Hướng dẫn điền biểu mẫu tờ trình công ty ABC

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu tờ trình (ký hiệu số ...../2007/TT/ABC) được Công ty ABC ban hành nhằm chuẩn hóa việc trình bày các đề xuất, báo cáo hoặc kiến nghị từ các phòng ban lên cấp quản lý. Tờ trình là văn bản hành chính nội bộ quan trọng, giúp ghi nhận ý kiến, xin phê duyệt hoặc thông báo một vấn đề cụ thể. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, dễ dàng lưu trữ và tra cứu sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ cá nhân nào có nhu cầu trình bày một vấn đề lên Tổng Giám đốc Công ty thực hiện. Tờ trình được sử dụng khi cần xin ý kiến chỉ đạo, đề xuất phương án giải quyết công việc, báo cáo tình hình hoặc kiến nghị thay đổi quy trình. Thời điểm điền là trước khi gửi văn bản lên cấp trên, đảm bảo nội dung đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số tờ trình (Số:......./2007/TT/ABC): Điền số thứ tự văn bản theo quy định của phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư. Nếu chưa có số, để trống và sẽ được cấp sau khi trình ký.
2. Địa danh và ngày tháng (Hà nội, ngày...tháng...năm...): Ghi rõ địa danh là "Hà Nội", sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại bằng chữ số. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2025.
3. V/v (Về việc): Tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của tờ trình, tối đa một dòng. Ví dụ: "V/v đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng cho phòng Kế toán".
4. Nội dung (phần chính giữa): Trình bày chi tiết vấn đề cần trình. Có thể viết tay hoặc đánh máy, nêu rõ lý do, mục đích, phương án đề xuất và các thông tin liên quan. Nên chia thành các đoạn ngắn, rõ ý.
5. Nơi nhận: Ghi tên các phòng ban hoặc cá nhân nhận bản sao tờ trình (ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán). Dòng "Lưu" ghi nơi lưu trữ văn bản (ví dụ: Lưu VP, Lưu HC).
6. Ký tên (TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY): Phần này dành cho Tổng Giám đốc ký phê duyệt. Người trình không được tự ý ký vào mục này. Sau khi được phê duyệt, tờ trình mới có hiệu lực.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số hiệu văn bản và ngày tháng trước khi gửi đi, tránh nhầm lẫn giữa các tờ trình.
• Phần nội dung cần viết rõ ràng, mạch lạc, không viết tắt hoặc dùng từ ngữ khó hiểu. Nếu cần đính kèm tài liệu, ghi chú rõ ở cuối phần nội dung.
• Chỉ điền vào các ô trống có sẵn trên biểu mẫu, không tự ý thêm hoặc bỏ sót mục nào. Đặc biệt, phần "Nơi nhận" phải ghi đầy đủ để văn bản được chuyển đúng nơi.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT kiểm soát tài liệu", do đó cần được lưu trữ cẩn thận sau khi hoàn tất quy trình phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số tờ trình hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu sau này.
• Viết phần "V/v" quá dài hoặc không đúng trọng tâm, khiến người đọc khó nắm bắt nội dung chính.
• Bỏ sót mục "Nơi nhận" hoặc chỉ ghi một nơi trong khi cần gửi đến nhiều phòng ban, làm chậm quy trình xử lý.
• Người trình tự ý ký vào phần "TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY" thay vì để trống cho cấp trên phê duyệt, gây sai quy trình hành chính.