Hướng dẫn điền sổ theo dõi ngày nghỉ BM02-QT13 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT13 Sổ theo dõi ngày nghỉ được thiết kế để quản lý và ghi chép toàn bộ số ngày nghỉ của nhân viên trong năm. Sổ này giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp nắm rõ tình hình sử dụng ngày phép, ngày nghỉ ốm và các loại nghỉ không lương của từng cá nhân. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo việc tính toán số ngày nghỉ còn lại, tránh sai sót trong thanh toán lương và tuân thủ quy định của công ty. Sổ theo dõi cũng là căn cứ để đối chiếu khi nhân viên có thắc mắc về chế độ nghỉ của mình.

Ai điền và khi nào

Sổ theo dõi ngày nghỉ do nhân viên hành chính nhân sự hoặc người được phân công phụ trách quản lý nhân sự tại bộ phận điền. Việc cập nhật sổ được thực hiện định kỳ vào cuối mỗi tháng hoặc ngay sau khi có phát sinh ngày nghỉ của nhân viên. Đầu năm, người phụ trách cần nhập thông tin cơ bản của toàn bộ nhân viên như họ tên, chức vụ, bộ phận và số ngày phép được hưởng. Hàng tháng, khi nhân viên có đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ không lương đã được phê duyệt, người phụ trách sẽ ghi nhận số ngày nghỉ tương ứng vào cột tháng đó.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của sổ theo dõi, thường được đánh số theo năm hoặc theo đợt phát hành sổ. Ví dụ: Số 01/2024.
2. Năm: Điền năm hiện tại mà sổ theo dõi được lập, ví dụ: 2024.
3. STT: Đánh số thứ tự cho từng nhân viên trong danh sách, bắt đầu từ 1 và tăng dần.
4. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của nhân viên theo giấy tờ tùy thân, không viết tắt.
5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên trong công ty, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán.
6. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật.
7. Ngày bắt đầu làm việc: Ghi ngày tháng năm nhân viên chính thức bắt đầu làm việc tại công ty, định dạng ngày/tháng/năm.
8. Số ngày phép: Ghi tổng số ngày phép năm mà nhân viên được hưởng trong năm, theo quy định của công ty và pháp luật lao động.
9. Tháng 1 đến Tháng 12: Mỗi cột tháng dùng để ghi số ngày nghỉ thực tế của nhân viên trong tháng đó. Mỗi lần nghỉ, ghi số ngày nghỉ tương ứng vào đúng cột tháng. Nếu nhân viên nghỉ nhiều lần trong tháng, có thể ghi tổng số ngày hoặc ghi chú riêng. Cuối năm, tổng số ngày nghỉ của 12 tháng sẽ được cộng lại để đối chiếu với số ngày phép được hưởng.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ ghi nhận ngày nghỉ khi có đơn xin nghỉ đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, không tự ý ghi chép dựa trên lời nói miệng.
• Phân biệt rõ loại nghỉ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương. Nếu cần, có thể thêm cột ghi chú hoặc ký hiệu riêng để phân loại.
• Đảm bảo số ngày nghỉ ghi trong sổ khớp với số ngày nghỉ trên bảng chấm công và hệ thống tính lương hàng tháng.
• Cuối mỗi quý hoặc cuối năm, tiến hành rà soát tổng số ngày nghỉ của từng nhân viên để kịp thời thông báo số ngày phép còn lại.
• Sổ theo dõi cần được lưu trữ cẩn thận, có thể ở dạng giấy hoặc file Excel, và chỉ những người có trách nhiệm mới được phép chỉnh sửa.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số ngày phép năm do không cập nhật thâm niên hoặc quy định mới của công ty, dẫn đến sai lệch khi tính toán.
• Bỏ sót ngày nghỉ của nhân viên, đặc biệt là các ngày nghỉ ốm đột xuất hoặc nghỉ nửa ngày, làm cho số liệu không chính xác.
• Nhầm lẫn giữa các cột tháng, ví dụ ghi ngày nghỉ của tháng 2 vào cột tháng 3, gây khó khăn khi đối chiếu cuối năm.
• Không ghi rõ họ tên hoặc chức vụ của nhân viên, dẫn đến nhầm lẫn giữa các cá nhân có tên giống nhau trong cùng bộ phận.
• Không cập nhật kịp thời khi nhân viên mới vào làm hoặc nhân viên nghỉ việc, làm cho danh sách trong sổ không phản ánh đúng thực tế nhân sự.