Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Báo cáo tiến độ công việc" được thiết kế để ghi nhận chi tiết kết quả làm việc trong ngày của từng nhân viên, đặc biệt là các hoạt động tư vấn, chăm sóc và theo dõi ứng viên. Mục tiêu chính là giúp quản lý nắm bắt được tình trạng công việc thực tế, những khó khăn gặp phải và bài học rút ra sau mỗi lần tương tác với ứng viên. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất, điều chỉnh chiến lược tư vấn và hỗ trợ nhân viên kịp thời. Biểu mẫu này thuộc danh mục "Kế hoạch - Báo cáo", yêu cầu nhân viên cập nhật hàng ngày để đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quy trình làm việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các nhân viên tư vấn, nhân viên kinh doanh hoặc bất kỳ ai trực tiếp làm việc với ứng viên điền. Thời điểm điền lý tưởng nhất là cuối mỗi ngày làm việc, sau khi đã hoàn thành tất cả các cuộc gọi, gặp gỡ hoặc trao đổi với ứng viên. Việc điền báo cáo ngay trong ngày giúp dữ liệu được chính xác, không bị nhầm lẫn hay quên thông tin quan trọng. Quản lý sẽ dựa vào các báo cáo này để tổng hợp tiến độ chung của cả nhóm và đưa ra các quyết định hỗ trợ kịp thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt: Điền số thứ tự của ứng viên trong danh sách báo cáo ngày hôm đó. Nên đánh số liên tục từ 1 đến hết, không trùng lặp.
2. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của ứng viên mà bạn đã tư vấn hoặc liên hệ trong ngày. Viết chính xác như ứng viên cung cấp.
3. Ngày sinh: Nhập năm sinh của ứng viên (ví dụ: 1987, 1989). Trường này giúp phân loại độ tuổi và đánh giá mức độ phù hợp.
4. Sdt: Ghi số điện thoại di động của ứng viên. Đây là thông tin liên lạc quan trọng, cần nhập chính xác để tránh sai sót khi gọi lại.
5. Email: Nhập địa chỉ email của ứng viên nếu có. Trường này có thể để trống nếu ứng viên không cung cấp.
6. Hình thức chia sẻ: Ghi rõ hình thức bạn đã tương tác với ứng viên, ví dụ: "tư vấn bất động sản và kinh doanh sản phẩm cho spa", "làm việc văn phòng cho 1 công ty nhà nước", "Marketing và quản lý cho 1 cửa hàng ăn uống", "IT của ANZ Bank". Mô tả ngắn gọn nội dung chính của buổi tư vấn.
7. Thời gian chốt hạn: Ghi lại thời hạn hoặc lịch hẹn cụ thể mà ứng viên đã cam kết, ví dụ: "Hẹn gặp mặt cụ thể trao đổi cụ thể về công ty". Nếu chưa có lịch cụ thể, ghi rõ tình trạng.
8. Tình trạng công việc: Mô tả kết quả của buổi tư vấn, ví dụ: "Ứng viên chưa quyết định được gì", "Ứng viên nói sẽ sắp xếp thời gian tìm hiểu, không chốt lịch cụ thể". Ghi trung thực phản hồi của ứng viên.
9. Nguồn tìm: Ghi rõ nguồn gốc bạn có được ứng viên này, ví dụ: "Bạn của bạn thân", "Bạn học đại học, tình cờ gặp tại hội thảo Tư duy triệu phú". Thông tin này giúp đánh giá hiệu quả của các kênh tìm kiếm.
10. Bài học sau chia sẻ: Ghi lại những kinh nghiệm hoặc bài học bạn rút ra sau buổi tư vấn, ví dụ: "Mỗi lúc nói chuyện đều trong thời gian rất ngắn, không quyết định được gì". Đây là phần quan trọng để cải thiện kỹ năng.
11. Khó khăn: Liệt kê những khó khăn bạn gặp phải trong quá trình tư vấn, ví dụ: "Ứng viên chỉ nói là sẽ sắp xếp thời gian tìm hiểu, không chốt lịch cụ thể". Giúp quản lý hiểu rõ vấn đề và hỗ trợ.
12. Tình trạng thực tế của ứng viên sau chia sẻ: Đánh giá tổng quan về thái độ và khả năng hợp tác của ứng viên sau buổi tư vấn. Ghi rõ ứng viên có tiềm năng hay không.

Lưu ý quan trọng

• Luôn điền báo cáo ngay trong ngày làm việc để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ nhất.
• Không bỏ sót bất kỳ trường nào, đặc biệt là "Tình trạng công việc" và "Bài học sau chia sẻ" vì đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc.
• Ghi chép trung thực phản hồi của ứng viên, không thêm bớt hay tô hồng tình hình để quản lý có cái nhìn khách quan.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ mơ hồ gây khó hiểu cho người đọc báo cáo.
• Kiểm tra lại số điện thoại và email trước khi lưu báo cáo để tránh sai sót ảnh hưởng đến việc liên hệ lại sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhập sai số điện thoại hoặc email của ứng viên, dẫn đến không thể liên hệ lại khi cần thiết.
• Ghi chung chung ở mục "Hình thức chia sẻ" mà không mô tả cụ thể nội dung tư vấn, khiến báo cáo thiếu chi tiết.
• Bỏ qua mục "Bài học sau chia sẻ" hoặc "Khó khăn", làm mất đi cơ hội cải thiện kỹ năng và được hỗ trợ từ quản lý.
• Điền báo cáo muộn, dẫn đến quên thông tin hoặc nhầm lẫn giữa các ứng viên khác nhau trong ngày.
• Không cập nhật "Tình trạng thực tế của ứng viên sau chia sẻ" một cách trung thực, gây khó khăn cho việc đánh giá tiềm năng và lên kế hoạch chăm sóc tiếp theo.