Hướng tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Tài liệu "Các hướng tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ" được thiết kế nhằm giúp người đọc, đặc biệt là các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên mới, có một cái nhìn tổng quan và toàn diện về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Mục đích chính là thay đổi cách hiểu truyền thống về KSNB (chỉ là phòng ngừa mất mát tài sản) sang một cách tiếp cận hiện đại, gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tài liệu này là nền tảng để xây dựng và vận hành một hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách bền vững.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này không phải là một biểu mẫu cần điền thông tin, mà là một tài liệu tham khảo, hướng dẫn nội bộ. Đối tượng sử dụng chính bao gồm: Ban lãnh đạo doanh nghiệp (CEO, Giám đốc điều hành), Trưởng các bộ phận chức năng (Kế toán, Tài chính, Nhân sự, Kinh doanh), và các cán bộ làm công tác kiểm soát, kiểm toán nội bộ. Tài liệu này nên được nghiên cứu và thảo luận trong các buổi đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, hoặc trong các phiên họp định kỳ về chiến lược và quản trị rủi ro. Nó đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang trong quá trình tái cấu trúc, xây dựng quy chế quản lý mới, hoặc chuẩn bị cho các đợt đánh giá rủi ro toàn diện.

Hướng dẫn điền từng mục

Tiêu đề (2 Cac huong tiep can he thong kiem soat noi bo): Đây là tên của tài liệu, cần được giữ nguyên để thống nhất trong hệ thống quản lý văn bản. Không cần chỉnh sửa hay điền thêm gì.
Thuộc danh mục (2 Cac quy trinh kiem soat noi bo): Mục này xác định vị trí của tài liệu trong hệ thống phân loại. Hãy đảm bảo rằng tài liệu này được lưu trữ đúng danh mục "Các quy trình kiểm soát nội bộ" để dễ dàng tra cứu sau này.
Nội dung (CÁC HƯỚNG TIẾP CẬN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ): Đây là phần cốt lõi, trình bày toàn bộ kiến thức. Người đọc cần đọc kỹ và hiểu rõ từng khái niệm: mục tiêu DN (tầm nhìn, sứ mệnh, mục đích, mục tiêu), các loại rủi ro (kinh doanh, hoạt động, tuân thủ), và cách thức xử lý rủi ro (từ chối, chấp nhận, chuyển giao, giảm thiểu). Đặc biệt chú ý đến định nghĩa về HTKSNB và Quy chế quản lý được nêu trong tài liệu.
Phần "Cách tiếp cận, cách hiểu hiện tại của bạn về HTKSNB": Đây là phần để người đọc tự suy ngẫm và ghi chép lại những hiểu biết ban đầu của mình. Hãy viết ra những suy nghĩ cá nhân về mối liên hệ giữa mất mát tài sản và KSNB, hoặc cách tổ chức công tác kế toán hiện tại. Phần này không có đáp án đúng sai, mà là cơ sở để đối chiếu với kiến thức mới sau khi đọc tài liệu.
Phần "Hệ thống mục tiêu của DN": Liệt kê và phân biệt rõ ràng các cấp độ: Tầm nhìn, Sứ mệnh, Mục đích (Goal), Mục tiêu (Objective), Chỉ tiêu (Target), Chiến lược, Kế hoạch và Nhiệm vụ cụ thể. Hãy tự đặt câu hỏi: Doanh nghiệp của tôi đã xác định rõ các yếu tố này chưa? Chúng có được truyền thông đến toàn thể nhân viên hay không?
Phần "Rủi ro của một DN" và "Phải làm gì với rủi ro": Xác định các rủi ro chính mà doanh nghiệp đang đối mặt, phân loại chúng theo 3 nhóm (kinh doanh, hoạt động, tuân thủ). Sau đó, đánh giá và quyết định phương án xử lý phù hợp cho từng rủi ro. Việc "Giảm thiểu rủi ro" chính là lý do để thiết lập HTKSNB.

Lưu ý quan trọng

Tài liệu này mang tính khái niệm và định hướng, không phải là một quy trình vận hành chi tiết. Để áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng các quy chế, quy trình cụ thể dựa trên những nguyên lý được trình bày ở đây.
Không được nhầm lẫn giữa "Mục tiêu của doanh nghiệp" và "Mục tiêu của chủ doanh nghiệp". Đây là hai thực thể pháp lý khác nhau và cần được phân định rạch ròi để tránh xung đột lợi ích.
Sứ mệnh của doanh nghiệp không chỉ là khẩu hiệu, mà là kim chỉ nam cho mọi hoạt động. Một doanh nghiệp có sứ mệnh rõ ràng sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng văn hóa và định hướng chiến lược dài hạn.
Việc xác lập mục tiêu phải luôn dựa trên nguồn lực thực tế (nhân lực, tài lực, vật lực, thời gian). Một mục tiêu xa rời thực tế sẽ không khả thi và dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Lỗi thường gặp

Hiểu sai về bản chất của KSNB: Nhiều người vẫn nghĩ KSNB chỉ đơn thuần là kiểm tra, giám sát, ngăn ngừa gian lận, mà không thấy được vai trò chiến lược của nó trong việc đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
Đánh đồng mục tiêu của DN với mục tiêu của chủ DN: Đây là lỗi phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, dẫn đến việc ra quyết định thiếu khách quan và gây rủi ro pháp lý.
Bỏ qua yếu tố nguồn lực khi đặt mục tiêu: Đặt ra những mục tiêu quá cao so với năng lực hiện tại mà không có lộ trình và kế hoạch huy động nguồn lực phù hợp, khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
Không phân biệt rõ giữa mục tiêu, sứ mệnh và tôn chỉ: Dẫn đến sự mơ hồ trong định hướng phát triển, gây khó khăn cho việc xây dựng chiến lược và văn hóa doanh nghiệp.
Xem nhẹ vai trò của văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa là nền tảng để các quy chế quản lý được thực thi một cách tự giác và hiệu quả. Thiếu văn hóa, mọi quy định chỉ là hình thức.

Nội dung biểu mẫu

CÁC HƯỚNG TIẾP CẬN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Cách tiếp cận, cách hiểu hiện tại của bạn về HTKSNB
- Mất mát tài sản => KSNB
- Tổ chức công tác kế toán
- Cách tiếp cận về HTKSNB từ một bài báo

Chúng ta hiểu HTKSNBDN như thế nào?

Chúng ta bắt đầu từ việc :

- Hiểu được Mục tiêu của doanh nghiệp
- Sau đó : Hiểu được những Rủi ro & Nguy cơ của doanh nghiệp đó
- Và cuối cùng : Chúng ta sẽ hiểu được HTKSNB của một doanh nghiệp

Hệ thống mục tiêu của DN

- Tầm nhìn (vision)
- Sứ mệnh (mission)
- Mục đích (Goal)
- Mục tiêu (Objective)
+ Mục tiêu (target)
+ Chiến lược (strategy)
+ Kế hoạch (plan)
+ Nhiệm vụ cụ thể (task)

Hiểu mục tiêu của một DN

- Mục đích (goal) của doanh nghiệp => luôn là lợi nhuận
- Để đạt được mục đích này doanh nghiệp phải đặt ra objective cụ thể trong từng giai đoạn (1 năm, 2 năm, 5 năm, 10 năm,…)
- Mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phải được cụ thể hoá, lượng hoá thành các targets để thực hiện và để đo lường kết quả của việc thực hiện.

Mục tiêu của doanh nghiệp là một tổng thể :

- Mục đích (cái DN mong muốn đạt được)
- Mục tiêu (trong từng giai đoạn)
- Chỉ tiêu (lượng hoá, cụ thể hoá….)

Mục tiêu của doanh nghiệp gồm :

- Mục tiêu tài chính
+ Lợi nhuận
+ Khả năng thanh toán

- Mục tiêu phi tài chính :
+ Thị phần
+ Thương hiệu
+ Văn hoá doanh nghiệp
+ Nhân đạo

Mục tiêu & doanh nghiệp

- Mục tiêu đặt ra phải dựa trên nguồn lực thực tế (nguồn lực đã có hoặc chắc chắn sẽ có) của doanh nghiệp
- Nguồn lực (nền tảng của DN) bao gồm :
+ Nhân lực
+ Tài lực
+ Vật lực
+ Thời gian
+ Nguồn lực khác
- Nếu mục tiêu được đặt ra không dựa vào nguồn lực thực tế thì chắc chắn sẽ không khả thi

Mục tiêu của DN & Chủ DN

- Mục tiêu của DN là do chủ DN và những người lãnh đạo DN xác lập ra. Tuy nhiên, mục tiêu của DN & mục tiêu của chủ DN hoàn toàn khác nhau. Vì DN và chủ DN là những chủ thể khác nhau (là pháp nhân & các thể nhân).
- Phải phân định một cách rạch ròi giữa mục tiêu mà DN theo đuổi . Hay nói cách khác, kh6ng thể đánh đồng giữa mục tiêu của chủ DN với mục tiêu của DN

Mục tiêu & sứ mệnh của DN

- Mục tiêu theo nghĩa hẹp là cái mà bản thân DN muốn đạt được, còn sứ mệnh chính là cái mà DN mang đến cho cộng đồng.
- Sứ mệnh cũng chính là cách để DN đạt được mục tiêu của mình (là cách kiếm tiền của DN, kiếm tiền bằng cách mang lại cái gì đó cho cộng đồng, chứ không phải kiếm tiền bằng mọi giá)
- Sứ mệnh cũng chính là lý do tồn tại của DN, là lý do vì sao DN có thể trường tồn trong cộng đồng (vì DN không làm điều gì ảnh hưởng xấu đến cộng đồng).
- Sứ mệnh cũng là cái mà nếu DN thực hiện tốt thì sẽ được cộng đồng tôn vinh
- Sứ mệnh cũng là sự thể hiện cam kết & trách nhiệm của DN đối với cộng đồng.

- Khi xác lập mục tiêu cho bản thân mình, doanh nghiệp cũng đồng thời phải tự đặt lên vai mình một sứ mệnh nào đó với cộng đồng.
- Sứ mệnh cũng chính là những gì tốt đẹp nhất mà DN cống hiến cho xã hội thông qua hoạt dộng của mình.
- Mục tiêu & sứ mệnh là hai mặt của một vấn đề – cái mà doanh nghiệp theo đuổi.

Mục tiêu & Tôn chỉ của DN

- Tôn chỉ của DN là “con đường” mà doanh nghiệp đi. Tôn chỉ có thể được thể hiện qua khẩu hiệu (slogan) của doanh nghiệp và gắn liền với sứ mệnh XH của DN.
- Nói cách khác , tôn chỉ chính là chủ trương đường lối của DN. Một khi DN đã có mục tiêu thì DN cũng phải có chủ trương đường lối để đạt được mục tiêu đó.

- Lưu lý : Mục tiêu và chủ trương đường lối của DN phải được dựa trên nền tảng của DN (nhân lực, tài lực, vật lực, công nghệ, truyền thống, giá trị, niềm tin…)

Mục tiêu & Tầm nhìn của DN

- Mục tiêu & sứ mệnh là cái mà doanh nghiệp theo đuổi
- Cái mà doanh nghiệp theo đuổi hoàn toàn tuỳ thuộc vào tầm nhìn của doanh nghiệp. Tầm nhìn của doanh nghiệp lại tuỳ thuộc vào tầm nhìn của các nhà sáng lập doanh nghiệp
- Mục tiêu, sứ mệnh, tôn chỉ, cũng như chủ trương đường lối của doanh nghiệp sẽ hiếm khi thay đổi nếu doanh nghiệp có một tầm nhìn xuyên thế kỷ

Rủi ro của một DN

- Rủi ro của DN là các yếu tố (các nguyên nhân) làm cho DN không đạt mục tiêu của mình.
- Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của DN được chia làm 3 loại :
* Rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài)
* Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ)
* Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật)

Phải làm gì với rủi ro của DN

- Từ chối rủi ro
- Chấp nhận rủi ro
- Chuyển giao rủi ro
- Giảm thiểu rủi ro => Thiết lập HTKSNBDN

Cách mà chúng ta hiểu về HTKSNB của một DN

Vậy HTKSNBDN được diễn đạt như thế nào?

“ Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không đạt được mục tiêu của mình”

Quy chế quản lý được hiểu như thế nào?

Quy chế quản lý của doanh nghiệp được hiểu là :
“ Tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”

Khoa học về kiểm soát

- Kiểm soát đất nước (lớn, nhỏ)
Kiểm soát một doanh nghiệp (lớn, nhỏ)
- Cơ chế & Pháp luật
Cơ chế & Qui chế
- Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật
Giám đốc quản lý công ty bằng qui chế
- Vai trò của văn hoá trong quản lý
* Văn hoá xã hội & vấn đề quản lý đất nước
* Văn hoá doanh nghiệp & vấn đề quản lý công ty