Mẫu thư mời phỏng vấn vòng 2 – BMNS-09 quy trình tuyển dụng

Mục đích sử dụng

Mẫu BMNS-09 – Thư mời phỏng vấn vòng 2 được sử dụng để gửi đến ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên, nhằm mời họ tham dự buổi phỏng vấn tiếp theo tại công ty. Văn bản này thể hiện sự đánh giá cao của công ty đối với năng lực ứng viên, đồng thời xác nhận thời gian, địa điểm và đầu mối liên hệ cụ thể cho vòng phỏng vấn thứ hai. Đây là công cụ quan trọng giúp phòng Nhân sự chính thức hóa lời mời, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đảm bảo ứng viên có đầy đủ thông tin để sắp xếp tham dự.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do nhân viên Phòng Quản lý Nguồn Nhân lực (HR) hoặc người phụ trách tuyển dụng trực tiếp soạn thảo. Thời điểm điền mẫu là sau khi kết thúc vòng phỏng vấn thứ nhất và có kết quả đánh giá ứng viên đạt yêu cầu, cần mời tham dự vòng phỏng vấn thứ hai. Thông thường, thư mời được soạn và gửi trong vòng 1-3 ngày làm việc kể từ ngày phỏng vấn vòng 1, nhằm duy trì sự quan tâm của ứng viên và đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dòng địa danh và ngày tháng: Điền tên thành phố hoặc địa điểm công ty đặt trụ sở (ví dụ: TP. Hồ Chí Minh), sau đó ghi ngày tháng năm hiện tại khi soạn thư. Ví dụ: "TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 10 năm 2024".
2. Kính gửi: Anh/Chị …………………………………..: Ghi đầy đủ họ tên của ứng viên được mời phỏng vấn vòng 2. Cần viết hoa chữ cái đầu, đúng chính tả theo hồ sơ ứng viên.
3. Tên công ty: Điền tên đầy đủ của công ty bạn (ví dụ: Công ty Cổ phần ABC). Đây là thông tin quan trọng để ứng viên xác định đúng đơn vị mời.
4. Ngày tiếp xúc vòng 1: Ghi ngày tháng năm diễn ra buổi phỏng vấn vòng 1. Ví dụ: "ngày 10/10/2024". Mục này giúp ứng viên nhớ lại lịch sử tiếp xúc.
5. Vòng phỏng vấn đã qua: Điền số thứ tự vòng phỏng vấn mà ứng viên đã tham gia, thường là "vòng 1" hoặc "vòng sơ loại".
6. Thời gian và địa điểm phỏng vấn vòng 2: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa chỉ cụ thể nơi diễn ra buổi phỏng vấn. Ví dụ: "vào lúc 9 giờ 30 ngày 20/10/2024 tại Phòng họp tầng 5, số 123 Nguyễn Huệ, Quận 1".

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của ứng viên (họ tên, chức danh) để tránh sai sót gây mất thiện cảm.
• Đảm bảo thời gian và địa điểm phỏng vấn vòng 2 đã được xác nhận với người phỏng vấn và phòng ban liên quan trước khi gửi thư.
• Thư mời nên được gửi qua email chính thức kèm file PDF scan có chữ ký của Giám đốc Nhân sự để tăng tính pháp lý và chuyên nghiệp.
• Lưu lại bản cứng hoặc bản mềm của thư mời vào hồ sơ tuyển dụng của ứng viên để phục vụ kiểm tra sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai ngày tháng năm hoặc nhầm lẫn giữa ngày phỏng vấn vòng 1 và vòng 2, khiến ứng viên đến sai thời điểm.
• Bỏ sót tên ứng viên hoặc điền tên không chính xác (ví dụ: viết tắt, sai chính tả), gây hiểu lầm hoặc mất lòng ứng viên.
• Không cập nhật địa điểm phỏng vấn mới, dẫn đến ứng viên đến nhầm phòng hoặc nhầm tòa nhà.
• Quên ghi rõ đầu mối liên hệ (Phòng Quản lý Nguồn Nhân lực) khiến ứng viên không biết gặp ai khi đến công ty.