Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu xử lý sự cố UCTT

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố, ứng cứu thông tin viễn thông (UCTT) là văn bản pháp lý quan trọng, được sử dụng để ghi nhận toàn bộ quá trình xử lý sự cố của Công ty Cổ phần ABC (CT-ABC) cho khách hàng hoặc đơn vị quản lý sử dụng thiết bị. Mục đích chính của biên bản là xác nhận nguyên nhân sự cố, các nội dung đã xử lý, thiết bị thay thế, tình trạng thiết bị sau xử lý, và làm cơ sở để hai bên thanh quyết toán chi phí ứng cứu. Đây là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp (nếu có) và là tài liệu lưu trữ bắt buộc trong quy trình quản lý bảo dưỡng ứng cứu của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên cùng lập: Bên A là Công ty Cổ phần ABC (đơn vị cung cấp dịch vụ ứng cứu) và Bên B là đơn vị yêu cầu ứng cứu (khách hàng hoặc đơn vị quản lý sử dụng thiết bị). Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi kết thúc quá trình xử lý sự cố, tại hiện trường nơi lắp đặt thiết bị. Các thành phần tham gia ký gồm: Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) và Kỹ sư viễn thông của CT-ABC; đại diện bên quản lý sử dụng thiết bị (tối thiểu 1-3 người). Nhân viên kỹ thuật trực tiếp xử lý sự cố là người chịu trách nhiệm điền các nội dung chuyên môn vào biên bản.

Hướng dẫn điền từng mục

Số hiệu văn bản: Điền số /năm/KTXL/CT-ABC, ví dụ: 01/2025/KTXL/CT-ABC. Số được đánh theo thứ tự tăng dần trong năm.
Địa danh, ngày tháng: Ghi địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội), sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại.
Theo đề nghị của: Ghi tên đơn vị yêu cầu ứng cứu (ví dụ: Công ty Viễn thông A).
Thiết bị và trạm: Ghi rõ tên thiết bị gặp sự cố (ví dụ: Tổng đài NGN) và tên trạm (ví dụ: Trạm viễn thông B).
Căn cứ yêu cầu: Đánh dấu "q" vào ô phù hợp: Công văn (ghi số, ngày) hoặc Điện thoại (ghi họ tên, chức vụ người báo, thời gian báo).
Địa điểm lập biên bản: Ghi địa chỉ cụ thể nơi tiến hành kiểm tra (ví dụ: Phòng kỹ thuật, tầng 2, tòa nhà X).
Đại diện hai bên: Ghi họ tên, chức vụ của từng người tham gia. Bên CT-ABC bắt buộc có Tổng Giám đốc và Kỹ sư viễn thông. Bên kia ghi tên đơn vị và danh sách đại diện.
Mục I - Nguyên nhân và hiện tượng: Mô tả chi tiết dấu hiệu sự cố (mất tín hiệu, nhiễu, chập chờn...) và nguyên nhân xác định được (sét đánh, quá tải, lỗi phần mềm...).
Mục II - Nội dung xử lý: Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc xử lý (theo định dạng giờ/ngày/tháng/năm). Phương tiện xử lý: ghi rõ dùng ô tô, xe máy, thiết bị đo kiểm nào. Mô tả các bước kỹ thuật đã thực hiện.
Bảng thiết bị thay thế (mục a): Điền STT, tên thiết bị/vật tư, mã số, đơn vị tính (cái, bộ...), số lượng, tình trạng kỹ thuật khi bàn giao (mới 100%, đã qua sử dụng còn tốt...).
Bảng thiết bị hỏng (mục b): Ghi tên thiết bị hỏng, mã số, đơn vị tính, số lượng. Cột "Ghi chú" ghi rõ CT-ABC nhận về sửa chữa hay không nhận.
Mục III - Tình trạng sau xử lý: Xác nhận thiết bị đã hoạt động ổn định, thông tin liên lạc thông suốt, hoặc nêu rõ tình trạng còn tồn tại (nếu có).
Mục IV - Ý kiến: Ghi ý kiến của bên quản lý sử dụng (hài lòng/không hài lòng, đề xuất bổ sung...). Phần cam kết thanh toán đã được in sẵn, chỉ cần đọc và xác nhận.
Ký tên và đóng dấu: Bốn bên ký gồm: Đại diện CT-ABC (Tổng Giám đốc), Đại diện bên QLSD, Cán bộ kỹ thuật CT-ABC, Đại diện bên QLSD (ký thứ hai). Tất cả ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

Biên bản được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Tuyệt đối không làm mất hoặc sửa chữa sau khi đã ký.
Phần số hiệu văn bản phải thống nhất với hệ thống quản lý văn bản của công ty. Không được tự ý đánh số trùng hoặc sai quy tắc.
Thông tin về thiết bị, mã số, số lượng phải được kiểm tra kỹ lưỡng, khớp với thực tế và phiếu xuất kho (nếu có). Sai sót ở phần này có thể dẫn đến tranh chấp thanh toán.
Chỉ ký tên khi tất cả các mục đã được điền đầy đủ, không để trống. Nếu mục nào không có nội dung thì gạch chéo hoặc ghi "không".
Chữ ký phải là chữ ký tươi, đúng người được phân công. Không ký thay, ký nháy hoặc ký bằng bút chì. Đóng dấu phải rõ ràng, đúng vị trí.

Lỗi thường gặp

Quên điền số hiệu văn bản hoặc điền sai định dạng (ví dụ: thiếu năm, thiếu chữ "KTXL"). Lỗi này khiến biên bản không có giá trị lưu trữ và khó tra cứu sau này.
Ghi thiếu thông tin ở phần "Theo đề nghị của" hoặc "Căn cứ yêu cầu". Nhiều người chỉ đánh dấu "q" mà không ghi số công văn hoặc họ tên người báo, gây khó khăn khi đối chiếu.
Nhầm lẫn giữa bảng thiết bị thay thế (mục a) và bảng thiết bị hỏng (mục b). Thiết bị thay thế là của CT-ABC giao cho khách; thiết bị hỏng là của khách được xác định sau xử lý. Ghi nhầm sẽ sai bản chất nghiệp vụ.
Không ghi tình trạng kỹ thuật khi bàn giao ở cột 6 của bảng a. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm bảo hành sau này.
Bỏ sót chữ ký của một trong bốn bên, đặc biệt là chữ ký của Cán bộ kỹ thuật CT-ABC. Biên bản thiếu chữ ký sẽ không hợp lệ về mặt pháp lý.
Viết tắt không đúng quy định hoặc dùng bút xóa, tẩy trên biên bản. Nếu sai phải lập lại biên bản mới, không được tẩy xóa.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

^{___________________________}

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{________________________}

……………, Ngày tháng năm ……

BIÊN BẢN KIỂM TRA NGHIỆM THU

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

-Theo đề nghị của ............................................................................................................

việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị .........................................................

thuộc trạm .............................................................................................................. theo:

qCông văn (Số ............/........... ngày ... tháng .... năm ….)

q Điện thoại (Do ông/bà....................................... Chức vụ ..............................................

báo cho ông ............................................................. Chức vụ ..............................................

vào hồi …...... h …..... ngày ...... tháng ….... năm 2004 ).

Hôm nay, tại ................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

1. Ông: Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Ông: ...................................................................... Chức vụ: Kỹ sư viễn thông

ĐẠI DIỆN:..............................................................................................................................

1. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

2. Ông (Bà):.............................................................. Chức vụ: ............................................

3. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

Cùng tiến hành kiểm tra xử lý sự cố thiết bị ............................................. như sau:

Địa điểm lắp đặt thiết bị: .........................................................................................................

I. NGUYÊN NHÂN VÀ HIỆN TƯỢNG CỦA SỰ CỐ:

..................................................................................................................................................................................................

II. NỘI DUNG XỬ LÝ CỦA CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-IN:

1.Thời gian CT-ABC lên xử lý: ......... giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

2.Thời gian kết thúc xử lý: .............giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

3.Phương tiện xử lý: .............................................................................................................

Xử lý của cán bộ kỹ thuật CT-ABC: .......................................................................................

..................................................................................................................................................

4.Các thiết bị, vật tư thay thế cho thiết bị:

a, Thiết vị, vật tư thay thế của CT-ABC giao cho ............................................................ :

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	TÌNH TRẠNG KỸ THUẬT KHI BÀN GIAO
1
2
3
4
5
6

b, Thiết bị vật tư hỏng của ................................................. được xác định sau quá trình xử lý ứng cứu thông tin:

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	GHI CHÚ (CT-IN nhận/không nhận về để sửa chữa)
1
2
3
4
5

III. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ SAU XỬ LÝ:

..................................................................................................................................................

IV. Ý KIẾN ........................................................................................ :

..................................................................................................................................................

Bên Có trách nhiệm thanh quyết toán các khoản công tác ứng cứu thông tin, sửa chữa theo bảng kê chi phí ứng cứu thông tin cho CT-ABC theo quy định ban hành của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam.

Hai bên cùng nhất trí với biên bản này.

Biên bản này được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu xử lý sự cố UCTT

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Ai điền và khi nào

Hướng dẫn điền từng mục

Lưu ý quan trọng

Lỗi thường gặp

Nội dung biểu mẫu

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CT-ABC

Tổng Giám đốc

ĐẠI DIỆN ………………………….

CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-ABC

(Ghi rõ họ tên & ký)

ĐẠI DIỆN BÊN QLSD