Hướng dẫn điền Phiếu đề xuất nhân sự BMNS-01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất nhân sự BMNS-01 là văn bản chính thức được sử dụng trong toàn bộ quy trình tuyển dụng của công ty. Mục đích của phiếu là để các phòng ban, bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng lên Ban Tổng Giám đốc và phòng Nhân sự, nhằm xin phê duyệt nhu cầu tuyển thêm người. Phiếu này giúp chuẩn hóa thông tin về vị trí cần tuyển, số lượng, tiêu chuẩn, mức lương và thời gian dự kiến, làm cơ sở cho việc triển khai các bước tuyển dụng tiếp theo như đăng tin, sơ tuyển và phỏng vấn.

Ai điền và khi nào

Phiếu BMNS-01 do Cán bộ Nhân sự hoặc Trưởng bộ phận của đơn vị có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền. Thời điểm điền phiếu là khi phòng ban phát hiện thiếu nhân sự do nghỉ việc, bổ sung nhân lực cho dự án mới hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh. Phiếu phải được hoàn thành và trình ký trước khi bắt đầu quy trình tuyển dụng chính thức, thông thường ít nhất 2-4 tuần trước thời điểm cần nhân sự mới đi làm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Loại đề xuất (Thay thế / Bổ sung / Mở rộng hoạt động): Đánh dấu chọn (X) vào ô tương ứng. Chọn "Thay thế" nếu tuyển người thay cho nhân viên nghỉ việc. Chọn "Bổ sung" nếu tăng thêm nhân sự cho bộ phận hiện tại. Chọn "Mở rộng hoạt động" nếu công ty mở thêm lĩnh vực hoặc dự án mới.
2. Phòng ban/bộ phận cần tuyển (1): Ghi rõ tên phòng ban và bộ phận cụ thể cần tuyển người, ví dụ: Phòng Quan hệ quốc tế, Phòng Kinh doanh. Không viết tắt nếu không có quy định chung.
3. Chức danh cần tuyển (2): Ghi chính xác chức danh của vị trí cần tuyển, ví dụ: Cán bộ Quan hệ quốc tế, Phó phòng Kinh doanh. Chức danh này sẽ được dùng để đăng tin tuyển dụng.
4. Số lượng tuyển (3): Ghi rõ số lượng nhân viên cần tuyển cho mỗi chức danh. Nếu tuyển nhiều vị trí khác nhau, cần ghi riêng từng dòng.
5. Dự kiến thời gian thử việc (4): Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thử việc. Thông thường thời gian thử việc là 2 tháng, trừ trường hợp đặc biệt được đặc cách.
6. Lương thử việc (5): Ghi mức lương dự kiến trong thời gian thử việc. Mức lương này phải phù hợp với quy chế tài chính của tập đoàn, thông thường bằng 80% mức lương cơ bản của vị trí chính thức.
7. Lương chính thức (6): Ghi mức lương mà ứng viên nhận được sau thời gian thử việc, bao gồm các khoản phụ cấp (nếu có) như phụ cấp ăn trưa, xăng xe, nhà ở.
8. Tiêu chuẩn tuyển dụng (7): Điền đầy đủ các tiêu chuẩn: độ tuổi, giới tính (chọn Nam/Nữ), trình độ học vấn (Cao học, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, PT trung học), trình độ Anh ngữ (Giao tiếp, Chuyên ngành, Biên/phiên dịch), Tin học (Văn phòng, Chuyên ngành), Chuyên môn, Kinh nghiệm và Yêu cầu khác. Đây là căn cứ để sàng lọc hồ sơ ứng viên.
9. Tóm tắt công việc của chức danh cần tuyển (8): Mô tả ngắn gọn các nhiệm vụ chính của vị trí cần tuyển. Nội dung này sẽ là cơ sở để xây dựng bản mô tả công việc (JD) chi tiết sau này.
10. Làm việc tại: Ghi rõ địa điểm làm việc của vị trí tuyển dụng (ví dụ: trụ sở chính, chi nhánh, nhà máy).
11. Giờ làm việc: Đánh dấu chọn loại giờ làm việc: Giờ hành chính, Theo ca, hoặc Giờ thỏa thuận.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như chức danh, số lượng, tiêu chuẩn tuyển dụng.
• Mức lương thử việc và lương chính thức phải tuân thủ quy chế tài chính của tập đoàn, không tự ý đưa ra mức lương ngoài khung.
• Thời gian thử việc cần được tính toán hợp lý, thông thường là 2 tháng, trừ khi có phê duyệt đặc biệt từ Ban TGĐ.
• Phần tiêu chuẩn tuyển dụng cần ghi cụ thể, tránh chung chung để bộ phận Nhân sự dễ dàng sàng lọc hồ sơ.
• Sau khi điền xong, phiếu cần được trình ký lần lượt qua các cấp: Cán bộ NL-HT (đơn vị), GĐ đơn vị, TP NLHT, TP TCKT và cuối cùng là Ban TGĐ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa loại đề xuất: chọn "Bổ sung" trong khi thực tế là "Thay thế" hoặc ngược lại, gây khó khăn cho việc thống kê nhân sự.
• Không ghi rõ số lượng tuyển cho từng chức danh, dẫn đến việc tuyển thiếu hoặc thừa nhân sự.
• Điền mức lương thử việc không đúng tỷ lệ 80% so với lương chính thức, vi phạm quy chế tài chính.
• Bỏ sót các tiêu chuẩn quan trọng như trình độ ngoại ngữ, tin học hoặc kinh nghiệm, khiến hồ sơ ứng viên không đáp ứng yêu cầu thực tế.
• Phần tóm tắt công việc quá sơ sài, không đủ thông tin để xây dựng bản mô tả công việc sau này.
• Không ghi ngày tháng hoặc thiếu chữ ký của các cấp phê duyệt, làm phiếu không có hiệu lực.