Hướng dẫn điền biên bản bàn giao thiết bị đã hiệu chuẩn BM03/QT12

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT12 (Biên bản bàn giao thiết bị kiểm tra đã được hiệu chuẩn) được thiết kế nhằm ghi nhận chính thức quá trình bàn giao thiết bị đo lường, kiểm tra đã qua hiệu chuẩn giữa bên giao và bên nhận trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và truy xuất nguồn gốc của từng thiết bị khi được chuyển giao. Đồng thời, nó là cơ sở pháp lý để xác nhận tình trạng thiết bị đã được hiệu chuẩn đạt yêu cầu trước khi đưa vào sử dụng hoặc bảo quản.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách thiết bị đo lường (bên giao) và nhân viên bộ phận sử dụng (bên nhận) cùng thực hiện. Thời điểm điền là ngay khi tiến hành bàn giao thiết bị sau khi thiết bị đã được hiệu chuẩn và có kết quả đạt yêu cầu. Việc lập biên bản phải được thực hiện trước sự chứng kiến của đại diện hai bên và có chữ ký xác nhận đầy đủ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy định đánh số của phòng ban hoặc công ty, ví dụ: BB-BG-001/2024.
2. Đơn vị sử dụng: Ghi tên đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận sẽ tiếp nhận và sử dụng thiết bị.
3. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị được bàn giao trong cùng một biên bản.
4. Tên thiết bị đo (cột 2): Ghi đầy đủ tên thiết bị theo đúng tên trên nhãn mác hoặc trong danh mục tài sản, ví dụ: "Máy đo độ ẩm", "Cân kỹ thuật".
5. Mã số thiết bị (cột 3): Ghi mã số quản lý nội bộ của thiết bị, thường được in trên thân máy hoặc trong hồ sơ tài sản cố định.
6. Số tem/Số hồ sơ hiệu chuẩn (cột 4): Ghi số tem hiệu chuẩn dán trên thiết bị hoặc số hồ sơ của chứng nhận hiệu chuẩn tương ứng.
7. Ngày bàn giao (cột 5): Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc bàn giao, theo định dạng DD/MM/YYYY.
8. Bên giao (Ký tên) (cột 6): Người đại diện bên giao ký và ghi rõ họ tên, thường là nhân viên phụ trách kho hoặc quản lý thiết bị.
9. Bên nhận (Ký tên) (cột 7): Người đại diện bên nhận ký và ghi rõ họ tên, là người được phân công quản lý hoặc sử dụng thiết bị.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại bộ phận quản lý thiết bị, một bản giao cho đơn vị sử dụng.
• Trước khi ký, bên nhận cần kiểm tra kỹ tình trạng vật lý của thiết bị, đối chiếu số tem hiệu chuẩn với chứng nhận gốc.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trên biên bản; nếu có sai sót phải lập lại biên bản mới.
• Mỗi thiết bị chỉ được ghi trên một dòng, không gộp nhiều thiết bị vào cùng một dòng.
• Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp, không sử dụng chữ ký điện tử hoặc đóng dấu chữ ký.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu mã số thiết bị hoặc ghi mã số không khớp với thực tế, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không ghi số tem hiệu chuẩn hoặc ghi sai số, dẫn đến không xác định được thiết bị đã được hiệu chuẩn hay chưa.
• Ngày bàn giao không trùng khớp với ngày thực tế, thường do ghi sau hoặc ghi trước khi bàn giao.
• Bên giao hoặc bên nhận ký tên không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên tạp vụ ký thay cho quản đốc.
• Biên bản chỉ có một bản duy nhất, không có bản lưu cho mỗi bên, gây mất mát thông tin khi cần tra cứu.