Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT12 "Kế hoạch hiệu chuẩn thiết bị kiểm tra" được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi quá trình hiệu chuẩn định kỳ các thiết bị đo lường, kiểm tra trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đảm bảo tất cả thiết bị đo đều được hiệu chuẩn đúng hạn, duy trì độ chính xác và tin cậy của kết quả đo lường. Biểu mẫu này giúp kiểm soát toàn bộ vòng đời hiệu chuẩn từ khâu lập kế hoạch đến ghi nhận kết quả thực tế, phục vụ cho công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách thiết bị đo lường hoặc cán bộ quản lý chất lượng lập vào đầu mỗi chu kỳ hiệu chuẩn, thường là đầu năm hoặc đầu quý. Người lập kế hoạch cần có kiến thức cơ bản về các thiết bị đo trong phạm vi quản lý và lịch hiệu chuẩn định kỳ. Sau khi lập, biểu mẫu được trình lên Giám sát chất lượng và Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai thực hiện. Khi tiến hành hiệu chuẩn thực tế, nhân viên sẽ cập nhật thông tin vào cột thực tế và kết quả hiệu chuẩn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của kế hoạch theo quy tắc đánh số của phòng ban, ví dụ: HC-2024-001. Trường này giúp quản lý và tra cứu kế hoạch dễ dàng.
2. STT (1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị có trong kế hoạch hiệu chuẩn. Mỗi thiết bị chỉ xuất hiện một lần trong cùng một kỳ kế hoạch.
3. Tên thiết bị đo (2): Ghi đầy đủ tên thiết bị bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo đúng tên gọi trên nhãn thiết bị, ví dụ: "Cân điện tử 500kg", "Thước cặp Mitutoyo 0-150mm".
4. Mã số thiết bị (3): Nhập mã số quản lý nội bộ của thiết bị, thường được dán trên thân thiết bị hoặc ghi trong sổ tài sản. Mã số này là duy nhất cho từng thiết bị.
5. Đơn vị sử dụng (4): Ghi tên bộ phận, phòng ban hoặc xưởng sản xuất đang quản lý và sử dụng thiết bị đó, ví dụ: "Phòng KCS", "Xưởng A".
6. Nơi hiệu chuẩn (5): Ghi tên tổ chức hoặc đơn vị sẽ thực hiện hiệu chuẩn, có thể là phòng hiệu chuẩn nội bộ hoặc đơn vị hiệu chuẩn bên ngoài được công nhận.
7. Ngày hiệu chuẩn kế hoạch (6.1): Ghi ngày dự kiến sẽ gửi thiết bị đi hiệu chuẩn theo định kỳ, theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là cơ sở để theo dõi tiến độ.
8. Ngày hiệu chuẩn thực tế (6.2): Cập nhật ngày thực tế thiết bị được hiệu chuẩn sau khi hoàn thành. Nếu trùng với kế hoạch thì ghi lại ngày đó.
9. Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn (7): Ghi số tem hiệu chuẩn được dán trên thiết bị hoặc số hồ sơ chứng nhận hiệu chuẩn do đơn vị hiệu chuẩn cấp.
10. Kết quả hiệu chuẩn (8): Ghi kết quả đánh giá sau hiệu chuẩn, thường là "Đạt" hoặc "Không đạt". Nếu không đạt, cần có biện pháp xử lý tiếp theo.
11. Giám sát chất lượng - Ngày: Người giám sát chất lượng ký tên và ghi ngày sau khi kiểm tra và xác nhận kế hoạch hoặc kết quả hiệu chuẩn.
12. Giám đốc - Ngày: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký phê duyệt kế hoạch và ghi ngày tháng năm phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ sử dụng phiên bản biểu mẫu mới nhất có mã BM02/QT12, lần ban hành 01 ngày 14/08/2010. Không sử dụng bản photocopy mờ hoặc đã chỉnh sửa tay.
• Mỗi thiết bị chỉ được ghi một dòng duy nhất trong cùng một kỳ kế hoạch, không ghi chung nhiều thiết bị vào một dòng.
• Ngày hiệu chuẩn kế hoạch phải được xác định dựa trên chu kỳ hiệu chuẩn của từng thiết bị, không được tự ý kéo dài hoặc rút ngắn.
• Kết quả hiệu chuẩn phải được cập nhật ngay sau khi nhận được chứng nhận hiệu chuẩn từ đơn vị thực hiện.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng, tối thiểu 3 năm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày hiệu chuẩn kế hoạch và ngày hiệu chuẩn thực tế, dẫn đến sai lệch trong theo dõi lịch hiệu chuẩn.
• Bỏ sót cột mã số thiết bị hoặc ghi mã số không chính xác, gây khó khăn khi đối chiếu với thiết bị thực tế.
• Ghi kết quả hiệu chuẩn mơ hồ như "Tốt" hoặc "OK" thay vì "Đạt" hoặc "Không đạt" theo quy định.
• Không cập nhật số tem hoặc số hồ sơ hiệu chuẩn sau khi nhận thiết bị về, làm mất dấu vết chứng nhận.
• Để trống phần ký duyệt của Giám sát chất lượng hoặc Giám đốc, khiến kế hoạch không có hiệu lực thực thi.
• Ghi sai định dạng ngày tháng, ví dụ ghi tháng trước ngày, gây nhầm lẫn khi đọc và tra cứu.