Mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn cho nhân viên công ty

Mục đích sử dụng

Mẫu đơn xin nghỉ phép BM01-QT13 là biểu mẫu chính thức được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành để nhân viên đề xuất xin nghỉ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình xin nghỉ phép, đảm bảo mọi yêu cầu nghỉ đều được ghi nhận đầy đủ thông tin như loại phép, thời gian, lý do và người bàn giao công việc. Đồng thời, đây là căn cứ pháp lý để phòng Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt, cũng như theo dõi chế độ nghỉ phép của từng nhân viên theo đúng quy định của công ty và pháp luật lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chính người lao động (nhân viên) có nhu cầu nghỉ phép điền và ký tên. Nhân viên cần điền đơn trước khi nghỉ ít nhất 1-2 ngày làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp như đau ốm đột xuất). Đơn được gửi đến cấp quản lý trực tiếp để xin ý kiến, sau đó chuyển lên Ban Giám đốc phê duyệt lần cuối. Trong trường hợp nghỉ ốm, nhân viên có thể nộp đơn sau khi đi khám bệnh và xuất trình giấy tờ liên quan theo chế độ bảo hiểm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, do bộ phận hành chính hoặc văn thư đánh số khi tiếp nhận đơn.
2. Kính gửi: Ban Giám đốc - Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24: Ghi rõ tên công ty như mẫu, không sửa đổi.
3. Tôi tên là: Ghi họ và tên đầy đủ của bạn (ví dụ: Nguyễn Văn A).
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại theo hợp đồng lao động (ví dụ: Nhân viên Kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán).
5. Bắt đầu từ … đến …: Ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm bắt đầu nghỉ và thời điểm kết thúc nghỉ. Ví dụ: từ 08 giờ 00 phút ngày 15/10/2024 đến 17 giờ 00 phút ngày 17/10/2024.
6. Lý do: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do xin nghỉ. Ví dụ: "Nghỉ phép năm để giải quyết việc gia đình" hoặc "Bị sốt virus, cần nghỉ để điều trị".
7. Loại phép (đánh dấu o): Chọn một trong bốn ô: Phép năm, Nghỉ ốm, Nghỉ hưởng lương, Nghỉ không lương. Chỉ được chọn một loại duy nhất.
8. Bàn giao công việc cho Ông (Bà): Ghi họ tên người sẽ nhận bàn giao công việc trong thời gian bạn nghỉ, kèm bộ phận người đó đang công tác.
9. Ngày tháng năm: Ghi ngày bạn làm đơn (thường là ngày nộp đơn).
10. Người làm đơn (Ký & ghi rõ họ tên): Ký tên và viết họ tên đầy đủ bên dưới.
11. Người nhận bàn giao (Ký & ghi rõ họ tên): Người được bàn giao ký xác nhận đã nhận bàn giao công việc.
12. Ý kiến cấp quản lý trực tiếp: Quản lý của bạn đánh dấu vào ô "Có" hoặc "Không", ký và ghi rõ họ tên.
13. Ban Giám đốc duyệt: Ban lãnh đạo đánh dấu phê duyệt cuối cùng, ký tên.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được chọn một loại phép duy nhất trong bốn ô: Phép năm, Nghỉ ốm, Nghỉ hưởng lương hoặc Nghỉ không lương. Việc chọn sai loại có thể ảnh hưởng đến quyền lợi lương và bảo hiểm của bạn.
• Phải có chữ ký của người nhận bàn giao công việc trước khi trình đơn lên cấp quản lý. Điều này đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi bạn vắng mặt.
• Đối với trường hợp nghỉ ốm, bạn cần nộp kèm giấy khám bệnh hoặc giấy ra viện theo quy định của bảo hiểm xã hội để được hưởng chế độ.
• Đơn phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như họ tên, thời gian, lý do và người bàn giao. Đơn thiếu thông tin sẽ bị trả lại.
• Thời gian nghỉ phải phù hợp với số ngày phép năm còn lại của bạn. Nếu hết phép năm, bạn chỉ có thể chọn "Nghỉ không lương" hoặc "Nghỉ hưởng lương" nếu thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Nghỉ hưởng lương" và "Phép năm": Nhiều nhân viên nghĩ hai loại này giống nhau, nhưng thực tế "Phép năm" là quyền lợi cố định hàng năm, còn "Nghỉ hưởng lương" là các trường hợp đặc biệt như đám cưới, tang lễ theo quy định riêng của công ty.
• Không ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc: Một số nhân viên chỉ ghi ngày mà bỏ qua khung giờ, gây khó khăn cho việc tính công và bàn giao ca trực.
• Quên xin chữ ký của người nhận bàn giao: Đây là lỗi phổ biến khiến đơn bị từ chối ngay từ khâu quản lý trực tiếp, vì không có bằng chứng công việc đã được chuyển giao.
• Chọn nhiều hơn một loại phép: Biểu mẫu chỉ cho phép chọn một ô duy nhất. Việc đánh dấu hai ô sẽ làm đơn không hợp lệ và phải làm lại.
• Ghi lý do quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi "việc riêng" mà không nêu cụ thể, dễ bị quản lý yêu cầu bổ sung thông tin hoặc từ chối phê duyệt.