Hướng dẫn điền biểu mẫu yêu cầu và kế hoạch tuyển dụng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Yêu cầu và Kế hoạch tuyển dụng" được sử dụng để các bộ phận, đơn vị trong công ty ABC đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới lên Lãnh đạo Công ty và Phòng Hành chính Quản trị. Biểu mẫu này giúp hệ thống hóa các thông tin cần thiết về vị trí cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu ứng viên cũng như lịch trình tuyển dụng chi tiết. Đây là cơ sở pháp lý và hành chính để ban lãnh đạo phê duyệt và triển khai các bước tuyển dụng tiếp theo, đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra minh bạch, đúng quy định và hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền của đơn vị có nhu cầu tuyển dụng điền và trình ký. Thời điểm điền biểu mẫu là khi đơn vị phát sinh nhu cầu tuyển thêm nhân sự mới, chưa có trong kế hoạch nhân sự năm hoặc cần bổ sung nhân sự thay thế, mở rộng. Biểu mẫu cần được hoàn thiện và gửi lên Phòng Hành chính Quản trị ít nhất 2-3 tuần trước thời điểm dự kiến nhân sự mới bắt đầu đi làm, để có đủ thời gian xử lý và tổ chức các vòng tuyển dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi rõ tên phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh trực thuộc công ty có nhu cầu tuyển dụng. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Chi nhánh Hồ Chí Minh.
2. Chức danh: Ghi chính xác tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing, Trưởng nhóm Phát triển phần mềm.
3. Mô tả công việc: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính mà nhân viên mới sẽ đảm nhận. Cần mô tả cụ thể, rõ ràng, tránh chung chung. Ví dụ: "Lập kế hoạch bán hàng tháng, tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng hiện tại, báo cáo doanh số hàng tuần."
4. Các yêu cầu: Ghi rõ các tiêu chí bắt buộc đối với ứng viên như trình độ học vấn (tốt nghiệp Đại học chuyên ngành...), kinh nghiệm (tối thiểu 2 năm), kỹ năng (tiếng Anh, tin học văn phòng), phẩm chất cá nhân (cẩn thận, trung thực, chịu được áp lực).
5. Số lượng cần tuyển: Ghi con số cụ thể số lượng nhân sự cần tuyển cho vị trí đó. Ví dụ: 01, 02, 03 người.
6. Dự kiến nhân sự bắt đầu đi làm từ ngày… tháng… năm…: Ghi ngày tháng năm dự kiến nhân viên mới sẽ chính thức đi làm và nhận việc. Đây là mốc thời gian để lên kế hoạch tuyển dụng ngược.
7. Sơ tuyển hồ sơ từ ngày… đến ngày…: Ghi khoảng thời gian dự kiến để bộ phận nhân sự tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên gửi về.
8. Tuyển dụng vòng 1 - Ngày và Nội dung thi tuyển: Ghi ngày tổ chức vòng 1 (có thể là thi viết, trắc nghiệm hoặc phỏng vấn sơ loại) và nội dung cụ thể của vòng thi này (ví dụ: "Kiểm tra kiến thức chuyên môn ngành", "Trắc nghiệm IQ và tính cách").
9. Tuyển dụng vòng 2 - Ngày và Nội dung thi tuyển: Ghi ngày tổ chức vòng 2 (thường là phỏng vấn chuyên sâu với hội đồng) và nội dung vòng thi (ví dụ: "Phỏng vấn trực tiếp với Trưởng phòng và Giám đốc").
10. Hội đồng tuyển dụng gồm: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các thành viên tham gia hội đồng tuyển dụng, thường bao gồm Trưởng bộ phận có nhu cầu, Trưởng phòng HCQT và Lãnh đạo Công ty.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ, chính xác tất cả các mục, không bỏ trống thông tin nào. Nếu chưa có thông tin cụ thể, cần ghi "Đang cập nhật" hoặc "Sẽ bổ sung sau".
• Phần mô tả công việc và yêu cầu cần được viết chi tiết, sát với thực tế công việc để tránh tuyển nhầm người hoặc ứng viên không phù hợp.
• Ngày tháng trong kế hoạch tuyển dụng phải logic, đảm bảo đủ thời gian cho từng bước (sơ tuyển, thi vòng 1, vòng 2) trước ngày nhân sự dự kiến đi làm.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Trưởng bộ phận ký duyệt trước khi trình lên Trưởng phòng HCQT và Lãnh đạo Công ty.
• Lưu giữ biểu mẫu đã được phê duyệt cẩn thận làm căn cứ cho các bước tuyển dụng và quản lý nhân sự sau này.

Lỗi thường gặp

• Điền thiếu thông tin ở mục "Mô tả công việc" hoặc "Các yêu cầu", dẫn đến ứng viên không hiểu rõ vị trí hoặc hội đồng tuyển dụng khó đánh giá.
• Ghi sai hoặc không thống nhất ngày tháng giữa các mục trong kế hoạch tuyển dụng, ví dụ ngày sơ tuyển lại sau ngày thi vòng 1.
• Không ghi rõ số lượng cần tuyển hoặc ghi chung chung như "vài người", gây khó khăn cho việc lên kế hoạch ngân sách và nhân sự.
• Bỏ sót mục "Hội đồng tuyển dụng" hoặc chỉ ghi tên mà không ghi chức vụ, làm mất tính chuyên nghiệp và rõ ràng của biểu mẫu.
• Không ký duyệt đầy đủ các bên (Trưởng bộ phận, Trưởng phòng HCQT, Lãnh đạo Công ty) trước khi triển khai tuyển dụng.