Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao vật tư thiết bị thừa sau lắp đặt là văn bản quan trọng trong hồ sơ hoàn công của công ty Cổ phần ABC. Mẫu biên bản này được sử dụng để ghi nhận chính xác số lượng vật tư, thiết bị còn dư lại sau khi đội thi công đã hoàn thành việc lắp đặt tại công trình. Việc lập biên bản giúp hai bên (bên giao và bên nhận) xác nhận rõ ràng chủng loại, số lượng vật tư thừa, từ đó làm cơ sở để nhập kho, điều chuyển hoặc xử lý theo quy định. Đồng thời, biên bản này còn là căn cứ pháp lý để đối chiếu, thanh quyết toán hợp đồng và tránh thất thoát tài sản của công ty.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao (thường là đội trưởng thi công, kỹ thuật viên hoặc cán bộ phụ trách lắp đặt) và đại diện bên nhận (thường là thủ kho, nhân viên vật tư hoặc cán bộ quản lý dự án) cùng phối hợp lập. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi kết thúc công tác lắp đặt thiết bị tại công trình, trước khi đội thi công bàn giao mặt bằng hoặc rút quân. Việc lập biên bản cần được thực hiện ngay tại hiện trường, có sự chứng kiến của cả hai bên để đảm bảo tính khách quan và chính xác của số liệu kiểm kê.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBBG/ABC. Ví dụ: 01/2025/BBBG/ABC. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại. Ngày tháng phải thống nhất giữa các bên.
3. Địa điểm giao nhận: Ghi rõ địa chỉ cụ thể nơi diễn ra việc bàn giao vật tư (ví dụ: Kho vật tư số 1, tầng hầm tòa nhà ABC).
4. Thuộc: Ghi tên dự án, hạng mục hoặc khu vực thi công cụ thể (ví dụ: Tầng 5, Tòa nhà XYZ).
5. Vật tư thiết bị: Ghi tên chung của nhóm vật tư, thiết bị thừa (ví dụ: Dây cáp mạng, đầu nối, ống gen).
6. Thuộc công trình: Ghi tên chính thức của công trình theo hợp đồng (ví dụ: Lắp đặt hệ thống mạng cho Tòa nhà Sunrise).
7. Bên giao và Bên nhận: Ghi đầy đủ tên công ty hoặc tên đơn vị, sau đó ghi họ tên và chức vụ của người đại diện. Mỗi bên chỉ ghi một người đại diện chính thức.
8. Bảng kê vật tư (các cột TT, Danh mục, Đơn vị tính, Số lượng, Ghi chú): Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê lần lượt từng loại vật tư thừa. Cột "Danh mục" ghi tên vật tư chính xác. Cột "Đơn vị tính" ghi cái, bộ, mét, kg... Cột "Số lượng" ghi số thực tế kiểm đếm. Cột "Ghi chú" ghi tình trạng (mới 100%, đã qua sử dụng, còn nguyên đai nguyên kiện...). Các cột từ 1 đến 16 là các dòng để kê, nếu nhiều hơn thì kê thêm phụ lục.
9. Số bản lập: Mặc định ghi "04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản". Không thay đổi con số này nếu không có chỉ đạo khác.
10. Ký tên: Đại diện bên nhận và bên giao ký, ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký. Chữ ký phải đúng với người đã được ủy quyền hoặc phân công.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay tại thời điểm kiểm kê, không được lập sau đó vài ngày vì dễ sai lệch số liệu.
• Tất cả các mục trên biên bản phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có nội dung thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Chữ ký của hai bên phải là chữ ký tươi, trực tiếp trên biên bản. Không sử dụng chữ ký đóng dấu hoặc chữ ký scan.
• Biên bản phải được đóng dấu của công ty (nếu có) hoặc dấu của đơn vị thi công và đơn vị nhận vật tư để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Bảng kê vật tư phải được kiểm đếm cẩn thận, có sự chứng kiến của cả hai bên. Nếu phát hiện sai lệch so với danh sách dự kiến, phải ghi chú rõ ràng.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số biên bản: Nhiều người hay quên cập nhật số thứ tự hoặc ghi trùng số với biên bản khác trong cùng năm, gây khó khăn cho việc tra cứu sau này.
• Không ghi rõ đơn vị tính: Chỉ ghi số lượng mà không ghi "cái", "bộ", "mét" khiến số liệu không chính xác, dễ gây tranh cãi.
• Bỏ sót cột "Ghi chú": Không ghi tình trạng vật tư (mới hay cũ) dẫn đến khi nhập kho không xác định được chất lượng, ảnh hưởng đến việc tái sử dụng.
• Ký tên không đúng người: Người ký không phải là người trực tiếp kiểm đếm hoặc không có thẩm quyền, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
• Lập biên bản sau khi vật tư đã được di chuyển khỏi hiện trường: Việc này dễ dẫn đến sai số, thất thoát và không thể kiểm chứng lại được.