Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận vật tư thiết bị là tài liệu pháp lý quan trọng trong quy trình quản lý dự án và thi công lắp đặt. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận chi tiết việc bàn giao vật tư, thiết bị từ bên giao (thường là nhà cung cấp, kho hoặc bộ phận kỹ thuật) sang bên nhận (đội thi công, kỹ sư hiện trường). Biên bản này giúp minh bạch hóa trách nhiệm về số lượng, chủng loại và chất lượng của từng loại vật tư, đồng thời là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này. Ngoài ra, đây cũng là hồ sơ bắt buộc trong danh mục "Hồ sơ lắp đặt" của công ty, phục vụ cho công tác nghiệm thu, thanh quyết toán và kiểm toán nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên tham gia giao nhận cùng lập và ký xác nhận. Bên giao thường là nhân viên kho, cán bộ cung ứng hoặc đại diện nhà thầu phụ có trách nhiệm xuất vật tư. Bên nhận là kỹ thuật viên, đội trưởng thi công hoặc cán bộ quản lý dự án trực tiếp sử dụng vật tư. Thời điểm lập biên bản là ngay tại thời điểm diễn ra việc giao nhận thực tế, khi vật tư được vận chuyển đến công trình hoặc khi xuất kho. Không nên lập biên bản sau khi đã giao nhận xong nhiều ngày vì dễ dẫn đến sai lệch số liệu và mất tính pháp lý. Mỗi lần giao nhận riêng biệt cần lập một biên bản riêng, không gộp chung nhiều đợt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (So: ......../năm/BBBG/CT-ABC): Điền mã số theo quy tắc: số thứ tự/năm hiện tại/BBBG/CT-ABC. Ví dụ: 001/2025/BBBG/CT-ABC. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm, không trùng lặp.
2. Địa điểm và thời gian (Hôm nay, ngày... tháng... năm... Tại... Thuộc...): Ghi chính xác ngày tháng năm diễn ra giao nhận. Mục "Tại" ghi địa chỉ cụ thể nơi giao nhận (ví dụ: kho số 3, tầng hầm tòa nhà X). Mục "Thuộc" ghi tên dự án, công trình hoặc bộ phận quản lý.
3. Nội dung giao nhận (Đã tiến hành việc giao nhận vật tư thiết bị:... Thuộc công trình:...): Mô tả ngắn gọn loại vật tư thiết bị được giao nhận (ví dụ: "hệ thống cáp quang, tủ điện, thiết bị mạng") và tên công trình cụ thể (ví dụ: "Công trình tòa nhà ABC, quận Cầu Giấy").
4. Bên giao và bên nhận: Ghi đầy đủ tên công ty/phòng ban của bên giao và bên nhận. Sau đó điền họ tên và chức vụ của người đại diện. Ví dụ: Bên giao: "Công ty CP ABC – Phòng Kho vận". Ông: "Nguyễn Văn A – Thủ kho". Bên nhận: "Đội thi công số 1". Ông: "Trần Văn B – Đội trưởng".
5. Bảng kê chi tiết vật tư thiết bị (SỐ T.T, DANH MỤC, Đ.VỊ TÍNH, SỐ LƯỢNG, QUY CÁCH PHẨM CHẤT): Đây là phần quan trọng nhất. Ghi lần lượt từng loại vật tư theo số thứ tự. Cột "Danh mục" ghi tên đầy đủ, chính xác theo hóa đơn hoặc phiếu xuất kho. Cột "Đơn vị tính" ghi cái, bộ, mét, kg... Cột "Số lượng" ghi số thực nhận. Cột "Quy cách phẩm chất" ghi tình trạng như "mới 100%", "còn nguyên seal", "đã qua kiểm định" hoặc ghi rõ lỗi nếu có.
6. Ký xác nhận (BÊN GIAO, BÊN NHẬN): Sau khi kiểm tra và thống nhất số liệu, đại diện hai bên ký tên, ghi rõ họ tên vào ô tương ứng. Chữ ký phải là chữ ký tươi, có đầy đủ họ tên in hoa bên dưới. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản gốc.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số lượng và quy cách từng loại vật tư trước khi ký. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, phải ghi chú ngay vào cột "Quy cách phẩm chất" và yêu cầu bên giao xác nhận.
• Không được để trống bất kỳ trường nào trong biên bản. Nếu không có nội dung thì gạch chéo hoặc ghi "không có".
• Biên bản phải được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản gốc, không photo thay thế.
• Chữ ký và họ tên phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân hoặc giấy ủy quyền của người đại diện. Nếu người ký không phải là người trực tiếp giao nhận thì cần có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Biên bản này thuộc danh mục "Hồ sơ lắp đặt", do đó cần được lưu trữ cẩn thận cùng các tài liệu liên quan khác như phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ vận chuyển để phục vụ công tác kiểm tra sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số biên bản hoặc không tuân thủ quy tắc đánh số, dẫn đến trùng lặp hoặc khó tra cứu về sau.
• Bỏ sót cột "Quy cách phẩm chất" hoặc ghi chung chung như "tốt", "đạt" mà không mô tả cụ thể tình trạng thực tế của vật tư.
• Không ghi rõ địa điểm giao nhận hoặc tên công trình, gây khó khăn khi đối chiếu với hồ sơ dự án.
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu chữ ký của một trong hai bên, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
• Gộp nhiều đợt giao nhận vào một biên bản, gây nhầm lẫn về số lượng và thời gian bàn giao thực tế.
• Không kiểm tra vật tư trước khi ký, sau đó phát hiện thiếu hoặc hỏng nhưng không có căn cứ để khiếu nại.