Hướng dẫn điền biểu mẫu hồ sơ hoàn công lắp đặt cáp quang

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công này được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc hoàn thành công trình lắp đặt thiết bị đầu cuối cáp quang SDH, cụ thể là thiết bị FLX150/600 của hãng FUJITSU Nhật Bản. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên (Bên A - Bưu điện tỉnh và Bên B - Công ty Cổ phần ABC) tiến hành nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Đồng thời, đây cũng là tài liệu lưu trữ kỹ thuật, giúp theo dõi tình trạng thiết bị, kết quả đo kiểm và các phụ lục liên quan trong suốt vòng đời dự án.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện Bên B (Công ty Cổ phần ABC) – cụ thể là người phụ trách lắp đặt – chịu trách nhiệm soạn thảo và điền các thông tin chính. Sau đó, hồ sơ sẽ được trình lên Đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh) và Đại diện Giám sát kỹ thuật (GSTC) của Bên A để ký xác nhận. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công việc lắp đặt thiết bị tại các trạm, trước khi tiến hành họp nghiệm thu chính thức. Hồ sơ cần được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hồ sơ (Số: ...../năm/HSHC/CT-ABC): Điền mã số hồ sơ duy nhất theo quy định của công ty. Ví dụ: 01/2024/HSHC/CT-ABC. Phần này giúp quản lý và tra cứu hồ sơ sau này.
2. Địa điểm, ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập hồ sơ (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại. Ngày tháng phải trùng với thời điểm hoàn thành công trình và trước ngày ký nghiệm thu.
3. Công trình & Tuyến: Ghi tên công trình là "Mạng Truyền dẫn cáp Quang tỉnh ..." và tên tuyến cáp quang cụ thể (ví dụ: Tuyến Hà Nội - Hải Phòng). Đây là thông tin để xác định phạm vi dự án.
4. Hạng mục & Trạm: Hạng mục đã được xác định là "Lắp đặt thiết bị Đầu cuối cáp Quang FLX150/600". Ở mục Trạm, ghi tên cụ thể của từng trạm đầu cuối (ví dụ: Trạm Bưu điện tỉnh A, Trạm Bưu điện huyện B).
5. Thuộc bưu điện tỉnh: Ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Bưu điện tỉnh quản lý tuyến cáp quang này (ví dụ: Bưu điện tỉnh Hải Dương).
6. Căn cứ hợp đồng số: Điền số hợp đồng đã ký kết giữa Bưu điện tỉnh và Công ty Cổ phần ABC, kèm theo ngày ký hợp đồng. Đây là cơ sở pháp lý cho toàn bộ công trình.
7. Kết quả đo từng trạm (Phụ lục 1): Không cần điền trực tiếp vào biểu mẫu, chỉ ghi chú "Xem phụ lục 1 (Kết quả đo kiểm)". Phụ lục này phải được chuẩn bị riêng và đính kèm.
8. Thiết bị từng trạm (Phụ lục 2A, 2B): Tương tự, ghi chú tham chiếu đến phụ lục 2A và 2B, nơi liệt kê chi tiết thiết bị đã lắp đặt tại mỗi trạm.
9. Vật tư thiết bị từng trạm (Phụ lục 3): Ghi chú tham chiếu đến phụ lục 3, nơi thống kê toàn bộ vật tư, thiết bị đã sử dụng.
10. Sơ đồ vị trí thiết bị: Ghi chú "Xem sơ đồ kèm sau". Đảm bảo sơ đồ vị trí lắp đặt thiết bị thực tế được vẽ rõ ràng và đính kèm hồ sơ.
11. Nhận xét chung: Đây là phần đánh giá tổng quan. Mẫu đã có sẵn nội dung nhận xét, bạn chỉ cần kiểm tra và giữ nguyên. Nếu có điểm bất thường, cần ghi chú bổ sung.
12. Ký tên các bên: Sau khi điền đầy đủ, hồ sơ cần có chữ ký của Đại diện Bên A, Đại diện Bên B, Đại diện GSTC (Bên A) và Phụ trách lắp đặt (Bên B). Mỗi người ký kèm ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ số hợp đồng, ngày ký và tên các bên tham gia để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót về mặt pháp lý.
• Tất cả các phụ lục (1, 2A, 2B, 3) và sơ đồ kèm theo phải được chuẩn bị đầy đủ, đánh số trang và đóng dấu giáp lai nếu cần.
• Hồ sơ phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bản có giá trị như nhau. Không sử dụng bản photocopy để ký chính thức.
• Chữ ký của các bên phải được thực hiện trực tiếp trên từng bản gốc, không ký thay hoặc ký qua bản scan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến hồ sơ không khớp với thực tế và bị từ chối thanh toán.
• Quên đính kèm hoặc thiếu một trong các phụ lục (phụ lục 1, 2A, 2B, 3) hoặc sơ đồ vị trí thiết bị, làm hồ sơ không hợp lệ.
• Ghi sai tên tuyến, tên trạm hoặc tên bưu điện tỉnh, gây khó khăn cho việc xác định phạm vi công trình.
• Không ghi số hồ sơ hoặc ghi số không đúng định dạng, gây khó khăn trong quản lý và tra cứu sau này.