Hướng dẫn điền Trình duyệt photo biểu mẫu, sổ sách HC-18-BM03

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-18-BM03 "Trình duyệt photo biểu mẫu, sổ sách" được sử dụng để đề nghị Giám đốc phê duyệt việc photo bổ sung các biểu mẫu và sổ sách phục vụ công tác quản lý, vận hành của công ty. Văn bản này giúp kiểm soát số lượng biểu mẫu được photo, tránh lãng phí và đảm bảo luôn có đủ biểu mẫu cho các phòng ban sử dụng. Đây là công cụ quan trọng trong quy trình quản lý biểu mẫu, sổ sách nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc trưởng phòng Hành chính - Quản trị (HCQT) lập và trình lên Giám đốc. Thời điểm lập biểu mẫu là khi phát hiện số lượng tồn kho của một hoặc nhiều biểu mẫu, sổ sách sắp hết, hoặc khi có nhu cầu photo thêm để đáp ứng định mức sử dụng hàng tháng. Việc lập trình duyệt cần được thực hiện trước khi tiến hành photo để đảm bảo tuân thủ quy định quản lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt: Ghi số thứ tự từ 1 đến hết cho từng dòng biểu mẫu hoặc sổ sách cần xin duyệt. Đánh số liên tục, không trùng lặp.
2. Mã số: Nhập mã số của biểu mẫu hoặc sổ sách theo danh mục quy định của công ty (ví dụ: HC-18-BM01, HC-18-BM02...). Mã số này thường được in sẵn trên mỗi biểu mẫu.
3. Tên biểu mẫu/sổ: Ghi chính xác tên đầy đủ của biểu mẫu hoặc sổ sách cần photo. Ví dụ: "Phiếu yêu cầu mua hàng", "Sổ theo dõi công văn đi", "Biên bản họp giao ban".
4. Thuộc quy trình: Ghi tên quy trình mà biểu mẫu này thuộc về, ví dụ: "Quy trình mua hàng", "Quy trình quản lý văn bản", "Quy trình họp giao ban". Thông tin này giúp xác định bối cảnh sử dụng của biểu mẫu.
5. Định mức SD/tháng: Ghi số lượng biểu mẫu dự kiến sử dụng trong một tháng. Con số này dựa trên thực tế sử dụng của các phòng ban hoặc theo định mức đã được phê duyệt trước đó.
6. SL mua max: Ghi số lượng tối đa từng được phê duyệt mua/photo trong một lần. Nếu chưa có lần mua nào trước đây, có thể để trống hoặc ghi "0".
7. SL tồn kho: Ghi số lượng hiện còn trong kho tại thời điểm lập trình duyệt. Kiểm đếm thực tế để đảm bảo số liệu chính xác.
8. SL duyệt mua: Ghi số lượng đề nghị được photo lần này. Con số này thường bằng Định mức SD/tháng trừ đi SL tồn kho, hoặc theo nhu cầu thực tế. Đây là mục quan trọng nhất để Giám đốc xem xét và phê duyệt.
9. Giám đốc: Là phần để Giám đốc ký xác nhận đồng ý hoặc từ chối. Người lập không cần điền mục này.
10. Trưởng phòng HCQT: Là phần để Trưởng phòng HCQT ký xác nhận đã kiểm tra và đề xuất. Người lập cần trình ký trước khi chuyển lên Giám đốc.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các biểu mẫu, sổ sách có trong danh mục quản lý biểu mẫu của công ty. Không tự ý thêm biểu mẫu không có mã số.
• Số liệu ở các cột "Định mức SD/tháng", "SL tồn kho" và "SL duyệt mua" phải khớp với thực tế kiểm kê. Sai lệch số liệu có thể dẫn đến việc photo thiếu hoặc thừa, gây lãng phí.
• Biểu mẫu này cần được trình ký theo đúng thứ tự: Trưởng phòng HCQT ký trước, sau đó mới chuyển lên Giám đốc. Không bỏ qua bước ký của Trưởng phòng.
• Lưu giữ bản gốc đã ký duyệt tại phòng HCQT để làm căn cứ đối chiếu khi cần. Bản photo có thể dùng để gửi cho bộ phận in ấn thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "SL mua max" và "SL duyệt mua": Nhiều người nhầm "SL mua max" là số lượng được phép mua lần này, nhưng thực chất đây là số lượng tối đa từng được duyệt trong quá khứ, còn "SL duyệt mua" mới là số cần xin duyệt lần này.
• Bỏ sót cột "Thuộc quy trình": Một số nhân viên chỉ ghi tên biểu mẫu mà quên ghi quy trình, khiến việc tra cứu và kiểm soát sau này gặp khó khăn.
• Ghi sai mã số biểu mẫu: Mã số bị viết tắt hoặc sai ký tự dẫn đến không khớp với danh mục, gây mất thời gian xác minh lại.
• Không kiểm đếm tồn kho trước khi điền: Dẫn đến số liệu "SL tồn kho" không chính xác, làm sai lệch nhu cầu photo thực tế.
• Trình ký không đúng thứ tự: Một số trường hợp chuyển thẳng lên Giám đốc mà chưa có chữ ký của Trưởng phòng HCQT, khiến biểu mẫu bị trả lại.