chữ in hoa có dấu để đảm bảo tính chính xác.
2. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của người được đề xuất đi học, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật.
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận/phòng/ban mà người được đề xuất đang công tác, ví dụ: Phòng Nhân sự, Ban Kế hoạch.
4. Đơn vị: Ghi tên đơn vị trực thuộc (nếu công ty có nhiều chi nhánh hoặc công ty con), ví dụ: Công ty TNHH ABC - Chi nhánh Hà Nội.
5. Đề xuất cử cán bộ đi học / Cá nhân tự đề xuất: Đánh dấu chọn (X) vào ô tương ứng. Nếu bạn là quản lý đề xuất cho nhân viên, chọn "Đề xuất cử cán bộ đi học". Nếu bạn tự đề xuất cho bản thân, chọn "Cá nhân tự đề xuất".
6. Danh sách đề cử tham gia: Ghi rõ họ tên của từng người được đề cử tham gia khóa đào tạo. Mỗi dòng một người. Nếu chỉ có một người, ghi vào dòng đầu tiên.
7. Đào tạo: Trong nước / Nước ngoài: Đánh dấu chọn (X) vào ô tương ứng với địa điểm tổ chức khóa học. Sau đó ghi rõ địa điểm cụ thể (ví dụ: Hà Nội, TP.HCM, Singapore).
8. Thời gian: Từ … đến …: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc khóa đào tạo theo định dạng ngày/tháng/năm.
9. Loại hình đào tạo: Đánh dấu chọn (X) vào một hoặc nhiều loại hình phù hợp: Khóa đào tạo nghiệp vụ, Khóa đào tạo bổ sung kiến thức, Khóa đào tạo quản lý, Khóa đào tạo chuyên đề.
10. Nguồn thông tin: Đánh dấu chọn (X) vào nguồn mà bạn biết đến khóa đào tạo này: Quảng cáo trực tiếp, Báo chí, Mạng Internet, Giới thiệu. Có thể chọn nhiều nguồn.
11. Nội dung cụ thể: Mô tả chi tiết nội dung khóa học, các kỹ năng sẽ được đào tạo, và lý do tại sao khóa học này cần thiết cho công việc. Càng chi tiết càng giúp lãnh đạo dễ đánh giá.
12. Ý kiến lãnh đạo (Giám đốc đơn vị): Mục này do Giám đốc đơn vị trực tiếp quản lý người đề xuất ghi nhận xét, đánh giá sự cần thiết và ký tên, ghi rõ ngày tháng.
13. Ý kiến đề xuất (Người đề xuất): Người đề xuất ghi rõ ý kiến, cam kết hoặc đề xuất bổ sung (nếu có), sau đó ký tên và ghi ngày tháng.
14. Ý kiến phê duyệt (Tổng Giám đốc): Dành cho Tổng Giám đốc phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu, ký tên và ghi ngày tháng.
15. Ý kiến phê duyệt (Giám đốc TT Đào tạo): Dành cho Giám đốc Trung tâm Đào tạo phê duyệt về mặt chuyên môn và nguồn lực đào tạo, ký tên và ghi ngày tháng.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ các thông tin bắt buộc trước khi trình ký. Thiếu thông tin sẽ bị trả lại và làm chậm tiến độ phê duyệt.
• Phần "Nội dung cụ thể" cần mô tả rõ ràng, tránh chung chung. Nên ghi tên khóa học, đơn vị tổ chức, và lợi ích cụ thể cho công việc.
• Đảm bảo chữ ký và ngày tháng tại các mục ý kiến phải khớp với nhau, không được để trống.
• Đối với đào tạo nước ngoài, cần chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan như chương trình đào tạo, dự toán chi phí để đính kèm phiếu.
• Người đề xuất nên tham khảo ý kiến của lãnh đạo trực tiếp trước khi điền phiếu để tăng tỷ lệ được phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục "Đề xuất cử cán bộ đi học" và "Cá nhân tự đề xuất", dẫn đến sai luồng phê duyệt.
• Không ghi rõ "Địa điểm" đào tạo hoặc ghi chung chung như "tại công ty" trong khi khóa học diễn ra bên ngoài.
• Bỏ sót mục "Danh sách đề cử tham gia" khi đề xuất cho nhiều người, hoặc ghi không đủ thông tin.
• Phần "Nội dung cụ thể" viết quá sơ sài, không thuyết phục được lãnh đạo về tính cần thiết của khóa học.
• Không ghi ngày tháng hoặc ký tên tại các mục ý kiến, làm mất hiệu lực của phiếu.