Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-06 (Danh sách ứng viên) được thiết kế để tập hợp và quản lý thông tin của tất cả ứng viên tham gia dự tuyển vào một vị trí cụ thể trong công ty. Biểu mẫu này giúp bộ phận Nhân lực hệ thống hóa hồ sơ, theo dõi tiến trình phỏng vấn và ghi nhận kết quả tuyển dụng một cách khoa học. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra minh bạch, có kiểm soát và dễ dàng tra cứu sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Cán bộ Nhân lực - Hệ thống chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện. Thời điểm điền là sau khi bộ phận tuyển dụng đã thu thập đủ hồ sơ ứng viên cho một đợt tuyển dụng cụ thể. Cán bộ nhân lực sẽ tập hợp hồ sơ, sàng lọc sơ bộ và lên danh sách các ứng viên đủ điều kiện tham gia dự tuyển. Sau đó, biểu mẫu sẽ được trình lên Trưởng phòng TCHCNS để phê duyệt trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chức danh tuyển dụng: Ghi rõ tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: "Nhân viên Kinh doanh", "Chuyên viên Marketing". Thông tin này phải khớp với thông báo tuyển dụng đã đăng.
2. Phòng ban/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng, ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Bộ phận Kế toán".
3. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng ứng viên trong danh sách, giúp dễ dàng quản lý và đối chiếu.
4. Họ tên (1): Ghi đầy đủ họ và tên của ứng viên theo đúng giấy tờ tùy thân. Cán bộ nhân lực cần đối chiếu với hồ sơ gốc để đảm bảo chính xác.
5. Đ/c liên hệ + Điện thoại (2): Ghi rõ số điện thoại cố định, di động, địa chỉ liên hệ và địa chỉ email (nếu có) của ứng viên. Đây là thông tin quan trọng để liên lạc và thông báo lịch phỏng vấn.
6. Vị trí dự tuyển (3): Ghi rõ vị trí mà ứng viên đăng ký dự tuyển. Trong một số trường hợp, ứng viên có thể đăng ký nhiều vị trí khác nhau, cần ghi chính xác theo nguyện vọng của họ.
7. Bằng cấp/trình độ (4): Liệt kê các bằng cấp mà ứng viên đạt được, bao gồm trình độ học vấn, chứng chỉ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học... Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao nhất đến thấp nhất.
8. Kinh nghiệm (5): Ghi tóm tắt kinh nghiệm làm việc của ứng viên, ưu tiên những kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến vị trí dự tuyển. Ví dụ: "3 năm kinh nghiệm bán hàng tại công ty X".
9. Thời gian phỏng vấn (6): Sau khi thành lập hội đồng tuyển dụng, cán bộ nhân lực sắp xếp thời gian và thông báo cho ứng viên. Cột này ghi rõ ngày giờ, địa điểm phỏng vấn của từng ứng viên.
10. Kết quả/Ghi chú (7): Ghi nhận kết quả phỏng vấn (Đạt/Không đạt) hoặc các thông tin ưu tiên khác như: ứng viên có người thân trong công ty, ứng viên từng làm việc tại công ty đối tác...

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại phòng Nhân sự, một bản trình Trưởng phòng TCHCNS phê duyệt.
• Thông tin ở cột (1) và (6) do Cán bộ Nhân lực - Hệ thống tập hợp và cập nhật, đảm bảo không sai sót về tên, số điện thoại hay thời gian phỏng vấn.
• Phần "Diễn giải" ở cuối biểu mẫu là hướng dẫn chi tiết cho từng cột, cần đọc kỹ trước khi điền để hiểu đúng yêu cầu.
• Ngày tháng năm lập biểu mẫu phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt.
• Chữ ký của Người lập và Trưởng phòng TCHCNS là bắt buộc để biểu mẫu có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Vị trí dự tuyển" (cột 3) và "Chức danh tuyển dụng" ở phần đầu biểu mẫu. Cần phân biệt: chức danh tuyển dụng là vị trí công ty đang tuyển, còn vị trí dự tuyển là vị trí ứng viên đăng ký (có thể khác nếu ứng viên ứng tuyển vào vị trí không đúng với thông báo).
• Bỏ sót thông tin liên hệ ở cột (2), đặc biệt là địa chỉ email hoặc số điện thoại di động, gây khó khăn khi liên lạc với ứng viên.
• Ghi kinh nghiệm làm việc quá dài dòng, không tập trung vào kinh nghiệm liên quan đến vị trí tuyển dụng, làm mất thời gian đọc và đánh giá.
• Không cập nhật kịp thời cột (6) khi lịch phỏng vấn thay đổi, dẫn đến nhầm lẫn về thời gian cho ứng viên và hội đồng tuyển dụng.
• Quên ghi chú các thông tin ưu tiên ở cột (7) như ứng viên là con em trong công ty hoặc có kinh nghiệm đặc biệt, ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.