Hướng dẫn điền Biểu mẫu Yêu cầu và Kế hoạch Tuyển dụng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Yêu cầu và Kế hoạch Tuyển dụng" là công cụ chính thức để các bộ phận, đơn vị trong Công ty Cổ phần ABC đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới lên Lãnh đạo Công ty và Phòng Hành chính Quản trị. Mẫu này giúp hệ thống hóa các thông tin cần thiết về vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, số lượng, thời gian dự kiến cũng như kế hoạch tổ chức tuyển dụng chi tiết. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra minh bạch, có cơ sở phê duyệt rõ ràng và đúng quy định của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền của đơn vị có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền và trình ký. Thời điểm điền là khi đơn vị phát sinh nhu cầu nhân sự mới do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần bổ sung nhân lực cho các dự án, nhiệm vụ đột xuất. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu được gửi lên Trưởng phòng Hành chính Quản trị để kiểm tra, sau đó trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước khi tiến hành các bước tuyển dụng tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi rõ tên phòng, ban, bộ phận trực thuộc công ty có nhu cầu tuyển dụng. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Ban Dự án.
2. Chức danh: Ghi chính xác tên vị trí công việc cần tuyển theo đúng cơ cấu tổ chức của công ty. Ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing, Trưởng nhóm Phát triển.
3. Mô tả công việc: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ chính mà nhân viên mới sẽ đảm nhận. Nên trình bày ngắn gọn, súc tích, tập trung vào các đầu việc cụ thể và trách nhiệm chính của vị trí đó.
4. Các yêu cầu: Ghi rõ các tiêu chuẩn về trình độ học vấn (chuyên ngành, bằng cấp), kinh nghiệm làm việc (số năm, lĩnh vực), kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cần thiết (ngoại ngữ, tin học, giao tiếp).
5. Số lượng cần tuyển: Điền con số cụ thể số lượng nhân sự cần tuyển cho vị trí này. Nếu tuyển nhiều vị trí khác nhau, cần lập riêng từng biểu mẫu cho mỗi vị trí.
6. Dự kiến nhân sự bắt đầu đi làm từ ngày… tháng… năm…: Ghi ngày tháng năm dự kiến nhân viên mới chính thức đi làm, làm căn cứ để lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo hội nhập.
7. Sơ tuyển hồ sơ: Xác định khoảng thời gian từ ngày bắt đầu nhận hồ sơ đến ngày kết thúc nhận hồ sơ, thường kéo dài 1-2 tuần tùy theo tính chất vị trí tuyển dụng.
8. Tuyển dụng vòng 1 và vòng 2: Ghi ngày dự kiến tổ chức thi tuyển và nội dung thi tuyển cụ thể cho từng vòng. Vòng 1 thường là kiểm tra kiến thức chuyên môn, vòng 2 là phỏng vấn trực tiếp.
9. Hội đồng tuyển dụng gồm: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các thành viên tham gia hội đồng tuyển dụng. Thông thường gồm: Trưởng bộ phận có nhu cầu, đại diện Phòng HCQT và Lãnh đạo công ty.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ thông tin nào. Nếu mục nào không áp dụng, ghi "Không" hoặc "Không có".
• Phần mô tả công việc và yêu cầu cần được viết rõ ràng, chi tiết để tránh hiểu lầm và giúp bộ phận tuyển dụng tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Ngày tháng trong biểu mẫu phải thống nhất và hợp lý, đảm bảo thời gian sơ tuyển, thi tuyển và ngày nhân sự đi làm có sự liên tiếp, khả thi.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Trưởng bộ phận ký duyệt trước khi chuyển lên Trưởng phòng HCQT và Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
• Lưu giữ biểu mẫu đã được phê duyệt làm căn cứ triển khai các bước tuyển dụng tiếp theo và lưu trữ hồ sơ nhân sự sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ đơn vị hoặc chức danh, dẫn đến khó xác định vị trí cần tuyển thuộc bộ phận nào.
• Mô tả công việc quá chung chung, không cụ thể, khiến ứng viên và bộ phận tuyển dụng không hiểu rõ nhiệm vụ thực tế.
• Yêu cầu tuyển dụng đặt ra quá cao hoặc quá thấp so với thực tế công việc, gây khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Ngày tháng trong kế hoạch tuyển dụng không hợp lý, ví dụ thời gian sơ tuyển quá ngắn hoặc ngày thi tuyển trùng với ngày lễ, ngày nghỉ.
• Thiếu chữ ký của Trưởng bộ phận hoặc các thành phần liên quan, làm chậm tiến độ phê duyệt và triển khai tuyển dụng.
• Không cập nhật thông tin hội đồng tuyển dụng, dẫn đến việc tổ chức thi tuyển không đúng thành phần quy định.