Mục đích sử dụng
Biểu mẫu thông báo (ký hiệu số: ...../2007/TB/ABC) được Công ty ABC ban hành nhằm chuẩn hóa việc soạn thảo và ban hành các thông báo nội bộ hoặc thông báo gửi đối tác, khách hàng. Mẫu này thuộc danh mục "QT kiểm soát tài liệu", giúp đảm bảo mọi thông báo đều có cấu trúc thống nhất, đầy đủ thông tin pháp lý và dễ dàng lưu trữ, tra cứu. Việc sử dụng mẫu chuẩn giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và tránh thiếu sót các thành phần bắt buộc như số văn bản, nơi nhận, chữ ký.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do các trưởng bộ phận, quản lý dự án hoặc nhân viên được ủy quyền soạn thảo khi cần gửi một thông báo chính thức trong công ty hoặc ra bên ngoài. Thời điểm điền là khi có sự việc cần thông báo đến một hoặc nhiều đối tượng cụ thể, ví dụ: thay đổi lịch họp, điều chỉnh quy trình làm việc, thông báo nghỉ lễ, hoặc gửi thông báo đến đối tác về thay đổi hợp đồng. Sau khi soạn thảo, thông báo phải được trình lên Tổng Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt trước khi ban hành.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số thông báo (Số:...../2007/TB/ABC): Điền số thứ tự của thông báo theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ "Số: 12/2007/TB/ABC". Số này do bộ phận văn thư hoặc người quản lý văn bản cấp, không tự ý đặt.
- Địa danh và ngày tháng (Hà nội, ngày...tháng...năm...): Ghi rõ địa danh là "Hà Nội" (viết hoa đúng chính tả), sau đó điền ngày, tháng, năm ban hành thông báo. Ngày tháng phải trùng với ngày ký trên văn bản.
- V/v (Về việc): Ghi ngắn gọn nội dung chính của thông báo, ví dụ: "V/v thay đổi lịch họp tuần 10" hoặc "V/v điều chỉnh quy trình nhập kho". Phần này không quá một dòng, phải phản ánh đúng trọng tâm văn bản.
- Nội dung thông báo (các dòng trống bên dưới): Trình bày nội dung chi tiết của thông báo. Viết rõ ràng, mạch lạc, có thể chia đoạn. Kết thúc nội dung bằng dấu "/." để báo hiệu hết văn bản. Không viết tắt, không dùng ngôn ngữ không trang trọng.
- Nơi nhận: Ghi rõ các đơn vị, cá nhân nhận thông báo. Dòng đầu tiên: "- .................;" là để liệt kê nơi nhận chính (ví dụ: - Phòng Kinh doanh; - Phòng Kế toán;). Dòng thứ hai: "- Lưu ......." là để ghi nơi lưu trữ văn bản (ví dụ: - Lưu VP, - Lưu Hành chính).
- TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Đây là vị trí dành cho chữ ký và họ tên của Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay. Không điền gì vào ô này khi soạn thảo, chỉ để trống để lãnh đạo ký sau khi duyệt.
Lưu ý quan trọng
- Luôn kiểm tra số thông báo đã được cấp chính thức từ bộ phận văn thư trước khi in ấn hoặc gửi đi.
- Địa danh "Hà Nội" phải viết hoa đúng chính tả, không viết tắt. Ngày tháng năm phải thống nhất giữa phần đầu văn bản và ngày ký.
- Phần "V/v" không được dài quá một dòng, nếu nội dung dài thì tóm lược bằng cụm từ ngắn gọn nhất.
- Nội dung thông báo cần được trình bày rõ ràng, đánh số thứ tự nếu có nhiều ý, kết thúc bằng dấu "/." để báo hiệu hết văn bản.
- Mục "Nơi nhận" phải liệt kê đầy đủ các đơn vị liên quan, tránh thiếu sót gây chậm trễ công việc. Dòng "Lưu" ghi rõ bộ phận lưu trữ.
- Chỉ Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền mới được ký vào phần cuối văn bản. Nhân viên soạn thảo không tự ý ký thay.
Lỗi thường gặp
- Quên điền số thông báo hoặc điền số không đúng quy tắc đánh số của công ty, dẫn đến trùng lặp hoặc sai thứ tự văn bản.
- Viết sai địa danh (ví dụ: "Hà nội" viết thường chữ "n") hoặc sai ngày tháng năm so với ngày ký thực tế.
- Phần "V/v" quá dài, lan man, không tóm lược được nội dung chính, gây khó hiểu cho người nhận.
- Nội dung thông báo không có dấu kết thúc "/." hoặc viết tắt tùy tiện, làm mất tính trang trọng của văn bản.
- Mục "Nơi nhận" bỏ sót đơn vị quan trọng hoặc không ghi nơi lưu trữ, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
- Để trống phần chữ ký nhưng vẫn ban hành thông báo, hoặc nhân viên tự ý ký thay lãnh đạo mà không có ủy quyền.
