Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tài liệu ISO đầy đủ

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tài liệu là biểu mẫu quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng ISO của Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của phiếu này là giúp nhân viên và các phòng ban chính thức đề xuất nhu cầu về tài liệu, bao gồm việc tạo mới, sửa đổi, bổ sung, mua ngoài hoặc yêu cầu cung cấp tài liệu từ các nguồn khác. Biểu mẫu này đảm bảo mọi yêu cầu về tài liệu đều được ghi nhận, xem xét và phê duyệt đúng quy trình, góp phần kiểm soát chặt chẽ hệ thống tài liệu nội bộ của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc cán bộ tại các đơn vị/phòng ban trong công ty điền khi có nhu cầu về tài liệu phục vụ công việc. Cụ thể, bạn cần điền phiếu trong các trường hợp: cần soạn thảo một tài liệu mới cho quy trình làm việc, cần sửa đổi hoặc bổ sung nội dung tài liệu hiện có, cần mua tài liệu từ bên ngoài (ví dụ sách chuyên ngành, tiêu chuẩn kỹ thuật), hoặc cần được cung cấp tài liệu từ bộ phận khác. Sau khi điền, phiếu sẽ được chuyển đến Trưởng đơn vị xem xét, sau đó trình lên Tổng Giám đốc hoặc Trưởng Ban ISO phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1 - Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người đề nghị (người có nhu cầu về tài liệu). Viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng, không viết tắt.
2. Mục 2 - Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc đơn vị công tác của người đề nghị (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Ban ISO, Phòng Hành chính Nhân sự).
3. Mục 3 - Yêu cầu tài liệu: Đánh dấu (✓) vào ô tương ứng với loại yêu cầu: Viết mới (tạo tài liệu chưa có), Sửa đổi bổ sung (chỉnh sửa tài liệu đã có), Mua ngoài (mua tài liệu từ bên ngoài), Cung cấp (đề nghị bộ phận khác cung cấp tài liệu).
4. Mục 4 - Nội dung tài liệu: Mô tả ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung chính của tài liệu cần yêu cầu. Ví dụ: "Quy trình vận hành máy ép nhựa" hoặc "Sổ tay hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán".
5. Mục 5 - Lý do: Trình bày rõ lý do tại sao cần tài liệu này. Ví dụ: "Do quy trình hiện tại chưa có văn bản hướng dẫn" hoặc "Cần cập nhật theo tiêu chuẩn ISO mới".
6. Mục 6 - Số lượng: Ghi số lượng bản tài liệu cần có (ví dụ: 1 bản, 2 bản, 5 bản). Nếu là tài liệu điện tử, có thể ghi "01 file".
7. Mục 7 - Ý kiến của Trưởng đơn vị: Sau khi người đề nghị ký, chuyển phiếu cho Trưởng đơn vị. Trưởng đơn vị ghi ý kiến nhận xét, ký và ghi rõ ngày tháng.
8. Mục 8 - Phê duyệt của Tổng Giám đốc/TT Ban ISO: Sau khi có ý kiến Trưởng đơn vị, phiếu được chuyển lên Tổng Giám đốc hoặc Trưởng Ban ISO phê duyệt. Người phê duyệt ký và ghi ngày tháng.
9. Mục 9 - Người được phân công: Sau khi phê duyệt, người có thẩm quyền ghi tên người được giao thực hiện (soạn thảo, mua, sửa đổi tài liệu).
10. Mục 10 - Thời gian hoàn thành: Ghi thời hạn cụ thể để hoàn thành công việc liên quan đến tài liệu (ví dụ: 15/12/2024).

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ các mục từ 1 đến 6 trước khi trình ký. Không bỏ trống mục nào, đặc biệt là nội dung và lý do yêu cầu.
• Chữ ký tại mục "Người đề nghị" phải là chữ ký trực tiếp của người có nhu cầu, không ký thay.
• Mục 3 chỉ được chọn một trong bốn loại yêu cầu. Nếu có nhiều loại yêu cầu khác nhau, cần làm riêng từng phiếu.
• Ngày tháng tại mục 7 và mục 8 phải được ghi đầy đủ (ngày, tháng, năm) và phải logic về mặt thời gian (ngày phê duyệt sau ngày đề nghị).
• Sau khi được phê duyệt, phiếu này là căn cứ để Ban ISO hoặc bộ phận liên quan theo dõi tiến độ thực hiện. Lưu giữ phiếu theo quy định kiểm soát tài liệu.

Lỗi thường gặp

• Không đánh dấu loại yêu cầu ở mục 3 hoặc đánh dấu nhiều ô cùng lúc, gây khó khăn cho việc xử lý.
• Mô tả nội dung tài liệu (mục 4) quá chung chung, ví dụ chỉ ghi "tài liệu kỹ thuật" mà không nêu rõ tên hoặc phạm vi.
• Bỏ sót chữ ký của người đề nghị hoặc Trưởng đơn vị trước khi trình lên cấp phê duyệt.
• Ghi sai hoặc không ghi ngày tháng tại các mục phê duyệt, làm mất tính kiểm soát thời gian.
• Nhầm lẫn giữa "Sửa đổi bổ sung" và "Viết mới": nếu tài liệu đã tồn tại và chỉ cần chỉnh sửa, phải chọn "Sửa đổi bổ sung", không chọn "Viết mới".