Hướng dẫn điền Giấy đề nghị tăng lương chi tiết

Mục đích sử dụng

Giấy đề nghị tăng lương là văn bản nội bộ chính thức được sử dụng để đề xuất Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự xem xét điều chỉnh mức lương cho một hoặc nhiều nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất, đảm bảo mọi yêu cầu tăng lương đều được ghi nhận đầy đủ thông tin như họ tên, mã số, bộ phận, mức lương hiện tại, mức đề xuất và lý do cụ thể. Việc sử dụng mẫu thống nhất giúp Phòng Nhân sự và Ban Giám đốc dễ dàng đánh giá, so sánh và ra quyết định một cách khách quan, minh bạch.

Ai điền và khi nào

Giấy đề nghị tăng lương thường do Trưởng bộ phận hoặc Quản lý trực tiếp của nhân viên điền và ký tên ở mục "Người đề nghị". Người đề nghị cần có thẩm quyền quản lý và hiểu rõ năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên dưới quyền. Biểu mẫu này được sử dụng khi nhân viên đã làm việc đủ thời gian thử thách, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoặc khi công ty có chính sách điều chỉnh lương định kỳ. Ngoài ra, giấy cũng có thể được lập khi nhân viên có đóng góp vượt trội, đảm nhận thêm trách nhiệm mới hoặc khi thị trường lao động có biến động về mức lương cho vị trí tương đương.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ "Ban Giám đốc công ty" và "Phòng nhân sự" như mẫu. Đây là hai đối tượng chính cần xem xét và phê duyệt đề xuất.
2. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên được đề nghị tăng lương trong cùng một tờ giấy. Nếu chỉ đề xuất một người thì ghi số 1.
3. Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên cần tăng lương, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường nhưng phải chính xác với hồ sơ nhân sự.
4. MSNV: Điền mã số nhân viên duy nhất do công ty cấp. Mã số này giúp Phòng Nhân sự tra cứu nhanh thông tin và tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên trùng tên.
5. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Sản xuất.
6. Mức đang hưởng: Ghi chính xác mức lương hiện tại mà nhân viên đang nhận hàng tháng (thường là lương cơ bản chưa bao gồm phụ cấp). Con số này phải khớp với bảng lương do Phòng Nhân sự quản lý.
7. Mức đề xuất: Ghi mức lương mới mà bạn đề nghị cho nhân viên. Mức này cần có cơ sở hợp lý, thường cao hơn mức đang hưởng và phù hợp với năng lực cũng như ngân sách của công ty.
8. Lý do: Mô tả ngắn gọn nhưng rõ ràng lý do đề nghị tăng lương, ví dụ: "Hoàn thành xuất sắc chỉ tiêu 6 tháng đầu năm", "Được giao thêm nhiệm vụ quản lý nhóm", "Đã làm việc 2 năm chưa tăng lương".
9. Ý kiến phòng nhân sự: Đây là phần dành riêng cho Phòng Nhân sự ghi nhận xét, đánh giá về tính hợp lệ của đề xuất, thâm niên, chính sách lương hiện hành. Người đề nghị không điền vào mục này.
10. Ý kiến của giám đốc: Phần này do Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng ghi quyết định: "Đồng ý" hoặc "Không đồng ý" kèm lý do nếu cần.
11. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập giấy đề nghị. Định dạng ngày tháng nên thống nhất theo quy định của công ty.
12. Chữ ký: Ba cột cuối gồm "Người đề nghị", "Phòng nhân sự", "Giám đốc". Mỗi bên ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn thành phần trách nhiệm của mình.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin vào các cột dành cho người đề nghị, không được tự ý ghi vào phần "Ý kiến phòng nhân sự" hay "Ý kiến của giám đốc".
• Mức lương đề xuất cần có căn cứ rõ ràng, tránh đề xuất quá cao so với mặt bằng chung hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của nhân viên.
• Phần "Lý do" phải cụ thể, có thể đo lường được, không nên ghi chung chung như "làm việc tốt" mà hãy gắn với kết quả công việc hoặc thành tích đạt được.
• Kiểm tra kỹ thông tin MSNV và mức lương đang hưởng để tránh sai sót, vì đây là cơ sở để Phòng Nhân sự đối chiếu và xử lý.
• Giấy đề nghị cần được trình ký đúng quy trình: người đề nghị ký trước, sau đó chuyển lên Phòng Nhân sự, cuối cùng là Ban Giám đốc.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai MSNV dẫn đến Phòng Nhân sự không tra cứu được hồ sơ, gây chậm trễ trong xử lý.
• Phần lý do quá sơ sài, chỉ ghi "xin tăng lương" mà không nêu thành tích hay căn cụ thể, khiến đề xuất khó được phê duyệt.
• Nhầm lẫn giữa "Mức đang hưởng" và "Mức đề xuất", điền ngược hoặc điền sai số liệu so với thực tế.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, làm mất tính hiệu lực của văn bản.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên, đặc biệt là chữ ký của người đề nghị hoặc Phòng Nhân sự, khiến giấy không hợp lệ.
• Đề xuất tăng lương cho nhân viên chưa qua thời gian thử việc hoặc chưa đủ điều kiện theo quy định nội bộ của công ty.