KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG
Nội dung nghiên cứu quy trình
- Chức năng của quy trình
- Mục tiêu của quy trình
- Rủi ro của quy trình
- Cơ chế kiểm soát áp dụng
- Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát tương ứng
- Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ
- Quy chế hoá các nội dung của quy trình qua “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”
Các chức năng cơ bản
- Mua hàng
- Trả tiền hàng
- Ghi nhận & báo cáo
Mục tiêu của quy trình
- Mua hàng :=> Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng
- Trả tiền :=> Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho
người cung cấp
- Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ)=> đúng, đủ, kịp
thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượng
Mục tiêu chức năng mua hàng
- Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :
+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng)
+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)
- Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt
- Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp
Mục tiêu chức năng trả tiền :
- Trả đúng :
+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng hàng đã mua
+ Đúng giá đã thõa thuận
- Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp
- Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp
Mục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :
- Phải ghi nhận & báo cáo được :
+ Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời
kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.
+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp,
cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng
chấp nhận của NCC…
Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.
Rủi ro của quy trình
- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu
- Mua không đúng hàng
- Mua không đúng nhà cung cấp
- Mua giá cao
- Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không
có hàng để mua)
- Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất
- Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả
- Trả tiền nhầm NCC
- Trả nhầm lô hàng mua
- Trả tiền nhầm giá so với giá đã thõa thuận
- Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá
dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.
Phân loại rủi ro & xác định nguyên nhân
- Rủi ro môi trường kinh doanh
+ Rủi ro từ nhà cung cấp
+ Rủi ro do chính trị, kinh tế, xã hội, KHCN…
- Rủi ro hoạt động
+ Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng
+ Rủi ro liên quan đến tài sản từ nguyên do :
-> Gian lận
-> Sai sót
- Rủi ro tuân thủ pháp luật, đặc biệt là liên quan đến hoá đơn chứng từ, hợp
đồng…
Cơ chế kiểm soát
- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạnh trước
Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết (What, Who, whom, Why, When, Where, How, How
much, How many…)
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
Mua giá cao
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm/quá trể)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua # người mua # người nhận hàng # người trả tiền # người ghi
chép nghiệp vụ (BKN & ĐC)….
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa BP kế toán với BP mua hàng
- Đối chiếu giữa BP kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa BP kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty…
Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)
Quy trình nghiệp vụ & HT chứng từ
- Phiếu yêu cầu vật tư
- Phiếu đề nghị mua vật tư
- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng
Phiếu yêu cầu vật tư
- BP phát hành :
+ BP sản xuất, hoặc
+ Thủ kho phát hành
- Có 1 hoặc 2 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra (nếu có)
- Phát hành ít nhất là 2 liên :
+ 1 liên BP phát hành giữ
+ 1 liên chuyển cho BP vật tư
Phiếu đề nghị mua vật tư
- BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư
- Có 3 chữ ký :
+ Người lập (NV mua hàng)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng)
+ Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền)
- Phát hành 3 liên :
+ 1 liên lưu tại BP mua hàng
+ 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi
- Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiết
Phiếu nhập kho
- BP phát hành : BP vật tư
- Có 5 chữ ký :
+ Người lập (NV VT)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP VT)
+ Người giao hàng (Đại diện NCC)
+ Người phê duyệt nhận hàng
+ Thủ kho
- Phát hành 4 liên :
+ 1 liên BPVT lưu
+ 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho
+ 1 liên giao cho NCC
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán
Phiếu chi
- BP phát hành : BP kế toán
- Có 5 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra
+ Người phê duyệt
+ Người chi tiền
+ Người nhận tiền
- Phát hành 4 liên :
+ 1 liên gốc lưu BP KT
+ 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)
+ 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ)
+ 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)
Tóm tắt
- Các chức năng của quy trình
- Các mục tiêu của quy trình
- Rủi ro của quy trình
- Cơ chế kiểm soát
- Luân chuyển chứng từ trong quy trình
- Quy chế hoá tất cả những nội dung trên trong “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”