Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo kết quả thử việc

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu báo cáo kết quả thử việc được thiết kế để ghi nhận toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên trong thời gian thử việc tại Công ty Cổ phần ABC. Đây là căn cứ pháp lý và quản trị quan trọng để lãnh đạo công ty, Trưởng phòng Hành chính Quản trị và Trưởng bộ phận trực tiếp đánh giá năng lực, thái độ làm việc của nhân viên mới. Kết quả từ biểu mẫu này sẽ quyết định việc nhân viên có được ký hợp đồng chính thức hay không, đồng thời giúp công ty có cơ sở để điều chỉnh công việc phù hợp với năng lực thực tế của từng cá nhân.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chính người thử việc điền phần thông tin cá nhân và tự đánh giá, sau đó chuyển cho Trưởng bộ phận và Trưởng phòng Hành chính Quản trị nhận xét. Thời điểm điền là vào ngày cuối cùng hoặc ngày làm việc liền kề sau khi kết thúc thời gian thử việc ghi trên biểu mẫu. Nhân viên cần hoàn thành phần của mình trước, sau đó trình lên Trưởng bộ phận trong vòng 1-2 ngày làm việc để có ý kiến đánh giá. Cuối cùng, biểu mẫu được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính Quản trị để tổng hợp và trình lãnh đạo công ty phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ, tên đệm và tên chính xác như trong chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng, không viết tắt.
2. Ngày tháng năm sinh: Điền đúng ngày, tháng, năm sinh theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ 15/03/1995. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn với các giấy tờ nhân sự khác.
3. Thời gian thử việc từ ngày… đến ngày…: Ghi chính xác ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời gian thử việc theo quyết định phân công. Đây là mốc thời gian quan trọng để tính thâm niên và đánh giá hiệu quả công việc.
4. Công việc được giao trong quá trình thử việc: Liệt kê chi tiết các đầu việc, nhiệm vụ cụ thể đã được giao trong suốt thời gian thử việc. Nên ghi theo thứ tự ưu tiên hoặc theo từng tuần, từng dự án để người đánh giá dễ theo dõi.
5. Tự đánh giá, ý kiến đề nghị: Trình bày ngắn gọn kết quả đạt được, khó khăn gặp phải và đề xuất của bản thân về việc tiếp tục làm việc chính thức hay không. Nên tập trung vào năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và khả năng hòa nhập với đội ngũ.
6. Ý kiến của Trưởng bộ phận: Trưởng bộ phận đánh giá tổng quan về hiệu quả công việc, thái độ, kỷ luật và tiềm năng phát triển của nhân viên. Phần này cần nhận xét cụ thể, có dẫn chứng và kết luận rõ ràng về việc đề xuất ký hợp đồng chính thức hay gia hạn thử việc.
7. Ý kiến của Trưởng Phòng Hành chính Quản trị: Đây là phần đánh giá cuối cùng về mặt hành chính, nhân sự, bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thời gian thử việc và các chế độ liên quan. Trưởng phòng HCQT sẽ đưa ra quyết định cuối cùng trước khi trình lãnh đạo công ty.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ biểu mẫu phải được điền bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai sót, cần làm lại biểu mẫu mới để đảm bảo tính pháp lý.
• Người thử việc cần ký và ghi rõ họ tên tại mục "Người thử việc" sau khi hoàn thành phần tự đánh giá. Chữ ký phải trùng khớp với chữ ký trong hồ sơ nhân sự đã lưu.
• Trưởng bộ phận và Trưởng phòng Hành chính Quản trị phải ghi rõ ngày tháng năm và ký tên đầy đủ vào phần ý kiến của mình. Không được để trống ngày tháng hoặc ký tắt.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện phải được nộp về Phòng Hành chính Quản trị trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thử việc để kịp tiến độ xử lý hợp đồng chính thức.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên thường viết thiếu thông tin ở mục "Công việc được giao", chỉ ghi chung chung như "làm việc theo phân công" mà không liệt kê chi tiết, khiến người đánh giá khó có cơ sở nhận xét chính xác.
• Nhiều trường hợp nhầm lẫn giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc thử việc, dẫn đến sai lệch thời gian đánh giá. Cần đối chiếu với quyết định thử việc đã được ký trước đó.
• Phần "Tự đánh giá" thường bị bỏ trống hoặc viết quá sơ sài, chỉ vài dòng. Nhân viên nên dành thời gian viết ít nhất 5-7 dòng để thể hiện rõ năng lực và nguyện vọng của mình.
• Trưởng bộ phận đôi khi chỉ ký tên mà không ghi nhận xét cụ thể, làm mất giá trị của biểu mẫu. Cần nhắc nhở các trưởng bộ phận phải viết nhận xét chi tiết, có dẫn chứng.
• Biểu mẫu bị rách, nhàu hoặc viết bằng bút chì, gây khó khăn cho việc lưu trữ hồ sơ nhân sự lâu dài. Luôn sử dụng bút mực và giữ biểu mẫu phẳng, sạch sẽ.