Hướng dẫn điền biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố" được Công ty Cổ phần ABC ban hành nhằm ghi nhận toàn bộ quá trình ứng cứu thông tin viễn thông khi xảy ra sự cố tại trạm hoặc thiết bị của khách hàng. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác nhận việc đội kỹ thuật đã thực hiện xử lý, thay thế thiết bị, vật tư và bàn giao lại hệ thống vận hành ổn định. Đồng thời, tài liệu này giúp hai bên (Công ty ABC và đối tác) thống nhất nguyên nhân, hiện tượng sự cố, khối lượng công việc đã làm và tình trạng thiết bị sau xử lý. Đây là biểu mẫu quan trọng trong quy trình quản lý bảo dưỡng ứng cứu, phục vụ thanh quyết toán và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện Công ty Cổ phần ABC (thường là Tổng Giám đốc và Kỹ sư viễn thông) phối hợp với đại diện bên yêu cầu ứng cứu (khách hàng hoặc đối tác) cùng lập. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn tất quá trình xử lý sự cố, kiểm tra và nghiệm thu tại hiện trường. Nhân viên kỹ thuật trực tiếp xử lý sự cố có trách nhiệm ghi chép đầy đủ thông tin vào các mục tương ứng, sau đó trình ký xác nhận. Biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu và lưu hồ sơ.

Hướng dẫn điền từng mục

Số hiệu văn bản: Điền số thứ tự theo quy tắc: Số .../năm/KTXL/CT-ABC. Ví dụ: 001/2025/KTXL/CT-ABC. Số này do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp.
Địa danh, ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại. Ngày tháng phải thống nhất với thời gian kết thúc xử lý.
Theo đề nghị của: Ghi tên tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu ứng cứu. Ví dụ: "Công ty Viễn thông XYZ".
Việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị: Ghi tên thiết bị gặp sự cố, ví dụ: "Tổng đài Alcatel 1000E10".
Thuộc trạm: Ghi tên trạm viễn thông nơi lắp đặt thiết bị, ví dụ: "Trạm viễn thông Hoàn Kiếm".
Công văn / Điện thoại: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng. Nếu yêu cầu bằng công văn, ghi số, ngày tháng. Nếu bằng điện thoại, ghi họ tên, chức vụ người báo và người nhận, thời gian báo.
Hôm nay, tại: Ghi địa điểm cụ thể tiến hành kiểm tra, ví dụ: "Phòng máy tầng 2, số 123 đường Láng".
Đại diện Công ty Cổ phần ABC: Dòng 1 mặc định là Tổng Giám đốc (điền họ tên). Dòng 2 điền họ tên Kỹ sư viễn thông phụ trách xử lý.
Đại diện bên yêu cầu: Ghi tên tổ chức (ví dụ: Công ty Viễn thông XYZ). Sau đó ghi họ tên, chức vụ của hai người đại diện bên đó.
Địa điểm lắp đặt thiết bị: Ghi rõ vị trí thực tế của thiết bị trong trạm, ví dụ: "Tủ rack số 3, hàng A".
I. Nguyên nhân và hiện tượng của sự cố: Mô tả chi tiết dấu hiệu nhận biết (mất tín hiệu, báo lỗi, chập chờn...) và nguyên nhân gây ra (sét đánh, quá tải, lỗi phần mềm...).
II. Nội dung xử lý: Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc xử lý. Phương tiện xử lý (dụng cụ, máy đo). Mô tả các bước kỹ thuật đã thực hiện. Phần thiết bị thay thế: kẻ bảng, ghi rõ STT, tên thiết bị, mã số, đơn vị tính, số lượng, tình trạng kỹ thuật khi bàn giao. Phần thiết bị hỏng: ghi tên thiết bị hỏng, mã số, số lượng và ghi chú "CT-IN nhận về sửa chữa" hoặc "không nhận".
III. Tình trạng thiết bị sau xử lý: Xác nhận thiết bị đã hoạt động ổn định, thông số đạt yêu cầu kỹ thuật, không còn cảnh báo lỗi.
IV. Ý kiến: Ghi ý kiến của bên yêu cầu về chất lượng xử lý, đề xuất bổ sung nếu có. Nếu không có ý kiến, ghi "Nhất trí với nội dung biên bản".
Trưởng nhóm ứng cứu: Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

Biên bản phải được lập ngay tại hiện trường sau khi kết thúc xử lý, không được viết lại sau đó từ trí nhớ.
Tất cả các thông tin về thiết bị thay thế và thiết bị hỏng phải được kiểm đếm chính xác, có xác nhận của cả hai bên.
Phần mô tả nguyên nhân và hiện tượng sự cố cần chi tiết, khách quan, tránh suy diễn chủ quan.
Thời gian xử lý phải được ghi chính xác đến từng phút, làm căn cứ tính thời gian ứng cứu theo cam kết dịch vụ.
Biên bản phải được đại diện hai bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) trước khi rời khỏi hiện trường.
Mỗi bên giữ một bản gốc, bản sao lưu tại phòng kỹ thuật của Công ty ABC.

Lỗi thường gặp

Không điền số hiệu văn bản hoặc điền sai quy tắc, gây khó khăn khi tra cứu hồ sơ sau này.
Ghi thiếu thông tin về thiết bị thay thế (mã số, số lượng, tình trạng kỹ thuật) dẫn đến tranh chấp khi bàn giao.
Mô tả nguyên nhân sự cố quá chung chung, không đủ căn cứ để phân tích và phòng ngừa tái diễn.
Không ghi thời gian bắt đầu và kết thúc xử lý, hoặc ghi không khớp với thực tế.
Bỏ sót chữ ký của một trong các bên, làm biên bản mất giá trị pháp lý.
Viết tay không rõ ràng, tẩy xóa nhiều chỗ, gây khó đọc và dễ bị khiếu nại.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

^{___________________________}

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{________________________}

……………, Ngày tháng năm ……

BIÊN BẢN KIỂM TRA NGHIỆM THU

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

-Theo đề nghị của ............................................................................................................

việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị .........................................................

thuộc trạm .............................................................................................................. theo:

qCông văn (Số ............/........... ngày ... tháng .... năm ….)

q Điện thoại (Do ông/bà....................................... Chức vụ ..............................................

báo cho ông ............................................................. Chức vụ ..............................................

vào hồi …...... h …..... ngày ...... tháng ….... năm 2004 ).

Hôm nay, tại ................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

1. Ông: Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Ông: ...................................................................... Chức vụ: Kỹ sư viễn thông

ĐẠI DIỆN:..............................................................................................................................

1. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

2. Ông (Bà):.............................................................. Chức vụ: ............................................

Cùng tiến hành kiểm tra xử lý sự cố thiết bị ............................................. như sau:

Địa điểm lắp đặt thiết bị: .........................................................................................................

I. NGUYÊN NHÂN VÀ HIỆN TƯỢNG CỦA SỰ CỐ:

..................................................................................................................................................................................................

II. NỘI DUNG XỬ LÝ CỦA CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-IN:

1.Thời gian CT-ABC lên xử lý: ......... giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

2.Thời gian kết thúc xử lý: .............giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

3.Phương tiện xử lý: .............................................................................................................

Xử lý của cán bộ kỹ thuật CT-ABC: .......................................................................................

..................................................................................................................................................

4.Các thiết bị, vật tư thay thế cho thiết bị:

a, Thiết vị, vật tư thay thế của CT-ABC giao cho ............................................................ :

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	TÌNH TRẠNG KỸ THUẬT KHI BÀN GIAO
1
2
3
4
5
6

b, Thiết bị vật tư hỏng của ................................................. được xác định sau quá trình xử lý ứng cứu thông tin:

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	GHI CHÚ (CT-IN nhận/không nhận về để sửa chữa)
1
2
3
4
5

III. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ SAU XỬ LÝ:

..................................................................................................................................................

IV. Ý KIẾN ........................................................................................ :

..................................................................................................................................................

TRƯỞNG NHÓM ỨNG CỨU

(Ký, ghi rõ họ tên)