Mục đích sử dụng

Phiếu mô tả công việc này được thiết kế để xác định rõ ràng và chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn cần có đối với vị trí Nhân viên Tiếp thị - Marketing thuộc Phòng Nghiên Cứu Phát Triển. Mục đích chính của phiếu là giúp nhân viên hiểu đúng công việc mình cần làm, từ đó thực hiện đúng kỳ vọng của công ty. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển năng lực cho nhân sự. Phiếu này còn hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, sắp xếp nhân sự phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Phiếu mô tả công việc này do Trưởng phòng hoặc Phó phòng Nghiên Cứu Phát Triển (NCPT) chịu trách nhiệm soạn thảo và cập nhật. Những người này là cấp trên trực tiếp của vị trí Nhân viên Marketing, nắm rõ nhất các yêu cầu công việc thực tế. Phiếu được điền khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí này, hoặc khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quy trình làm việc. Ngoài ra, định kỳ hàng năm, phiếu cũng cần được rà soát và cập nhật để đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh và tình hình thị trường. Nhân viên giữ vị trí này cũng nên tham khảo phiếu để tự đánh giá và điều chỉnh công việc của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "NHÂN VIÊN TIẾP THỊ - MARKETING". Đây là tên chính thức của vị trí công việc, cần viết đúng chính tả và viết hoa theo quy định.
2. Mã chức danh: Để trống nếu chưa có mã hoặc điền mã số do phòng Nhân sự quy định. Mã này giúp quản lý danh sách nhân sự một cách hệ thống.
3. Đơn vị: Ghi "Phòng Nghiên Cứu Phát Triển – Công Ty". Đây là bộ phận mà nhân viên marketing trực thuộc, không phải phòng kinh doanh hay phòng truyền thông riêng.
4. Nơi làm việc: Ghi "Tp. Hồ Chí Minh". Địa điểm làm việc cụ thể có thể ghi thêm tòa nhà hoặc khu vực nếu cần.
5. Cấp trên trực tiếp: Ghi "Trưởng, Phó Phòng NCPT". Người này sẽ trực tiếp giao việc, hướng dẫn và đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
6. Tóm tắt công việc: Viết ngắn gọn mục tiêu chính của vị trí, ví dụ: "Xây dựng các kế hoạch - chương trình quảng bá thương hiệu sản phẩm". Câu này phải khái quát được vai trò cốt lõi.
7. Những nhiệm vụ chính: Liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể, kèm theo tiêu thức đánh giá và định mức thời gian (tỷ lệ %). Ví dụ: "Thường xuyên truy cập, cập nhật thông tin..." – "Phổ biến và báo cáo..." – "10%". Cần đảm bảo tổng các tỷ lệ phần trăm là 100%.
8. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi quan hệ (nội bộ/bên ngoài), đơn vị liên quan, chức vụ người liên hệ và mục đích. Đánh dấu "X" vào cột phù hợp (Nội bộ hoặc Bên ngoài).
9. Quyền hạn: Ghi rõ quyền giám sát CBNV (chức danh, số lượng, mức độ), quyền quản lý tài chính (lĩnh vực, giá trị tối đa, mức độ quyền hạn) và các quyền hạn khác nếu có.
10. Tiêu chuẩn công việc: Điền đầy đủ trình độ văn hóa (Đại học hoặc Cao đẳng), trình độ chuyên môn (chuyên ngành Marketing), kiến thức chuyên môn (am hiểu kinh doanh, sản phẩm ngành dệt may), kỹ năng cần có, yêu cầu kinh nghiệm (ít nhất 2 năm) và các kỹ năng đặc biệt.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo thông tin trong phiếu là chính xác, cập nhật và phản ánh đúng thực tế công việc. Không được sao chép từ phiếu cũ nếu chưa rà soát kỹ.
• Tỷ lệ phần trăm định mức thời gian cho từng nhiệm vụ cần được tính toán hợp lý, phản ánh đúng mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của nhiệm vụ đó trong tổng thể công việc.
• Phần tiêu chuẩn công việc phải được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế, không nên đặt yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng chung của thị trường lao động.
• Khi điền các mối quan hệ công tác, cần xác định rõ đâu là mối quan hệ nội bộ (trong công ty) và đâu là quan hệ bên ngoài (đối tác, cơ quan chức năng) để tránh nhầm lẫn.
• Phiếu sau khi hoàn thành cần được sự phê duyệt của Trưởng phòng và lưu trữ tại bộ phận Nhân sự để làm cơ sở cho các hoạt động quản lý nhân sự khác.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "nhiệm vụ chính" và "tóm tắt công việc": Nhiều người viết tóm tắt quá dài hoặc liệt kê chi tiết nhiệm vụ vào phần tóm tắt, làm mất tính khái quát của mục này.
• Bỏ sót hoặc điền thiếu thông tin ở các mục quan trọng như "quyền hạn" hoặc "các mối quan hệ công tác", dẫn đến khi làm việc nhân viên không biết mình được quyền làm gì và cần phối hợp với ai.
• Định mức thời gian không hợp lý: Có trường hợp giao quá nhiều nhiệm vụ nhưng tỷ lệ % lại rất thấp, hoặc một nhiệm vụ chiếm đến 80-90% thời gian, gây mất cân đối công việc.
• Yêu cầu kinh nghiệm và trình độ không khớp với thực tế: Ví dụ yêu cầu "Đại học" nhưng lại ghi "cao đẳng" ở cùng một dòng, hoặc yêu cầu kinh nghiệm 5 năm cho vị trí nhân viên mới vào nghề.
• Không cập nhật phiếu khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc quy trình làm việc, dẫn đến phiếu mô tả công việc trở nên lạc hậu và không còn giá trị sử dụng.