Hướng dẫn điền hồ sơ truyền chuẩn cân BM06/QT12 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06/QT12 – Hồ sơ truyền chuẩn cân được sử dụng để ghi nhận và đánh giá kết quả truyền chuẩn cho các loại cân trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là xác định xem thiết bị cân có còn đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về độ chính xác hay không, thông qua việc so sánh giá trị đo được trên cân cần truyền chuẩn với giá trị tải chuẩn từ cân điện tử hoặc thiết bị chuẩn khác. Việc hoàn thành hồ sơ này giúp đảm bảo tính hợp lệ của quy trình kiểm định, đồng thời là căn cứ để ra kết luận về tình trạng hoạt động của cân. Đây là tài liệu bắt buộc trong hệ thống quản lý thiết bị đo lường theo tiêu chuẩn QT12.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kỹ thuật hoặc người thực hiện truyền chuẩn (ký hiệu là Người thực hiện HC) trực tiếp điền và ký xác nhận. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay trong quá trình thực hiện truyền chuẩn định kỳ hoặc đột xuất cho cân. Cụ thể, biểu mẫu được điền khi tiến hành kiểm tra, đánh giá độ chính xác của cân bằng cách đặt các mức tải chuẩn (10%, 50%, 90%) và ghi lại số đọc thực tế. Sau khi hoàn tất các bước thử tải và tính toán sai số, người thực hiện sẽ đưa ra kết luận cuối cùng và ký tên. Biểu mẫu này thường được lưu trữ cùng với hồ sơ quản lý thiết bị để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ hoặc đối soát khi cần.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên thiết bị & Mã số: Ghi rõ tên gọi đầy đủ của cân cần truyền chuẩn (ví dụ: Cân bàn điện tử 30kg) và mã số định danh duy nhất của thiết bị đó theo hệ thống quản lý tài sản công ty.
2. Điều kiện truyền chuẩn (mục 1.1): Ghi nhận các thông số môi trường như nhiệt độ, độ ẩm tại thời điểm thực hiện. Nếu có điều kiện khác (ví dụ: vị trí đặt cân, độ bằng phẳng), ghi vào ô "Điều kiện khác".
3. Hướng dẫn tham khảo (mục 1.2): Ghi tên tài liệu tham khảo đã sử dụng, có thể là catalogue nhà sản xuất hoặc hướng dẫn nội bộ của công ty về quy trình truyền chuẩn.
4. Thiết bị chuẩn & Mã số (mục 1.3): Ghi tên và mã số của cân điện tử hoặc thiết bị chuẩn dùng để tạo ra tải chuẩn. Đây là thiết bị đã được kiểm định và có độ chính xác cao hơn thiết bị cần truyền chuẩn.
5. Tiêu chuẩn áp dụng (mục 1.4): Đánh dấu (✓) vào ô tương ứng: Công ty, Quốc gia hoặc Quốc tế, tùy theo tiêu chuẩn mà thiết bị được truyền chuẩn phải tuân thủ.
6. Phạm vi đo & Giá trị vạch chia (mục 1.5): Ghi dải đo tối đa của cân (ví dụ: 0-30kg) và giá trị nhỏ nhất giữa hai vạch chia liên tiếp (ví dụ: 0.01kg).
7. Giá trị tải chuẩn (mục 1.6): Ghi giá trị tải chuẩn X1 (mức 10%), X2 (mức 50%), X3 (mức 90%) được đo từ cân điện tử. Ví dụ: nếu cân có tải tối đa 30kg, X1=3kg, X2=15kg, X3=27kg.
8. Sai số cho phép (mục 1.7): Ghi sai số tuyệt đối (đơn vị gram) và sai số tương đối (mặc định 0,5%). Sai số tuyệt đối thường được tính dựa trên quy định nội bộ hoặc tiêu chuẩn áp dụng.
9. Bảng thử tải (mục 2): Thực hiện 3 lần đo cho mỗi mức tải (10%, 50%, 90%). Ghi giá trị đọc được trên cân cần truyền chuẩn vào các ô X11, X12, X13 (mức 10%), X21, X22, X23 (mức 50%), X31, X32, X33 (mức 90%). Sau đó tính sai số tuyệt đối (giá trị đọc trừ đi tải chuẩn) và điền vào các ô tương ứng. Cuối cùng, tính giá trị trung bình và sai số tương đối cho từng mức.
10. Kết luận (mục 3): Ghi "Đạt" nếu tất cả các giá trị sai số đều nằm trong giới hạn cho phép và cân trở về "0" sau khi bỏ tải. Ghi "Không đạt" nếu có bất kỳ sai số nào vượt quá giới hạn hoặc cân không về "0".
11. Thời hạn có giá trị (mục 4): Ghi ngày hết hạn hiệu lực của lần truyền chuẩn này, thường là sau 6 tháng hoặc 1 năm tùy quy định công ty.
12. Những điều cần lưu ý (mục 5): Ghi lại các vấn đề phát sinh trong quá trình truyền chuẩn hoặc khuyến cáo khi sử dụng cân sau này (ví dụ: cần hiệu chỉnh lại sau khi di chuyển, tránh va đập mạnh).
13. Ngày tháng & Người thực hiện: Ghi ngày tháng năm thực hiện, sau đó ký và ghi rõ họ tên vào ô "Người thực hiện HC".

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra thiết bị chuẩn (cân điện tử) đã được kiểm định và còn hạn sử dụng trước khi tiến hành truyền chuẩn.
• Đảm bảo cân cần truyền chuẩn được đặt trên bề mặt phẳng, ổn định và không bị rung lắc trong suốt quá trình thử tải.
• Thực hiện đúng 3 lần đo cho mỗi mức tải, ghi chép cẩn thận từng giá trị đọc được, không làm tròn số trước khi tính toán.
• Sau khi bỏ tải, quan sát kim chỉ hoặc màn hình hiển thị có trở về đúng vị trí "0" hay không. Nếu có từ 30% số lần thử trở lên không về "0", phải kết luận cân không đạt.
• Dán tem "THIẾT BỊ HƯ" ngay lập tức nếu cân không đạt chuẩn, đồng thời thông báo cho bộ phận quản lý thiết bị để có kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa giá trị tải chuẩn (X1, X2, X3) và giá trị đọc trên cân cần truyền chuẩn (Xij), dẫn đến tính sai số sai. Cần phân biệt rõ: X1 là tải chuẩn từ cân điện tử, X11 là số đọc lần 1 trên cân cần kiểm tra.
• Không ghi đơn vị đo (gr) hoặc ghi sai đơn vị, gây khó khăn khi đối chiếu và đánh giá kết quả. Luôn kiểm tra dòng "ĐVT: gr" ở đầu bảng thử tải.
• Bỏ sót việc kiểm tra cân có về "0" sau khi bỏ tải hay không. Đây là bước quan trọng để đánh giá độ ổn định của cân, nếu bỏ qua có thể dẫn đến kết luận sai.
• Tính sai số tương đối bằng cách lấy sai số tuyệt đối chia cho giá trị đọc thay vì chia cho giá trị tải chuẩn. Công thức đúng là: (X̄i – Xi)/Xi * 100%.
• Không ghi rõ kết luận "Đạt" hoặc "Không đạt" ở mục 3, hoặc ghi kết luận đạt nhưng vẫn có giá trị sai số vượt quá giới hạn cho phép. Cần kiểm tra kỹ từng hàng trong cột (4) trước khi kết luận.