Mục đích sử dụng

Biểu mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao tổng đài SDE được sử dụng để ghi nhận chính thức việc hoàn thành công trình lắp đặt, tháo dỡ hoặc di chuyển tổng đài giữa Bên A (Bưu điện tỉnh) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC). Văn bản này xác nhận khối lượng công việc đã thi công, kết quả kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật của hệ thống, và là cơ sở pháp lý để bên A đưa công trình vào khai thác sử dụng. Đây là tài liệu quan trọng trong quản lý dự án viễn thông, giúp hai bên thống nhất về chất lượng và tiến độ thi công.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên tham gia nghiệm thu điền và ký xác nhận. Bên A gồm đại diện Bưu điện tỉnh và đơn vị quản lý sử dụng (QLSD), Bên B gồm đại diện Công ty Cổ phần ABC và đơn vị lắp đặt. Biên bản được lập ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt, chạy thử và đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật của tổng đài SDE, trước khi bàn giao chính thức cho bên A đưa vào vận hành. Thời điểm lập biên bản là khi tất cả các hạng mục trong hợp đồng đã hoàn tất và đạt yêu cầu chất lượng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi số hiệu văn bản theo quy tắc: Số....../năm/NTBG/CT-ABC/, ví dụ 01/2025/NTBG/CT-ABC. Điền số thứ tự và năm hiện tại.
2. Địa điểm, ngày tháng: Ghi rõ địa danh (ví dụ Hà Nội) và ngày, tháng, năm lập biên bản. Ngày tháng phải trùng với thời điểm hai bên ký kết.
3. Công trình và hạng mục: Ghi tên công trình là "Mạng viễn thông nội tỉnh" kèm tên tỉnh. Hạng mục ghi rõ "Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ... số". Điền dung lượng tổng đài (ví dụ 500 số) và tên trạm cũ, trạm mới.
4. Đơn vị và hợp đồng: Ghi tên Bưu điện tỉnh cụ thể (ví dụ Bưu điện tỉnh Hà Nam). Số hợp đồng và ngày ký phải khớp với hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên.
5. Thông tin đại diện các bên: Điền họ tên, chức vụ của từng người tham gia. Bên A gồm đại diện Bưu điện tỉnh và đơn vị QLSD. Bên B gồm Tổng Giám đốc và Phụ trách lắp đặt. Mỗi người ký và ghi rõ họ tên ở cuối biên bản.
6. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế. Đảm bảo thời gian này phù hợp với tiến độ trong hợp đồng và biên bản nghiệm thu từng phần.
7. Khối lượng công việc: Mô tả chi tiết các công việc đã làm: tháo dỡ thiết bị tại trạm cũ, di chuyển, lắp đặt tại trạm mới, và làm phần mềm (khai báo khối điều khiển, số thuê bao). Ghi rõ số lượng thiết bị và tên trạm.
8. Kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật: Điền kết quả kiểm tra từng mục trong bảng. Đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt" vào cột tương ứng. Với mục 1.6.1 (điện áp tĩnh acqui), ghi giá trị đo thực tế vào các ô b01 đến b24. Nếu không có thiết bị (ví dụ máy nổ), bỏ qua hoặc ghi "Không áp dụng".
9. Kết luận chung: Xác nhận tổng đài đã lắp đặt đúng tiến độ, đạt yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ và vệ sinh công nghiệp. Ghi rõ không còn tồn tại gì và hai bên thống nhất bàn giao.
10. Số bản và ký tên: Ghi số bản lập (thường là 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản). Cuối biên bản, đại diện các bên ký tên, đóng dấu (nếu có) và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay sau khi hoàn thành thi công và chạy thử, không để quá lâu sau khi bàn giao thực tế.
• Tất cả các thông tin về số hợp đồng, tên công trình, dung lượng tổng đài phải khớp chính xác với hợp đồng và các tài liệu liên quan.
• Phần kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật cần được thực hiện bởi kỹ thuật viên có chuyên môn, ghi kết quả đo cụ thể (ví dụ điện áp acqui) để làm căn cứ nghiệm thu.
• Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của tất cả đại diện các bên (Bên A, Bên B, Bên QLSD, Bên lắp đặt). Thiếu chữ ký sẽ làm biên bản không có hiệu lực pháp lý.
• Lưu giữ biên bản gốc tại phòng hành chính hoặc phòng dự án, sao gửi cho các bên liên quan để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến không khớp với hồ sơ gốc, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Bỏ sót thông tin về dung lượng tổng đài hoặc tên trạm cũ/trạm mới, làm biên bản thiếu tính chính xác.
• Không điền đầy đủ kết quả kiểm tra kỹ thuật, đặc biệt là các giá trị đo điện áp acqui, dẫn đến không đánh giá được chất lượng thiết bị.
• Nhầm lẫn giữa các bên ký (ví dụ đại diện Bên A ký vào phần Bên B), gây sai sót về mặt pháp lý.
• Điền ngày tháng không thống nhất giữa các phần (ngày lập biên bản khác với ngày hoàn thành thi công), làm mất tính logic của tài liệu.
• Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu của một trong các bên, khiến biên bản không được công nhận trong quá trình thanh quyết toán.