Hướng dẫn điền mô tả công việc nhân viên bán hàng siêu thị

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc nhân viên bán hàng siêu thị" được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như tiêu chuẩn tuyển dụng đối với vị trí nhân viên bán hàng tại các siêu thị. Tài liệu này giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp có căn cứ rõ ràng để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc và phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Đồng thời, biểu mẫu cũng là công cụ để nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc của mình, từ đó chủ động thực hiện các nhiệm vụ như đảm bảo hàng hóa, kiểm kê, trưng bày, tư vấn khách hàng và báo cáo định kỳ. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự tại phòng kinh doanh.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do trưởng bộ phận kinh doanh hoặc quản lý siêu thị trực tiếp soạn thảo và cập nhật. Nhân viên bán hàng mới sẽ được cung cấp bản mô tả này trong quá trình hội nhập để nắm rõ công việc. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có sự thay đổi về quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức hoặc khi cần đánh giá lại hiệu suất công việc theo định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm). Đối với nhân viên cũ, biểu mẫu này được xem xét lại khi có điều chỉnh về nhiệm vụ hoặc khi chuyển đổi vị trí trong cùng bộ phận. Việc điền biểu mẫu cần được thực hiện trước khi bắt đầu tuyển dụng hoặc đào tạo để đảm bảo tính nhất quán.

Hướng dẫn điền từng mục

Thông tin chung: Ghi rõ vị trí công việc (ví dụ: Nhân viên bán hàng siêu thị), thời gian làm việc (ca, giờ cụ thể), bộ phận trực thuộc (phòng kinh doanh) và tên quản lý trực tiếp. Các thông tin này giúp xác định rõ cấp bậc và phạm vi quản lý.
Mục đích công việc: Viết ngắn gọn mục tiêu chính của vị trí, ví dụ: "Trực tiếp bán hàng tại các siêu thị, đảm bảo doanh số và sự hài lòng của khách hàng." Mục này không quá 2 câu.
Nhiệm vụ cụ thể (mục III): Liệt kê chi tiết từng nhiệm vụ theo số thứ tự từ 1 đến 17. Mỗi nhiệm vụ cần mô tả rõ hành động, tần suất và kết quả mong đợi. Ví dụ: "Nhập hàng: căn cứ vào lượng tồn và tốc độ tiêu thụ, lập bảng kê đặt hàng, chuyển giám sát duyệt, đảm bảo nhập ít nhất 1 lần/tuần."
Báo cáo (mục IV): Ghi rõ loại báo cáo (tuần, ngày, tháng), nội dung báo cáo (doanh thu, hàng tồn, số lượng khách) và thời hạn nộp. Ví dụ: "Báo cáo tuần: nộp vào thứ 2 hàng tuần về doanh thu và tình hình siêu thị."
Tiêu chuẩn (mục V): Điền đầy đủ các yêu cầu về giới tính, độ tuổi (20-27), kinh nghiệm (ít nhất 1 năm), trình độ học vấn (tốt nghiệp PTTH), kỹ năng giao tiếp và ngoại hình. Đây là căn cứ để sàng lọc hồ sơ ứng viên.

Lưu ý quan trọng

Phải đảm bảo tất cả các mục trong biểu mẫu đều được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là phần nhiệm vụ và tiêu chuẩn.
Nội dung mô tả cần cụ thể, đo lường được, tránh dùng từ chung chung như "làm việc chăm chỉ" mà thay bằng "kiểm hàng tồn mỗi tuần 1 lần".
Phần nhiệm vụ phải phản ánh đúng thực tế công việc tại siêu thị, bao gồm cả các hoạt động như trưng bày, vệ sinh, kiểm kê và báo cáo.
Tiêu chuẩn tuyển dụng cần được cập nhật theo nhu cầu thực tế, tránh đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với thị trường lao động.
Biểu mẫu này nên được xem xét và phê duyệt bởi quản lý cấp trên trước khi ban hành chính thức.

Lỗi thường gặp

Bỏ sót các mục quan trọng như thời gian làm việc hoặc quản lý trực tiếp, dẫn đến nhân viên không biết báo cáo cho ai.
Mô tả nhiệm vụ quá chung chung, không có số liệu hoặc tần suất cụ thể, gây khó khăn trong đánh giá hiệu suất.
Nhầm lẫn giữa nhiệm vụ của nhân viên bán hàng và giám sát, ví dụ như giao quyền đặt hàng mà không có sự kiểm duyệt.
Không cập nhật các yêu cầu về sản phẩm mới hoặc quy trình làm việc thay đổi, khiến biểu mẫu nhanh chóng lỗi thời.
Viết tiêu chuẩn tuyển dụng không khớp với thực tế, như yêu cầu ngoại hình quá cao nhưng công việc chủ yếu là kiểm kê và vệ sinh.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BÁN HÀNG SIÊU THỊ

I/ Thông tin chung:

Vị trí		Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Trực tiếp bán hàng tại các siêu thị./.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1. Đảm bảo hàng hoá tại bộ phận phải đầy đủ: mã, loại, quy cách...

2. Thuộc tất cả các mã hàng đang bán (cũ lẩn mới).

3. Nắm tốt các kỷ năng về sản phẩm: nguồn gốc, chất liệu, màu sắc, from sản phẩm, kiểu dáng, tính năng, bao bì, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

4. Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho giám sát bán hàng siêu thị xem và báo về công ty để đặït hằng. Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng và đảm bảo mỗi tuần nhập ít nhất là 1 lần.

5. Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.

6. Xuất Bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2 ngày/ lần.

7. Xuất Trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng , nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với giám sát bán hàng siêu thị về bảng kê xuất trả và báo cáo về công ty. Mỗi lô hàng xuất trả sẽ được quản lý kênh và bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra lại trước khi nhập kho, khi đó các lỗi hỏng hóc quá nặng (không thể sửa) nếu do bảo quản không cẩn thẩn thì nhân viên sẽ bị trừ vào tiền trách nhiệm vào mỗi tháng. Thời gian xuất trả không được quá 2 lần/ tháng.

8. Bảo Quản Hàng Hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệ sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay với giám sát bán hàng siêu thị, quản lý siêu thị khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.

9. Khi phát hiện trường hợp hàng hoá không đảm bảo chất lượng thì phải xếp lại (lập danh sách báo cáo tổng số lượng của từng loại và lý do xuất trả) và xuất trả về kho công ty.

10. Trưng Bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào bảng hướng dẫn trưng bày).

11. Vệ sinh hàng hoá: vệ sinh sản phẩm, sào, kệ, hằng ngày.

12. Giao Tiếp Khách Hàng Và Kỷ Năng Về Sản Phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như: chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng...Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn luyện.

13. Các Thông Tin Khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại siêu thị và (khách xem , thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại siêu thị. Cập nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các nhà cung cấp tại siêu thị.

14. Họp bàn giao:Từ 8h - 9h hàng ngày (Chủ nhật nghỉ) tại VP công ty. Báo cáo công việc ngày hôm trước về: khách hàng, ý kiến về hàng hóa, gặp khó khăn gì về cuộc hẹn, tiến hành như thế nào? Báo cáo danh sách khách hàng tiềm năng mới. Báo cáo các cuộc hẹn đã thực hiện được. Báo cáo công việc của ngày hôm nay.

15. Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng. Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền. Bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh.

16. Huấn luyện sản phẩm mới: Nhận sản phẩm mới và tư liệu. Nghe hướng dẫn về sản phảm mới và học thuộc lòng.

17. Tư vấn và bán hàng: Phải thuộc lòng, nắm rõ các bước làm việc như trong tài liệu huấn luyện. Thường xuyên tìm khách hàng tiềm năng và thiết lập cuộc hẹn. Tiếp cận tư vấn và bán sản phẩm.

IV/ Báo cáo:

1. Làm báo cáo tuần về doanh thu, hàng hoá, số lượng khách hàng và tình hình tại siêu thị (nộp vào thứ 2 hằng tuần).

2. Nộp báo cáo hàng tồn tổng hợp về hàng hoá nộp vào thứ 2 hằng tuần.

3. Báo cáo ngày: hai ngày báo cáo 1 lần về hàng hoá và doanh thu.

4. Báo cáo hàng tổng hợp và doanh thu vào mỗi cuối tháng.

V/ Tiêu chuẩn:

1. Nam, nữ;Tuổi từ 20-27

2. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng ít nhất 1 năm

3. Khả năng giao tiếp tốt.

4. Tốt nghiệp PTTH.

5. Ngoại hình khá trở lên.