Mục đích sử dụng

Biểu mẫu số danh mục tài liệu (BM.CT-IN.01.02) được thiết kế nhằm hệ thống hóa toàn bộ tài liệu hiện hành trong công ty, bao gồm cả tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài. Mục đích chính là giúp phòng Văn thư – Thư viện (VTTH) và các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu, kiểm soát số lượng, tình trạng ban hành và sửa đổi của từng tài liệu. Biểu mẫu này đóng vai trò như một danh sách tổng thể, đảm bảo mọi tài liệu đều được ghi nhận đầy đủ, tránh thất lạc hoặc sử dụng phiên bản cũ. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng và kiểm soát tài liệu của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng Văn thư – Thư viện (VTTH) hoặc người được phân công quản lý tài liệu chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có tài liệu mới được ban hành, tài liệu cũ được sửa đổi, hoặc khi rà soát định kỳ danh mục tài liệu hiện hành theo yêu cầu của phòng ban. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có sự thay đổi về số lượng bản sao, người nhận hoặc hình thức tài liệu. Việc cập nhật kịp thời giúp danh mục luôn phản ánh đúng thực tế, phục vụ cho công tác kiểm tra và đánh giá nội bộ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự tăng dần cho từng tài liệu trong danh mục, bắt đầu từ 1. Số thứ tự này giúp dễ dàng tra cứu và đếm tổng số tài liệu hiện có.
2. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu theo đúng văn bản gốc, không viết tắt trừ khi tên gốc đã được viết tắt. Ví dụ: "Quy trình kiểm soát tài liệu" hoặc "Hướng dẫn sử dụng phần mềm".
3. Ký hiệu: Nhập mã ký hiệu tài liệu duy nhất do công ty quy định, ví dụ: BM.CT-IN.01.02. Ký hiệu này giúp phân biệt tài liệu với các tài liệu khác trong hệ thống.
4. Số lượng: Ghi số lượng bản sao hiện có của tài liệu đó. Nếu tài liệu chỉ có 1 bản chính, ghi "1". Nếu có nhiều bản sao lưu hành, ghi tổng số bản.
5. Người nhận: Ghi tên người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm nhận và quản lý tài liệu. Ví dụ: "Nguyễn Văn A" hoặc "Phòng Kỹ thuật".
6. Ngày nhận: Ghi ngày tháng năm người nhận thực tế nhận được tài liệu, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
7. Hình thức tài liệu: Ghi rõ tài liệu ở dạng giấy (bản cứng) hay điện tử (file mềm). Nếu có cả hai, có thể ghi "Giấy + Điện tử".
8. Ban hành lần: Ghi số lần ban hành của tài liệu, thường bắt đầu từ "Lần 1" cho phiên bản đầu tiên. Nếu tài liệu đã được ban hành lại, ghi "Lần 2", "Lần 3", v.v.
9. Sửa đổi: Ghi số lần sửa đổi so với lần ban hành hiện tại. Nếu chưa sửa đổi lần nào, ghi "0". Nếu đã sửa đổi 2 lần, ghi "2".
10. Mới: Đánh dấu "x" nếu tài liệu là mới hoàn toàn, chưa từng có trong danh mục trước đó. Nếu không phải tài liệu mới, để trống hoặc gạch chéo.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ ký hiệu tài liệu trước khi ghi vào biểu mẫu, đảm bảo không trùng lặp với tài liệu khác trong cùng danh mục.
• Phân biệt rõ ràng giữa tài liệu nội bộ (do công ty ban hành) và tài liệu bên ngoài (từ khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý) để ghi vào đúng cột tương ứng ở đầu biểu mẫu.
• Ngày nhận phải là ngày thực tế người nhận ký nhận, không ghi ngày ban hành hay ngày in ấn. Điều này giúp truy xuất trách nhiệm khi cần.
• Khi có sửa đổi tài liệu, cần cập nhật ngay cả cột "Sửa đổi" và "Ban hành lần" để đảm bảo danh mục luôn phản ánh đúng phiên bản hiện hành.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ cẩn thận, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, và được sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Ban hành lần" và "Sửa đổi": Nhiều người ghi số lần sửa đổi vào cột ban hành lần, dẫn đến sai lệch thông tin phiên bản. Cần nhớ: ban hành lần là số lần phát hành chính thức, còn sửa đổi là số lần chỉnh sửa trong một lần ban hành.
• Bỏ sót cột "Mới" hoặc đánh dấu sai: Một số nhân viên quên đánh dấu tài liệu mới, hoặc đánh dấu cả tài liệu cũ, gây khó khăn khi rà soát danh mục. Chỉ đánh dấu "x" khi tài liệu thực sự mới được bổ sung.
• Ghi thiếu thông tin "Hình thức tài liệu": Nhiều trường hợp chỉ ghi "Giấy" nhưng thực tế tài liệu tồn tại cả bản điện tử, dẫn đến thiếu sót khi kiểm kê. Cần ghi đầy đủ hình thức thực tế.
• Sai định dạng ngày tháng: Một số người ghi ngày nhận theo kiểu tháng/ngày/năm hoặc dùng dấu chấm thay vì dấu gạch chéo, gây khó khăn khi nhập liệu vào hệ thống. Thống nhất định dạng ngày/tháng/năm.
• Không cập nhật kịp thời khi tài liệu thay đổi: Sau khi tài liệu được sửa đổi hoặc ban hành lại, danh mục không được cập nhật ngay, dẫn đến việc sử dụng phiên bản cũ. Cần cập nhật trong vòng 1 ngày làm việc.