Quy định quản lý biểu mẫu: Hướng dẫn chi tiết cho nhân viên

Mục đích sử dụng

Quy định quản lý biểu mẫu được ban hành nhằm đảm bảo việc cấp phát kịp thời các loại biểu mẫu, sổ sách cho tất cả các bộ phận trong công ty. Mục tiêu là đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, đồng thời kiểm soát chặt chẽ định mức tiêu hao để thực hiện tiết kiệm, tránh lãng phí. Quy định này cũng giúp chuẩn hóa quy trình từ khâu phát hành, lập danh sách, xác định định mức cho đến phân phối biểu mẫu, tạo sự thống nhất trong toàn doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Quy định này áp dụng cho toàn bộ công ty, trong đó trách nhiệm chính thuộc về Phòng Hành chính Quản trị (HCQT). Cụ thể, Trưởng phòng HCQT chịu trách nhiệm phối hợp với trưởng các bộ phận để xác định định mức sử dụng biểu mẫu. Nhân viên hành chính sẽ lập danh sách biểu mẫu theo mẫu HC-18-01 và bảng định mức theo mẫu HC-18-BM02. Khi phát sinh biểu mẫu mới, bộ phận liên quan phải cập nhật vào danh sách chậm nhất 01 tuần sau. Việc phân phối sổ, biểu mẫu được thực hiện định kỳ vào đầu mỗi tháng bởi phòng HCQT.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu: Ghi rõ ngày sửa đổi, vị trí sửa đổi (mục nào trong tài liệu), nội dung sửa đổi cụ thể, lần sửa thứ mấy, ghi chú (nếu có). Phần người biên soạn và giám đốc cần điền họ tên và ký xác nhận sau mỗi lần cập nhật.
2. Danh sách biểu mẫu (HC-18-BM01): Liệt kê tất cả biểu mẫu đang sử dụng tại từng bộ phận. Mỗi biểu mẫu phải có mã số riêng, tên biểu mẫu, ngày ban hành và tình trạng hiệu lực. Khi có biểu mẫu mới, bổ sung ngay vào danh sách và cập nhật ngày phát sinh.
3. Bảng định mức sử dụng biểu mẫu (HC-18-BM02): Xác định số lượng biểu mẫu tối đa được sử dụng trong một tháng cho từng loại. Cột "cách thức sử dụng" cần chọn một trong ba hình thức: in thành sổ, photo hàng loạt, hoặc tự in khi có nhu cầu. Ghi rõ tần suất mua và số lượng mua mỗi lần nếu áp dụng.
4. Trình duyệt photo, làm sổ sách (HC-18-BM03): Điền đầy đủ thông tin về loại sổ/biểu mẫu cần in, số lượng, định mức đã được phê duyệt. Phần trình duyệt phải có chữ ký của Trưởng phòng HCQT và Giám đốc. Ghi rõ lý do cần in ấn nếu là nhu cầu đột xuất ngoài định kỳ.
5. Sổ phân phối photo, sổ sách (HC-18-BM04): Ghi nhận việc cấp phát biểu mẫu hàng tháng. Các cột bao gồm: ngày cấp, tên bộ phận nhận, tên biểu mẫu, số lượng cấp, chữ ký người nhận và chữ ký người cấp. Mỗi lần phát đều phải ghi đầy đủ để đối chiếu với định mức đã duyệt.
6. Phần ghi chú và phê duyệt: Ở cuối mỗi biểu mẫu, dành riêng dòng cho người biên soạn và giám đốc ký tên. Không bỏ trống các trường này vì đây là cơ sở pháp lý cho việc sử dụng biểu mẫu trong công ty.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ biểu mẫu sử dụng trong công ty bắt buộc phải do Phòng Hành chính phát hành, không được tự ý tạo biểu mẫu riêng.
• Mỗi biểu mẫu phải đi kèm tài liệu hướng dẫn sử dụng, lưu giữ và báo cáo theo hệ thống tài liệu công ty (sổ tay, quy trình, quy định).
• Danh sách biểu mẫu của mỗi bộ phận phải được quản lý bộ phận xem xét, kiểm tra và phê duyệt trước khi gửi lên phòng HCQT.
• Đối với nhu cầu sử dụng dưới 10 mẫu/tháng, các bộ phận tự chủ động photo hoặc in để sử dụng mà không cần trình duyệt.
• Việc phân phối sổ, biểu mẫu đầu tháng phải được ghi nhận đầy đủ vào sổ cấp phát (HC-18-BM04) để làm căn cứ kiểm tra định mức.

Lỗi thường gặp

• Không cập nhật danh sách biểu mẫu khi có biểu mẫu mới phát sinh, dẫn đến thiếu hoặc sai mã số biểu mẫu khi sử dụng.
• Điền thiếu thông tin người biên soạn hoặc chữ ký giám đốc trong bảng theo dõi sửa đổi, làm mất tính pháp lý của tài liệu.
• Nhầm lẫn giữa ba hình thức sử dụng biểu mẫu (in sổ, photo hàng loạt, tự in) dẫn đến sai định mức và lãng phí chi phí in ấn.
• Không ghi nhận việc phân phối vào sổ cấp phát, gây khó khăn khi đối chiếu số lượng biểu mẫu đã sử dụng so với định mức được duyệt.
• Tự ý photo hoặc in biểu mẫu khi chưa có sự phê duyệt của phòng HCQT, vi phạm quy định phát hành tập trung.