Hướng dẫn đạt đến thỏa thuận và ký hợp đồng bán hàng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Đạt đến thỏa thuận và ký hợp đồng" là tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ dành cho nhân viên kinh doanh trong quá trình chốt giao dịch. Mục đích chính của tài liệu này là cung cấp một quy trình chuẩn để nhân viên có thể gút bán hàng thành công, từ việc lựa chọn hình thức gút phù hợp cho đến khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng. Tài liệu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khởi thảo hợp đồng đúng cách, đặc biệt khi làm việc với đối tác nước ngoài, nhằm bảo vệ quyền lợi và tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này được sử dụng bởi tất cả nhân viên kinh doanh, trưởng nhóm kinh doanh và những người tham gia trực tiếp vào quá trình đàm phán với khách hàng. Thời điểm áp dụng là khi quá trình thương lượng đã đi đến giai đoạn cuối, khách hàng đã thể hiện sự quan tâm rõ rệt và sẵn sàng đi đến quyết định mua hàng. Cụ thể, nhân viên cần tham khảo tài liệu này ngay trước buổi gặp chốt sale, trong khi soạn thảo hợp đồng, và trước khi tổ chức lễ ký kết chính thức. Đối với các giao dịch phức tạp hoặc có yếu tố nước ngoài, tài liệu này càng trở nên quan trọng để đảm bảo mọi điều khoản được thống nhất chặt chẽ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Hình thức gút lại bán hàng: Nhân viên cần chọn một trong năm hình thức gút phù hợp với tình huống thực tế: gút bán hàng ngay (yêu cầu khách đặt cọc ngay), gút hứa hẹn mua hàng (khách hẹn thanh toán sau), gút đưa ra sự lựa chọn khác (đề xuất phương án thay thế), gút mua hàng theo thời hạn (áp dụng ưu đãi có thời hạn), hoặc gút ngầm (mặc nhiên coi như đã đồng ý). Hãy đánh dấu vào ô tương ứng với chiến thuật bạn sẽ áp dụng.
2. Khởi thảo hợp đồng: Trước khi soạn thảo, cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung đàm phán, xác nhận những điểm đã thống nhất và những điểm chưa thống nhất. Nếu còn vấn đề chưa rõ, cần bàn bạc thỏa hiệp lần cuối. Khi mọi thứ đã rõ ràng, hai bên phát tín hiệu kết thúc thương lượng và tiến hành soạn thảo hợp đồng.
3. Quyền khởi thảo hợp đồng (với đối tác nước ngoài): Nếu làm ăn với đối tác nước ngoài, người bán nên giành quyền khởi thảo hợp đồng. Lợi ích bao gồm: đảm bảo hợp đồng phù hợp với pháp luật nước mình, chủ động trong quá trình thương lượng, tránh bị đối tác cài bẫy hoặc "phục bút" gây bất lợi.
4. Kỹ thuật thảo luận hợp đồng: Khi soạn thảo, câu văn phải sáng tỏ, dùng từ chuẩn xác để tránh hiểu nhầm. Nếu dùng ngoại ngữ, hai bên phải cùng xác nhận hàm nghĩa của từng thuật ngữ. Các điều khoản phải dùng từ nhất quán, cùng một sự kiện chỉ dùng một thuật ngữ duy nhất. Các quy định liên quan đến nhau phải đảm bảo tính thống nhất và không mâu thuẫn.
5. Kiểm tra và ký kết: Sau khi hợp đồng được thảo xong, hai bên kiểm tra lại toàn bộ chi tiết, sửa đổi bổ sung về trách nhiệm và quyền lợi. Khi mọi điều khoản đã hoàn chỉnh, đại diện đứng đầu hai bên tiến hành ký kết trong buổi lễ trang trọng. Nhân viên cần lưu giữ bản gốc và bản sao hợp đồng đã ký đầy đủ chữ ký và con dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Luôn ưu tiên giành quyền khởi thảo hợp đồng khi làm việc với đối tác nước ngoài, vì điều này giúp bạn chủ động về mặt pháp lý và thương lượng.
• Không bao giờ ký hợp đồng khi còn bất kỳ điều khoản nào chưa được làm rõ hoặc còn nghi ngờ. Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết.
• Sử dụng từ ngữ nhất quán trong toàn bộ hợp đồng: cùng một khái niệm chỉ dùng một thuật ngữ duy nhất để tránh hiểu lầm về sau.
• Khi gút bán hàng, cần linh hoạt lựa chọn hình thức gút phù hợp với tâm lý và hành vi của từng khách hàng, không áp dụng cứng nhắc một phương pháp.
• Trước buổi ký kết chính thức, hãy tổ chức một buổi họp cuối cùng để rà soát lại toàn bộ nội dung hợp đồng với sự tham gia của bộ phận pháp chế (nếu có).

Lỗi thường gặp

• Nhân viên thường bỏ qua bước kiểm tra lại nội dung đàm phán trước khi khởi thảo hợp đồng, dẫn đến việc hợp đồng thiếu hoặc sai các điều khoản đã thống nhất.
• Nhiều người mắc lỗi sử dụng từ ngữ mơ hồ, chung chung trong hợp đồng, gây khó khăn khi cần giải quyết tranh chấp về sau.
• Khi làm việc với đối tác nước ngoài, nhân viên thường để đối tác khởi thảo hợp đồng, dẫn đến việc bị động và có thể bị cài những điều khoản bất lợi.
• Lỗi phổ biến khác là không kiểm tra tính thống nhất giữa các điều khoản có liên quan, dẫn đến mâu thuẫn nội bộ trong hợp đồng.
• Nhiều nhân viên vội vàng ký hợp đồng ngay sau khi soạn thảo mà không dành thời gian đọc lại toàn bộ văn bản, dẫn đến bỏ sót lỗi chính tả hoặc sai sót về số liệu, ngày tháng.