Hướng dẫn điền biểu mẫu Sổ giao nhận vật tư đi công trình

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sổ giao nhận vật tư" (Phiếu lĩnh vật tư đi công trình) được sử dụng để ghi nhận chi tiết việc xuất kho vật tư, thiết bị từ kho công ty ra công trình thi công. Đây là chứng từ quan trọng giúp kiểm soát số lượng, chủng loại và hiện trạng vật tư khi bàn giao giữa thủ kho và người nhận. Đồng thời, biểu mẫu này là cơ sở để đối chiếu công nợ, quyết toán vật tư cho từng công trình, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thủ kho hoặc nhân viên phụ trách vật tư tại kho chính lập, vào thời điểm xuất vật tư cho một công trình cụ thể. Người lĩnh vật tư (thường là đội trưởng, kỹ thuật viên hoặc nhân viên được ủy quyền) sẽ ký nhận trực tiếp trên phiếu. Phiếu được lập thành ít nhất 2 liên: một liên lưu tại kho, một liên giao cho người nhận để theo dõi tại công trình. Việc điền phiếu phải thực hiện ngay khi giao nhận, không được viết sau hoặc viết tay khi chưa có vật tư thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phiếu số: Ghi số thứ tự của phiếu theo quy tắc đánh số của công ty (ví dụ: VT-2025-001). Số phiếu phải liên tục, không trùng lặp và được ghi trước khi xuất kho.
2. Họ tên người lĩnh: Ghi đầy đủ họ và tên của người trực tiếp đến nhận vật tư. Người này phải có trong danh sách ủy quyền của công ty hoặc có giấy giới thiệu kèm theo.
3. Công trình: Ghi tên công trình nơi vật tư sẽ được sử dụng. Nếu có nhiều hạng mục, cần ghi rõ tên hạng mục hoặc gói thầu để dễ dàng quyết toán sau này.
4. Danh mục vật tư (cột 1): Liệt kê tên từng loại vật tư, thiết bị. Viết rõ ràng, đúng tên gọi trong danh mục vật tư chuẩn của công ty, không viết tắt hoặc dùng tên thông thường.
5. Seri number (cột 2): Ghi số seri của từng thiết bị (nếu có), đặc biệt với các thiết bị điện tử, máy móc có giá trị cao. Nếu vật tư không có seri thì để trống hoặc gạch chéo.
6. ĐVT (cột 3): Ghi đơn vị tính của vật tư như: cái, bộ, mét, kg, cuộn... Phải thống nhất với đơn vị tính trong hệ thống kho.
7. Số lượng (cột 4): Ghi số lượng thực tế xuất kho. Viết bằng số, nếu là số thập phân thì ghi rõ phần lẻ. Không được tẩy xóa, nếu sai thì gạch ngang và viết lại bên cạnh.
8. Hiện trạng (cột 5): Mô tả tình trạng vật tư khi giao nhận: mới 100%, đã qua sử dụng, còn nguyên đai nguyên kiện, hoặc có dấu hiệu hư hỏng. Ghi ngắn gọn nhưng đủ thông tin để sau này đối chiếu.
9. Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin cần thiết như: lý do xuất kho đặc biệt, số hợp đồng liên quan, hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt. Nếu không có nội dung thì gạch chéo phần trống.
10. Ngày nhận và Ngày thanh toán: Ghi ngày tháng năm nhận vật tư và ngày dự kiến thanh toán (nếu có). Định dạng ngày theo quy định của công ty (ví dụ: DD/MM/YYYY).
11. Ký nhận và Ký trả: Người lĩnh ký vào ô "Ký nhận", thủ kho hoặc người giao ký vào ô "Ký trả". Chữ ký phải kèm theo họ tên đầy đủ, rõ ràng.

Lưu ý quan trọng

• Không được để trống bất kỳ cột nào trong bảng danh mục vật tư; nếu không có dữ liệu thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Chữ viết phải rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai sót, gạch ngang một đường ngang và viết lại phía trên, có chữ ký xác nhận của cả hai bên bên cạnh chỗ sửa.
• Phiếu phải được lập thành ít nhất 2 liên: liên 1 lưu kho, liên 2 giao người nhận. Mỗi liên phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên.
• Đối với vật tư có seri number, bắt buộc phải kiểm tra và ghi chính xác số seri trên thực tế, tránh nhầm lẫn khi bảo hành hoặc thu hồi.
• Người lĩnh phải xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc giấy ủy quyền hợp lệ trước khi ký nhận. Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai seri number của thiết bị, dẫn đến mất dấu vết khi kiểm kê hoặc bảo hành sau này.
• Không ghi rõ hiện trạng vật tư, đặc biệt là vật tư đã qua sử dụng, gây tranh chấp khi trả lại kho.
• Viết tắt tên vật tư không theo quy chuẩn, khiến kế toán khó nhập liệu vào hệ thống phần mềm.
• Bỏ sót chữ ký của một trong hai bên, làm mất giá trị pháp lý của phiếu xuất kho.
• Ghi ngày nhận và ngày thanh toán không thống nhất, hoặc ghi ngày trong tương lai khi chưa thực tế giao nhận.
• Để trống cột "Ghi chú" nhưng lại có phát sinh đặc biệt (ví dụ: vật tư bị lỗi nhẹ), dẫn đến thiếu căn cứ xử lý sau này.