Mục đích sử dụng

Biểu mẫu số danh mục tài liệu hiện hành (ký hiệu BM.CT-IN.01.02) được thiết kế nhằm giúp Phòng Vật tư Thiết bị (VTTH) và các bộ phận liên quan thống kê, theo dõi toàn bộ tài liệu đang có hiệu lực trong công ty. Biểu mẫu này phân loại rõ ràng tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài, giúp kiểm soát phiên bản, số lượng bản sao cũng như người nhận từng tài liệu. Việc sử dụng biểu mẫu đúng cách đảm bảo mọi tài liệu đều được quản lý tập trung, tránh thất lạc hoặc sử dụng phiên bản lỗi thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng VTTH hoặc người được phân công kiểm soát tài liệu chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có tài liệu mới được ban hành, tài liệu được sửa đổi lần cuối hoặc khi rà soát định kỳ toàn bộ danh mục tài liệu hiện hành (thường theo quý hoặc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật ngay khi có sự thay đổi về số lượng bản sao hoặc người nhận tài liệu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự tăng dần cho từng dòng tài liệu trong danh mục, bắt đầu từ 1. Số thứ tự này giúp dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần.
2. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu theo đúng văn bản gốc. Ví dụ: "Quy trình kiểm soát tài liệu", "Hướng dẫn sử dụng phần mềm". Không viết tắt trừ khi tên gốc đã được viết tắt.
3. Ký hiệu: Nhập mã ký hiệu duy nhất của tài liệu, thường có dạng như BM.CT-IN.01.02 hoặc QT.SX.03. Ký hiệu này phải khớp hoàn toàn với tài liệu thực tế để tránh nhầm lẫn.
4. Số lượng: Ghi số lượng bản sao hiện có của tài liệu đó (bản in hoặc bản điện tử được quản lý). Nếu tài liệu chỉ có 1 bản gốc, ghi 1. Nếu có nhiều bản sao phát hành, ghi tổng số.
5. Người nhận: Ghi tên người hoặc bộ phận được nhận tài liệu. Ví dụ: "Nguyễn Văn A - Phòng Kỹ thuật" hoặc "Toàn bộ Phòng Sản xuất". Nếu tài liệu dùng chung, có thể ghi "Lưu hành nội bộ".
6. Ngày nhận: Ghi ngày tháng năm người nhận thực tế nhận được tài liệu. Định dạng ngày theo quy định của công ty (thường là dd/mm/yyyy). Đây là căn cứ để theo dõi thời gian phát hành.
7. Hình thức tài liệu: Ghi rõ tài liệu tồn tại dưới dạng nào: "Bản giấy", "Bản điện tử (PDF/Word)" hoặc "Cả hai". Điều này giúp quản lý phương thức lưu trữ và kiểm soát bản sao.
8. Ban hành lần: Ghi số lần ban hành của tài liệu, ví dụ "Lần 1" cho phiên bản đầu tiên, "Lần 2" cho phiên bản ban hành lại sau khi hủy bỏ hoặc thay đổi lớn.
9. Sửa đổi: Ghi số lần sửa đổi của tài liệu kể từ lần ban hành cuối. Ví dụ: "Sửa đổi 0" nếu chưa sửa, "Sửa đổi 1" nếu đã sửa một lần. Thông tin này phải khớp với lịch sử sửa đổi trên tài liệu.
10. Mới: Đánh dấu "x" hoặc "có" nếu tài liệu này mới được đưa vào danh mục lần đầu. Nếu tài liệu đã tồn tại từ trước, để trống hoặc ghi "không".

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ ký hiệu tài liệu trước khi ghi vào biểu mẫu, vì mỗi tài liệu chỉ có một ký hiệu duy nhất và không được trùng lặp.
• Phân biệt rõ ràng giữa tài liệu nội bộ (do công ty ban hành) và tài liệu bên ngoài (từ khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý) ở phần tiêu đề phía trên biểu mẫu.
• Khi cập nhật danh mục, phải ghi lại ngày cập nhật và người thực hiện vào phần ghi chú riêng (nếu có) hoặc lưu lại phiên bản cũ để đối chiếu khi cần.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ an toàn, có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, và chỉ những người có thẩm quyền mới được chỉnh sửa.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số lần ban hành và số lần sửa đổi: Nhiều người ghi "Ban hành lần 1" cho tài liệu đã sửa đổi nhiều lần, trong khi thực tế ban hành lần đầu mới là lần 1, các lần sau là sửa đổi.
• Bỏ sót cột "Người nhận" hoặc "Ngày nhận": Một số nhân viên chỉ ghi tên tài liệu và ký hiệu mà quên ghi người nhận, dẫn đến không biết tài liệu đã được phát cho ai.
• Ghi sai hình thức tài liệu: Ví dụ ghi "Bản giấy" nhưng thực tế tài liệu chỉ tồn tại dưới dạng điện tử, gây khó khăn khi kiểm tra.
• Không đánh dấu cột "Mới" cho tài liệu mới: Điều này khiến người quản lý khó phân biệt tài liệu vừa thêm với tài liệu cũ, dễ dẫn đến trùng lặp hoặc thiếu sót trong quá trình rà soát.