QUY ĐỊNH
CHỨC NĂNG–NHIỆM VỤ-QUYỀN HẠN
PHÒNG TÀI CHÍNH
QUI ĐỊNH CHUNG
ĐIỀU 1. Phòng Tài Chính (viết tắt PTC ) là một đơn vị phục vụ thuộc hệ thống quản lý của Công Ty ngang cấp với các xí nghiệp, phòng đặt dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám Đốc được điều hành bởi một Trưởng phòng do Tổng giám đốc bổ nhiệm.
ĐIỀU 2. Cơ cấu tồ chức, cơ chế điều hành, biên chế hoạt động của PTC do Tổng Giám Đốc quyết định.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
ĐIỀU 3. CHỨC NĂNG
3.1. Lập kế hoạch tài chính hàng năm của Công Ty trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư năm đã được thông qua nhằm xác định nhu cầu vốn cần thiết cho hoạt động SXKD.
3.2. Tham mưu đề xuất phương án huy động các nguồn vốn hợp pháp nhằm đảm bảo nhu cầu vốn cho hoạt động SXKD và đầu tư của Công Ty.
3.3. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tài chính tín dụng.
3.4. Thực hiện công tác thu chi hàng ngày, báo cáo tình hình thu chi, mức dư nợ ngắn hạn, dài hạn và các chỉ tiêu tài chính khác thường xuyên và định kỳ cho Tổng Giám Đốc.
3.5. Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, phải nộp đối với ngân sách nhà nước, khách hàng, nội bộ Công ty và các đối tượng tượng liên quan khác.
3.6. Theo dõi, kê khai, quyết toán các khoản thuế theo quy định của nhà nước.
3.7. Cung cấp các báo cáo liên quan đến hạch toán kế toán cho P.Kế Toán đối với thu chi tiền mặt, chuyển khoản, công nợ phải thu phải trả khách hàng, công nợ phải thu phải trả nội bộ, các khoản thuế, vay và trả nợ vay để P. Kế Toán thực hiện các báo cáo tài chính theo chế độ kế toán thống kê.
3.8. Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình tài chính của Công Ty và tham mưu đề xuất phương án hoạt động hợp lý.
3.9. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng và quản lý vốn tại các đơn vị.
ĐIỀU 4. NHIỆM VỤ
4.1 Căn cứ kế hoạch SXKD, chủ trương đầu tư của Công Ty, phối hợp với các đơn vị liên quan để xác định kế hoạch đầu tư cụ thể, lập kế hoạch tài chính hàng năm.
4.2 Xác định nguồn tài trợ, triển khai thực thi các thủ tục cần thiết để có được sự chấp thuận tài trợ vốn theo kế hoạch tài chính.
4.3 Thường xuyên và định kỳ căn cứ kết quả hoạt động SXKD, tiến độ đầu tư và kế hoạch tài chính để tham mưu điều chỉnh kịp thời kế hoạch tài chính và xác định nguồn tài trợ.
4.4 Thực hiện hồ sơ vay vốn ngắn hạn và trung dài hạn tại các ngân hàng và các tổ chức tín dụng, các quỹ hổ trợ phát triển, quỹ ưu đãi. Cân đối nguồn tiền tại các ngân hàng, quỹ tiền mặt và thực hiện thủ tục thanh toán khi nợ vay đến hạn trả.
4.5 Theo dõi cập nhật tình hình dư nợ vay ngắn hạn, trung dài hạn chi tiết từng ngân hàng, từng hạng mục đầu tư.
4.6 Thực hiện các nghiệp vụ thu chi hàng ngày, quản lý tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng, các chứng từ có giá khác.
4.7 Tổng hợp kế hoạch chi tiêu toàn Công Ty để cân đối, ưu tiên thanh toán đảm bảo hiệu quả thanh toán tối ưu.
4.8 Theo dõi chi tiết tình hình công nợ phải thu khách hàng, phải thu khác. Đôn đốc các đơn vị liên quan nhanh chóng thu hồi công nợ, đề xuất các biện pháp chế tài cần thiết nhằm giảm thiểu việc bị chiếm dụng vốn.
4.9 Phối hợp với các đơn vị liên quan phân tích khả năng thu hồi công nợ đối với các khoản nợ khó đòi để xác định giá trị lập dự phòng được chính xác.
4.10 Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp, phải trả khác. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ chứng minh nghĩa vụ phải thanh toán nhằm đảm bảo thủ tục theo quy định của nhà nước.
4.11 Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, các điều kiện thanh toán để quản lý và thông tin một cách chính xác.
4.12 Phối hợp theo dõi tình hình thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, các khoãn thuế khác)
4.13 Chủ trì thực hiện hồ sơ hoàn thuế GTGT, đề xuất các biện pháp kịp thời nhằm đạt được kết quả công nhận quyết toán thuế tại Công Ty.
4.14 Phối hợp với các đơn vị liên quan, phân tích tình hình và thường xuyên tìm biện pháp thích hợp để việc cưỡng chế được giảm thiểu và đi đến kết quả không còn tình trạng cưỡng chế do yếu tố chủ quan gây ra.
4.15 Phối hợp với P.Kế Toán trong việc hạch toán kế toán và lập các báo cáo liên quan theo chức năng nhiệm vụ quản lý nhằm cung cấp cho P.Kế Toán các số liệu tin cậy để lập báo cáo tổng hợp quyết toán tài chính theo đúng chế độ nhà nước hiện hành.
4.16 Cung cấp các số liệu liên quan khi có yêu cầu của cấp trên hoặc được cấp trên chấp thuận thực hiện.
4.17 Phối hợp với P.Kế Toán thực hiện quyết toán vốn đầu tư hoàn thành, báo cáo và thực hiện các thủ tục với cơ quan chức năng phê duyệt quyết toán.
4.18 Báo cáo tình hình thu chi thường xuyên và định kỳ cho lãnh đạo Công Ty.
4.19 Lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra thường xuyên, định kỳ tình hình theo dõi và sử dụng vốn của các đơn vị.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ
ĐIỀU 5. TỔ CHỨC NHÂN SỰ
5.1 Phòng Tài Chính bao gồm 01 Trưởng phòng và 12 CBNV. Các nhân sự được phân công như sau:
- 01 Trưỡng phòng: Phụ trách chung.
- 01 Nhân viên: Phân tích và lập kế hoạch tài chính.
- 01 nhân viên: Thực hiện các thủ tục tín dụng, cân đối nguồn thanh toán, theo dõi tình hình vay và trả nợ vay, tổng hợp tình hình chi tiêu.
- 01 Nhân viên: Theo dõi thuế XNK, tình hình thanh khoản thuế.
- 01 Nhân viên: Theo dõi kê khai hoàn thuế GTGT.
- 01 Nhân viên: Theo dõi thu chi tiền mặt.
- 01 Nhân viên: Theo dõi thu chi qua ngân hàng.
- 01 Nhân viên: Theo dõi công nợ phải thu khách hàng.
- 01 Nhân viên: Theo dõi công nợ các cữa hàng, đại lý, ký gửi.
- 01 Nhân viên: Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp trong nước, công nợ giao nhận XNK, công nợ phải thu khác.
- 01 Nhân viên: Theo dõi công nợ phải trả nước ngoài, công nợ tạm ứng của CBNV.
- 01 Nhân viên: Văn thư, lưu trữ, theo dõi tình hình chứng từ.
- 01 Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt và các chứng từ có giá tại quỹ, giải quyết thu chi theo chứng từ được duyệt.
5.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức :
5.3 Trách nhiệm, quyền hạn của từng chức danh trực thuộc p.tài chính được xác định theo các bảng mô tả công việc.
5.4 Tùy theo từng thời kỳ, tổ chức và nhân sự của Phòng Tài Chính có thể thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, Trưởng phòng đề xuất và trình Tổng Giám Đốc xem xét.
TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN
ĐIỀU 6. TRÁCH NHIỆM :
6.1 Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quy định này.
6.2 Chủ động, sáng tạo trong công tác nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
6.3 Đoàn kết, hợp tác nhiệt tình hở trợ đồng sự trong khi thi hành nhiệm vụ.
6.4 Trong hành xử công việc, phải tuân thủ nguyên tắt tổ chức, quy chế, quy định và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.
6.5 Quản lý và sử dụng các phương tiện làm việc, tài sản Công ty đúng mục đích, đạt hiệu quả và tiết kiệm.
6.6 Tích cực cải tiến phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu quả chung.
6.7 Xây dựng môi trường làm việc ngày càng thuận lợi, tạo điều kiện để phát huy hết năng lực của tập thể và từng cá nhân.
ĐIỀU 7. QUYỀN HẠN
7.1 Được quyền kiểm tra đôn đốc nhắc nhở các đơn vị có liên quan thực hiện các công tác được giao thuộc lĩnh vực quản lý của Phòng Tài Chính.
7.2 Được quyền đề nghị cấp lãnh đạo hỗ trợ giải quyết các phát sinh ngoài phạm vi hoạt động.
7.3 Điều động nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm đề xuất ký kết các hợp đồng lao động trong phạm vi được phân cấp.
7.4 Đề xuất khen thưởng CBNV thuộc quyền theo quy định.
7.5 Được liên hệ giao dịch với các đơn vị bên ngoài để tìm hiểu các thông tin kinh tế, và các hoạt động chuyên môn.
7.6 Tham dự các buổi họp theo quy định Công ty.
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC
ĐIỀU 8. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
- Chế độ làm việc của Phòng Tài Chính thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định của Công ty.
điều 9. chế độ báo cáo
- Mọi thông tin có liên quan đến phạm vi trách nhiệm được giao, sau khi giải quyết, các nhân viên phòng phải báo cáo đầy đủ cho Trưởng phòng, để có hướng trao đổi và định hướng giải quyết tốt, giúp hoàn chỉnh hơn trong công tác tham mưu Tổng giám đốc.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo Quy định Công ty trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được phân công.
ĐIỀU 10. QUAN HỆ CÔNG TÁC
a-Trong nội bộ :
- Thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ trong chỉ đạo điều hành, động viên mọi CBCNV tham gia nhiệt tình vào hoạt động của đơn vị và chấp hành tốt các nhiệm vụ được phân công, đảm bảo kỹ luật lao động. Luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.
- Phân công phân nhiệm hợp lý, khoa học, phù hợp với năng lực để phát huy khả năng của CBVN.
- Thường xuyên tìm tòi, đổi mới, cải tiến mọi hoạt động để nâng cao hiệu quả công tác.
b- Đối với lãnh đạo công ty:
- Thực hiện nghiêm chỉnh các chỉ thị, các phê duyệt của Cơ quan Tổng Giám Đốc, đảm bảo các yêu cầu về tiến độ và chất lượng công tác.
- Chủ động tham mưu, đề xuất cho Cơ quan Tổng giám đốc các vấn đề liên quan thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách, kịp thời xin ý kiến chỉ đạo khi gặp khó khăn, vướng mắc.
c- Quan hệ với các đơn vị trong công ty:
- Thực hiện, phối hợp và hỗ trợ với các đơn vị trong các mặt công tác liên quan đến nhiệm vụ của Phòng Tài Chính với thái độ nhiệt tình và tích cực.
- Quan hệ bình đẳng, đoàn kết, chặt chẽ, tiếp thu các ý kiến phê bình xây dựng, đóng góp.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐIỀU 11. Trưởng phòng tài chính có trách nhiệm phổ biến quy định này cho CBNV trực thuộc để triển khai thực hiện.
ĐIỀU 12. Quy định này cũng được thông đạt cho các đơn vị: XN, Phòng Công ty để phối hợp thực hiện và có hiệu lực kể từ ngày .Trong quá trình thực hiện, quy định này sẽ được điều chỉnh bổ sung bằng văn bản cho phù hợp với từng thời kỳ phát triển của Công ty./.