Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "22 Quy trình phân phối" được thiết kế nhằm chuẩn hóa toàn bộ hoạt động tìm kiếm, thiết lập kênh phân phối mới và quản lý quá trình phân phối hàng hóa đến các đại lý. Tài liệu này giúp nhân viên kinh doanh và các bộ phận liên quan hiểu rõ trình tự các bước thực hiện, từ khâu tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựng chính sách bán hàng, ký kết hợp đồng nguyên tắc, cho đến khi giao hàng và theo dõi sau bán. Việc áp dụng đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng kênh phân phối, đảm bảo tính nhất quán trong giao dịch và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi nhiều đối tượng trong công ty, bao gồm Nhân viên kinh doanh (NVKD), Trưởng phòng/Phó phòng kinh doanh (TP/PP KD), Giám đốc Trung tâm (GĐTT), Kế toán công nợ (KTCN), Kế toán hóa đơn (KTHĐ) và Nhân viên triển khai (NVTK). NVKD là người khởi tạo quy trình khi bắt đầu tìm kiếm khách hàng mới hoặc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng hiện tại. TP/PP KD tham gia xác nhận thông tin và xây dựng chính sách. GĐTT thực hiện phê duyệt hồ sơ và ký kết hợp đồng. KTCN và KTHĐ tham gia ở giai đoạn kiểm tra công nợ và xuất hóa đơn. NVTK chịu trách nhiệm giao hàng. Quy trình được thực hiện liên tục trong suốt quá trình thiết lập và vận hành kênh phân phối.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bước 1: Tìm kiếm và thiết lập kênh phân phối – NVKD ghi nhận thông tin khách hàng mới từ các mối quan hệ cá nhân hoặc giao dịch cũ. Sau đó, cần tìm hiểu và xác nhận các thông tin cơ bản như khả năng thanh toán, mức độ tiêu thụ và độ uy tín trước khi giao dịch chính thức. Kết quả là hồ sơ thông tin khách hàng được xác nhận.
2. Bước 2: Phân loại khách hàng và xây dựng chính sách bán hàng – NVKD phân tích, đánh giá khách hàng về tài chính, doanh số, độ trung thành và tiềm năng phát triển. Sau đó phân loại khách hàng tiềm năng và cùng TP/PP KD xây dựng chính sách bán hàng phù hợp cho từng đối tượng.
3. Bước 3: Xem xét và phê duyệt – GĐTT kiểm tra thủ tục hành chính (đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy tờ ủy quyền) và khả năng kinh doanh (khả năng tiêu thụ, tài chính, độ tin cậy). Hồ sơ khách hàng chỉ được phê duyệt khi đáp ứng đủ các yêu cầu.
4. Bước 4: Thông báo chính sách và ký HĐNT – TP/PP KD và NVKD thông báo các chính sách dành cho khách hàng (điều kiện thanh toán, hỗ trợ bán hàng, đào tạo, khuyến mại, giá cả). GĐTT hoặc người được ủy quyền thực hiện ký kết Hợp đồng nguyên tắc.
5. Bước 5: Thực hiện bán hàng – NVKD thu thập và cập nhật hồ sơ khách hàng vào danh sách chung của bộ phận, sau đó triển khai công việc bán hàng và lưu trữ hồ sơ giao dịch.
6. Bước 1 (Quá trình phân phối): Tiếp nhận và xử lý yêu cầu – NVKD nhận yêu cầu từ khách hàng qua điện thoại, email hoặc gặp gỡ. Xem xét khả năng đáp ứng về chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng. Xác định nguồn gốc khách hàng để báo giá phù hợp và kiểm tra công nợ trước khi tiến hành.
7. Bước 2: Lập phiếu yêu cầu triển khai – NVKD lập phiếu yêu cầu triển khai đầy đủ, chính xác và chuyển cho kế toán hóa đơn trung tâm. Nếu cần lưu chuyển hàng hóa giữa các kho, lập thêm phiếu yêu cầu xuất chuyển kho nội bộ.
8. Bước 3: Kiểm tra và giải quyết công nợ – KTCN, NVKD và KTHĐ cùng kiểm tra tình trạng công nợ, ký xác nhận vào phiếu YCTK. Đối với khách hàng tồn đọng công nợ, KTCN xử lý trong phạm vi quyền hạn hoặc có bảo lãnh của GĐTT.
9. Bước 4: Xuất hóa đơn và giao hàng – KTHĐ TT nhận phiếu YCTK và viết hóa đơn, KTHĐ Kho xuất hóa đơn tại kho, NVTK nhận hàng và giao cho khách hàng theo yêu cầu.
10. Bước 5: Theo dõi sau triển khai – NVKD theo dõi tình hình triển khai và thanh toán của khách hàng để hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

Lưu ý quan trọng

• Luôn xác nhận thông tin khách hàng trước khi chính thức giao dịch để tránh rủi ro về thanh toán và uy tín.
• Chính sách bán hàng phải được xây dựng phù hợp với từng đối tượng khách hàng sau khi đã phân tích kỹ lưỡng.
• Hồ sơ khách hàng chỉ được phê duyệt khi đáp ứng đầy đủ cả thủ tục hành chính và khả năng kinh doanh.
• Kiểm tra công nợ khách hàng trước khi lập phiếu yêu cầu triển khai để tránh phát sinh nợ xấu.
• Phiếu yêu cầu triển khai phải được lập đầy đủ và chính xác, chuyển kịp thời cho kế toán hóa đơn để đảm bảo tiến độ giao hàng.
• Mọi trường hợp ngoại lệ về công nợ cần được xử lý theo đúng quy định của công ty hoặc có sự bảo lãnh của Giám đốc Trung tâm.

Lỗi thường gặp

• Không xác nhận đầy đủ thông tin khách hàng trước khi giao dịch, dẫn đến giao hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán.
• Phân loại khách hàng sai dẫn đến áp dụng chính sách bán hàng không phù hợp, gây mất khách hàng tiềm năng hoặc thiệt hại doanh thu.
• Bỏ qua bước kiểm tra công nợ, dẫn đến xuất hàng cho khách hàng đang nợ đọng, gây rủi ro tài chính cho công ty.
• Lập phiếu yêu cầu triển khai thiếu thông tin hoặc sai sót, khiến kế toán hóa đơn không thể xử lý kịp thời, làm chậm tiến độ giao hàng.
• Không cập nhật hồ sơ khách hàng vào danh sách chung của bộ phận, gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi sau này.
• Thiếu theo dõi sau triển khai, dẫn đến không hỗ trợ kịp thời các vấn đề phát sinh, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.