Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản bàn giao vật tư thiết bị hỏng sửa chữa" được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao các vật tư, thiết bị, card đã bị hỏng từ đơn vị quản lý sử dụng (bên giao) cho CT-ABC (bên nhận) để tiến hành sửa chữa. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác định số lượng, chủng loại vật tư hỏng cần sửa, đồng thời làm cơ sở cho việc thanh toán chi phí sửa chữa sau này theo quy định của Tập đoàn. Việc lập biên bản giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giữa hai bên trong quá trình bàn giao và nhận lại thiết bị sau sửa chữa.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện của cả hai bên (bên giao và bên nhận) cùng phối hợp lập và ký. Bên giao thường là cán bộ kỹ thuật hoặc nhân viên quản lý kho, thiết bị của đơn vị quản lý sử dụng. Bên nhận là đại diện của CT-ABC, thường là nhân viên kỹ thuật hoặc bộ phận tiếp nhận sửa chữa. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao thực tế vật tư, thiết bị hỏng, sau khi nhóm cán bộ kỹ thuật CT-ABC đã kiểm tra và xác nhận tình trạng hỏng của thiết bị trong quá trình duy tu bảo dưỡng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề công ty và số văn bản: Điền tên công ty chủ quản vào dòng đầu tiên. Ở dòng "Số: ..../năm/BBBG/CT-ABC/Ctelecom", điền số thứ tự biên bản, năm hiện tại và mã đơn vị phù hợp.
2. Địa điểm và thời gian: Ghi rõ địa điểm diễn ra việc bàn giao (ví dụ: tại kho vật tư, trạm BTS số...). Ở dòng "Ngày... tháng... năm...", điền ngày tháng năm lập biên bản.
3. Thông tin bên giao: Ghi tên đơn vị bên giao (ví dụ: Trung tâm Viễn thông A). Sau đó, liệt kê họ tên và chức vụ của tối đa 2 người đại diện bên giao.
4. Thông tin bên nhận: Ghi tên đơn vị bên nhận (thường là CT-ABC). Liệt kê họ tên và chức vụ của tối đa 2 người đại diện bên nhận.
5. Bảng danh sách vật tư hỏng (các cột từ 1 đến 6): Điền chi tiết từng vật tư, card hỏng. Cột 1 (STT): đánh số thứ tự. Cột 2 (Hạng mục): ghi rõ tên vật tư, card, thuộc thiết bị gì, trạm, tuyến nào. Cột 3 (Số hiệu): ghi số hiệu hoặc mã sản phẩm của vật tư. Cột 4 (Người kiểm tra): người kiểm tra ký và ghi rõ họ tên. Cột 5 (Đơn vị quản lý sử dụng): ghi tên đơn vị đang quản lý thiết bị đó. Cột 6: để trống hoặc ghi ghi chú nếu cần.
6. Phần kết luận và cam kết: Điền tên đơn vị sở hữu các card hỏng vào chỗ trống thứ nhất. Điền tên đơn vị sẽ thanh toán chi phí sửa chữa vào chỗ trống thứ hai (thường là bên giao).
7. Chữ ký đại diện hai bên: Đại diện bên giao và bên nhận ký, ghi rõ họ tên vào ô tương ứng ở cuối biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Đảm bảo tất cả các bản đều có chữ ký đầy đủ.
• Thông tin trong bảng danh sách vật tư hỏng phải được ghi chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa. Mỗi vật tư phải được mô tả chi tiết để tránh nhầm lẫn.
• Người kiểm tra phải là cán bộ kỹ thuật có thẩm quyền, đã trực tiếp kiểm tra và xác nhận tình trạng hỏng của thiết bị. Chữ ký tại cột 4 là bắt buộc.
• Phần địa điểm và thời gian phải khớp với thực tế bàn giao. Không điền ngày tháng trước hoặc sau khi bàn giao.
• Chi phí sửa chữa sẽ được thanh toán theo quy định của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Cần tham khảo văn bản quy định hiện hành để áp dụng mức giá chính xác.

Lỗi thường gặp

• Không điền đầy đủ thông tin địa điểm, thời gian hoặc điền sai định dạng ngày tháng, dẫn đến biên bản không có hiệu lực.
• Bỏ sót chữ ký của người kiểm tra ở cột 4 trong bảng danh sách vật tư, làm mất căn cứ xác nhận tình trạng hỏng.
• Mô tả hạng mục vật tư quá sơ sài, không ghi rõ thuộc thiết bị gì, trạm nào, gây khó khăn cho việc nhận dạng và sửa chữa sau này.
• Nhầm lẫn giữa bên giao và bên nhận, dẫn đến sai sót trong phần ký kết và trách nhiệm thanh toán.
• Không ghi số bản biên bản hoặc ghi sai số hiệu văn bản, ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tra cứu sau này.