Hướng dẫn điền Biểu mẫu thông báo nội bộ ABC

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu thông báo nội bộ (Mẫu số: ..../2007/TB/ABC) được thiết kế để các đơn vị, phòng ban trong Công ty Cổ phần ABC chính thức thông báo các quyết định, chủ trương, kế hoạch hoặc thông tin quan trọng đến các bộ phận liên quan. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa hình thức văn bản hành chính nội bộ, đảm bảo tính thống nhất về thể thức và nội dung. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp việc truyền đạt thông tin trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và có giá trị pháp lý trong nội bộ công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các đơn vị soạn thảo (phòng ban, bộ phận) thực hiện khi có nhu cầu gửi thông báo chính thức đến một hoặc nhiều đơn vị khác trong công ty. Người soạn thảo thường là chuyên viên hoặc trưởng bộ phận được phân công. Biểu mẫu được sử dụng trong các trường hợp như: thông báo thay đổi quy trình làm việc, thông báo lịch họp, thông báo kết quả kiểm tra, thông báo điều chỉnh nhân sự, hoặc bất kỳ thông tin nào cần được ghi nhận và lưu trữ chính thức. Sau khi soạn thảo, thông báo sẽ được trình lên Lãnh đạo Công ty hoặc người có thẩm quyền ký duyệt trước khi ban hành.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên đơn vị soạn thảo: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận chủ trì soạn thảo thông báo (ví dụ: Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kỹ thuật).
2. Số:..../2007/TB/ABC: Điền số thứ tự của thông báo theo quy định của công ty. Phần "...." là số văn bản, giữ nguyên phần "/2007/TB/ABC" như mẫu.
3. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày... tháng... năm..." và điền ngày tháng năm ban hành thông báo. Ngày tháng phải được viết bằng số, đầy đủ.
4. V/v: (Trích yếu nội dung): Ghi ngắn gọn, chính xác nội dung chính của thông báo, ví dụ: "V/v điều chỉnh giờ làm việc tháng 10/2024" hoặc "V/v tổ chức đào tạo nội bộ quý IV".
5. Nội dung thông báo (phần chính): Trình bày chi tiết nội dung thông báo. Cần viết rõ ràng, mạch lạc, đánh số thứ tự nếu có nhiều mục. Phần này có thể kéo dài nhiều dòng, nhưng phải đảm bảo đúng trọng tâm của trích yếu.
6. Nơi nhận: Ghi rõ tên các đơn vị, cá nhân nhận thông báo (ví dụ: - Ban Giám đốc; - Các phòng ban; - Lưu: VT, Phòng HCNS). Dòng cuối cùng ghi "- Lưu ......" để chỉ nơi lưu trữ văn bản gốc.
7. Quyền hạn của người ký (mục 1): Tại ô cuối cùng, ghi chức danh của người ký thông báo. Có thể là "Lãnh đạo Công ty" hoặc tên phòng ban được ủy quyền ký thay. Chữ này được viết in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng đậm.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ văn bản phải được soạn thảo trên khổ giấy A4, lề trên 20mm, lề dưới 20mm, lề trái 30mm, lề phải 15mm theo quy định chung.
• Phần trích yếu (V/v) không được quá dài, tối đa 2 dòng, phải phản ánh đúng bản chất nội dung.
• Người ký phải đúng thẩm quyền theo quy định phân cấp của công ty. Nếu ký thay phải ghi rõ chữ "KT." trước chức danh.
• Mỗi thông báo chỉ được đánh một số văn bản duy nhất trong năm, không trùng lặp với các thông báo khác.
• Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu của công ty (nếu là Lãnh đạo Công ty ký) hoặc dấu của đơn vị (nếu được phép).

Lỗi thường gặp

• Quên điền số văn bản: Nhiều người soạn thảo bỏ qua hoặc điền số không đúng quy tắc, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ.
• Trích yếu quá dài hoặc chung chung: Viết "V/v thông báo" là không đạt yêu cầu. Cần cụ thể như "V/v thay đổi lịch bảo trì hệ thống tháng 11".
• Nơi nhận không đầy đủ: Chỉ ghi "Như trên" mà không liệt kê cụ thể các đơn vị, gây nhầm lẫn khi phát hành.
• Sai thể thức chữ ký: Viết tên người ký bằng chữ thường hoặc không ghi đúng chức danh theo quy định (chữ in hoa, đứng đậm, cỡ 12).
• Ngày tháng không thống nhất: Ngày ký trên văn bản khác với ngày trong phần địa danh, hoặc viết ngày tháng năm không đúng thứ tự.