Hướng dẫn điền bảng tổng kết ngày nghỉ nhân viên BM03-QT13

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT13 (Bảng tổng kết ngày nghỉ của nhân viên) được thiết kế để tổng hợp toàn bộ số ngày nghỉ của từng nhân viên trong một năm làm việc. Tài liệu này giúp bộ phận nhân sự theo dõi chính xác số ngày phép đã sử dụng, ngày nghỉ ốm, nghỉ hưởng lương và nghỉ không lương của toàn bộ nhân sự. Kết quả tổng kết là cơ sở để tính toán số ngày phép còn lại, đối chiếu với chế độ phúc lợi của công ty và lập báo cáo quản trị nhân sự cuối năm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) lập, thường vào cuối năm tài chính hoặc đầu năm mới để tổng kết dữ liệu nghỉ phép của năm trước đó. Người lập biểu cần thu thập dữ liệu từ các đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương đã được phê duyệt trong suốt năm. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu phải được Trưởng phòng HC-NS xác nhận và ký duyệt trước khi lưu hồ sơ chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Năm: Ghi rõ năm tổng kết, ví dụ "2024". Đây là thông tin quan trọng để phân biệt dữ liệu giữa các năm.
2. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên, giúp dễ dàng tra cứu và kiểm đếm số lượng.
3. Họ và tên nhân viên (cột 2): Ghi đầy đủ họ và tên của từng nhân viên theo đúng giấy tờ tùy thân hoặc danh sách nhân sự chính thức.
4. Chức vụ (cột 3): Ghi chức danh hiện tại của nhân viên (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật).
5. Tổng số ngày nghỉ (cột 4): Cột này bao gồm 4 cột con: Nghỉ phép (4.1), Nghỉ ốm (4.2), Nghỉ hưởng lương (4.3), Nghỉ không lương (4.4). Cần cộng dồn số ngày nghỉ thực tế của từng loại trong năm và điền vào ô tương ứng.
6. Ghi chú (cột 5): Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như số ngày phép còn lại, lý do nghỉ đặc biệt hoặc các điều chỉnh cần lưu ý.
7. Người lập biểu: Ký và ghi rõ họ tên của nhân viên phòng HC-NS đã tổng hợp dữ liệu.
8. Trưởng phòng HC-NS: Ký và xác nhận sau khi kiểm tra tính chính xác của toàn bộ bảng tổng kết.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền số ngày nghỉ đã được phê duyệt chính thức trong hệ thống hoặc trên đơn xin nghỉ có chữ ký của cấp có thẩm quyền.
• Phân biệt rõ ràng giữa "nghỉ phép" (theo chế độ năm) và "nghỉ hưởng lương" (theo chế độ đặc thù như cưới, tang, hiếu hỉ) để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp.
• Đối với nhân viên nghỉ việc giữa năm, chỉ tổng kết số ngày nghỉ thực tế từ đầu năm đến ngày nghỉ việc.
• Kiểm tra kỹ số liệu ở cột "Tổng số ngày nghỉ" phải bằng tổng của 4 cột con (4.1 + 4.2 + 4.3 + 4.4).
• Biểu mẫu cần được lưu trữ bản cứng có chữ ký hoặc bản mềm scan để phục vụ kiểm toán nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "nghỉ phép" và "nghỉ hưởng lương" dẫn đến sai số liệu tổng hợp và ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
• Bỏ sót nhân viên nghỉ việc trong năm nhưng vẫn có phát sinh ngày nghỉ cần tổng kết.
• Không ghi rõ năm tổng kết, gây khó khăn khi tra cứu dữ liệu lịch sử.
• Điền số ngày nghỉ chưa được phê duyệt hoặc đang trong quá trình xử lý, dẫn đến số liệu không chính xác.
• Thiếu chữ ký xác nhận của Trưởng phòng HC-NS, làm biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.