Hướng dẫn điền biểu mẫu hồ sơ hoàn công tổng đài SDE

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công tổng đài này được sử dụng để ghi nhận và xác nhận toàn bộ quá trình tháo dỡ, di chuyển và lắp đặt tổng đài SDE tại một địa điểm mới. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, làm căn cứ để bên A (chủ đầu tư) và bên B (đơn vị thi công) xác nhận công trình đã hoàn thành, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và sẵn sàng đưa vào khai thác. Biểu mẫu này thuộc danh mục hồ sơ hoàn công lắp đặt, giúp quản lý chặt chẽ các thông số kỹ thuật, thiết bị và vật tư sử dụng tại trạm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện thi công (bên B) chịu trách nhiệm điền đầy đủ các thông tin trong suốt quá trình thực hiện dự án. Sau khi hoàn tất việc lắp đặt và chạy thử tổng đài, đại diện thi công sẽ ghi nhận các số liệu thực tế vào biểu mẫu. Giám sát thi công (bên A) có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính chính xác của từng thông tin trước khi ký tên. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi kết thúc công tác lắp đặt, trước khi nghiệm thu bàn giao công trình.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Ghi rõ số công văn theo định dạng ".../năm/HSHC/CT-ABC", địa điểm và ngày tháng lập hồ sơ. Điền tên công trình là "Mạng Viễn thông nội tỉnh", hạng mục là "Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ... số". Ghi rõ trạm nguồn và trạm đích, cùng tên đơn vị thi công.
  2. Mục I - Yêu cầu của trạm tổng đài: Đo đạc và điền chính xác kích thước (dài, rộng, cao) của phòng đặt tổng đài, phòng nguồn ắc quy và phòng đặt giá MDF. Vẽ hoặc mô tả sơ đồ đấu nối điện, máy nắn, ắc quy. Ghi rõ loại thiết bị điều hòa, số lượng và giá trị điện trở đất đo được.
  3. Mục II - Quá trình thực hiện: Xác nhận loại công trình là di chuyển lắp đặt tổng đài. Ghi rõ hãng cung cấp (SIEMENS), tên và số hiệu tổng đài (SDE – DLUA). Điền dung lượng tổng số thuê bao và số thuê bao đã sử dụng (đơn vị Lines). Với trung kế, ghi số lượng tối đa và đã sử dụng cho cả luồng PCM (2Mb/s) và trung kế E&M.
  4. Mục III - Kiểm tra hệ thống: Ghi kết quả kiểm tra bộ nguồn (tốt/không tốt), kiểm tra Card Test thuê bao. Thực hiện và ghi kết quả thử thông thoại gọi ra và gọi vào (đều ghi "Tốt"). Kiểm tra và ghi kết quả thử luồng tại tổng đài.
  5. Mục IV - Thiết bị và vật tư lắp đặt: Xác nhận sử dụng toàn bộ vật tư thiết bị theo cấu hình cũ tháo dỡ. Ghi rõ dung lượng tổng đài, trạm nguồn và trạm đích. Trong bảng vật tư phụ trợ, liệt kê chi tiết từng danh mục, đơn vị tính, số lượng và ghi chú nếu có.
  6. Mục V - Nhận xét chung và ký tên: Ghi nhận xét chung về tình trạng hoạt động của tổng đài sau lắp đặt. Cuối cùng, đại diện thi công (bên B) và giám sát thi công (bên A) ký tên, ghi rõ họ tên và chức vụ để xác nhận hồ sơ.

Lưu ý quan trọng

  • Tất cả các số liệu về kích thước phòng, dung lượng thuê bao, số luồng trung kế phải được đo đạc và ghi nhận chính xác từ thực tế, không được ước lượng hoặc sao chép từ hồ sơ cũ.
  • Phần kiểm tra hệ thống (Mục III) bắt buộc phải được thực hiện và ghi nhận ngay tại hiện trường, có sự chứng kiến của cả bên A và bên B.
  • Bảng vật tư phụ trợ phải được kê khai đầy đủ, đúng chủng loại và số lượng thực tế sử dụng. Mọi thay đổi so với thiết kế ban đầu cần được ghi chú rõ ràng.
  • Biểu mẫu cần được in ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản gốc có đầy đủ chữ ký. Chữ ký phải là chữ ký tươi, không sử dụng chữ ký scan hoặc photocopy.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa số thuê bao tối đa và số thuê bao đã sử dụng, dẫn đến sai số liệu dung lượng khai thác thực tế của tổng đài.
  • Bỏ sót hoặc ghi thiếu thông tin ở phần sơ đồ đấu nối điện và hệ thống điều hòa, gây khó khăn cho công tác bảo trì sau này.
  • Không ghi đơn vị tính cho các thông số kỹ thuật (m, Lines, luồng 2Mb/s), làm mất tính chính xác và chuyên nghiệp của hồ sơ.
  • Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên và chức vụ, hoặc ký tên không đúng vị trí quy định dành cho bên A và bên B.
  • Ghi kết quả kiểm tra hệ thống là "Tốt" nhưng không có số liệu hoặc nhận xét cụ thể kèm theo, khiến hồ sơ thiếu tính thuyết phục.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

 ABC

----------------------

Số: ......../năm/HSHC/CT-ABC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

----------------------

 

Hà nội, ngày……tháng…….năm .........

HỒ SƠ HOÀN CÔNG

Công trình : Mạng Viễn thông nội tỉnh ........................................

 Hạng mục : Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ........... số

Từ trạm ......................................  đến trạm VT ..................................................

Đơn vị : ...............................................................................................................

I-YÊU CẦU CỦA TRẠM TỔNG ĐÀI :

1- Phòng đặt Tổng đài :

 + Chiều dài :.................................. m ......................................................................

 + Chiều rộng :.................................. m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m ......................................................................

2- Phòng nguồn ắcquy :

 + Chiều dài :.................................. m ......................................................................

+ Chiều rộng :.................................. m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m ......................................................................

3- Phòng đặt giá MDF :

+ Chiều dài : ................................. m ...................................................................... + Chiều rộng :..................................... m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m........................................................................

4- Sơ đồ đấu nối điện , máy nắn , ắc quy ;

5- Hệ thống điều hoà :

+ Dùng thiết bị ......................................................................................................

+ Số lượng ............................... ............ cái...........................................................

6- Điện trở đất : .................................................................................................................

II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN :

1-Loại công trình :

Di chuyển lắp đặt Tổng đài :

2-Loại Tổng đài;

a/Hãng cung cấp: SIEMENS

b/Tên và số hiệu : SDE –DLUA

3-Dung lượng :

a/Số thuê bao :.......................... Lines

b/Số thuê bao đã sử dụng :.......................... Lines

4-Trung kế :

a/Số trung kế PCM:

+ Sốlượng tối đa:.............................. luồng 2Mb/s

+ Sốlượng đã sử dụng: .................... luồng 2Mb/s

b/Số Trung kế E&M:

+ Sốlượng tối đa:................................................................................................

+ Sốlượng đã sử dụng:.......................................................................................

III - KIỂM TRA HỆ THỐNG:

1-Kiểm tra bộ nguồn :............................................. ..tốt...........................................................

2- Kiểm tra Card Test thuê bao: ..............................................................................................

2-Thử thông thoại:

a/Gọi ra:........................................................... Tốt.....................................................................

b/Gọi vào:........................................................ Tốt ....................................................................

3-Thử luồng tại tổng đài: ............................................... Tốt .................................................

......................................................................................................................................................

IV – THIẾT BỊ VÀ VẬT TƯ LẮP ĐẶT TẠI TRẠM :

1- Thiết bị lắp đặt tại trạm :

 Sử dụng toàn bộ Vật tư thiết bị theo cấu hình cũ tháo dỡ của Tổng đài SDE có dung lượng số tại trạm Viễn thông ................................................................................... đến lắp đặt tại trạm Viễn thông ........................................................................... Bưu điện tỉnh...................................................

2- Vật tư phụ trợ vật tư lắp đặt do Công ty CT-ABC cung cấp :

SỐ T.T

DANH MỤC

ĐƠN VỊ

TÍNH

SỐ LƯỢNG

GHI CHÚ

1

2

3

4

5

V-NHẬN XÉT CHUNG:

   Sau khi lắp đặt xong và chạy thử Tổng đài hoạt động ổn định, đủ điều kiện khai thác sử dụng , công trình không còn gì tồn tại

GIÁM SÁT THI CÔNG

(BÊN A)

ĐẠI DIỆNTHI CÔNG

(BÊN B )