Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo kết quả thử việc

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu báo cáo kết quả thử việc là công cụ chính thức để nhân viên thử việc tự đánh giá quá trình làm việc của mình trong thời gian thử việc. Biểu mẫu này giúp lãnh đạo công ty, trưởng phòng Hành chính Quản trị và trưởng bộ phận trực tiếp có cái nhìn tổng quan về năng lực, thái độ và kết quả công việc của người thử việc. Đây là cơ sở quan trọng để đưa ra quyết định chính thức hóa hợp đồng lao động hoặc chấm dứt thử việc. Việc điền đầy đủ và trung thực biểu mẫu giúp quy trình đánh giá diễn ra minh bạch, công bằng và đúng quy định của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chính người thử việc điền sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của công ty. Thông thường, người thử việc sẽ nhận biểu mẫu từ bộ phận Hành chính Quản trị hoặc trưởng bộ phận trực tiếp vào ngày cuối cùng của thời gian thử việc. Sau khi người thử việc hoàn thành phần tự đánh giá, biểu mẫu sẽ được chuyển đến trưởng bộ phận để nhận xét và cuối cùng là trưởng phòng Hành chính Quản trị xem xét. Toàn bộ quy trình này cần hoàn thành trong vòng 1-2 ngày làm việc sau khi kết thúc thử việc để đảm bảo tiến độ xét duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người thử việc, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo đúng giấy tờ tùy thân. Không viết tắt, không dùng biệt danh.
2. Ngày tháng năm sinh: Ghi chính xác ngày, tháng, năm sinh theo định dạng ngày/tháng/năm. Thông tin này cần khớp với CMND/CCCD để đối chiếu.
3. Thời gian thử việc từ ngày…/…/… đến ngày…/…/…: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thử việc theo quyết định thử việc đã được ký. Đây là mốc thời gian quan trọng để xác định thời hạn thử việc có đúng quy định hay không.
4. Công việc được giao trong quá trình thử việc: Liệt kê chi tiết các đầu việc, nhiệm vụ cụ thể mà người thử việc đã được giao và thực hiện trong suốt thời gian thử việc. Nên ghi theo thứ tự ưu tiên hoặc theo từng dự án, công việc chính. Tránh ghi chung chung như "làm việc theo yêu cầu".
5. Tự đánh giá, ý kiến đề nghị: Người thử việc tự nhận xét về kết quả công việc, những điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn gặp phải và đề xuất nguyện vọng (ví dụ: được ký hợp đồng chính thức, cần thêm thời gian đào tạo, hoặc xin nghỉ). Phần này cần viết trung thực, khách quan và có căn cứ.
6. Ý kiến của Trưởng bộ phận: Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý người thử việc sẽ nhận xét về năng lực chuyên môn, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm và khả năng hòa nhập. Đồng thời đưa ra kết luận đề xuất: chính thức hóa, gia hạn thử việc hay không đạt yêu cầu.
7. Ý kiến của Trưởng Phòng Hành chính Quản trị: Sau khi nhận được nhận xét từ trưởng bộ phận, trưởng phòng HCQT sẽ xem xét tổng thể và đưa ra ý kiến cuối cùng về mặt hành chính, nhân sự. Phần này thường ghi nhận sự đồng thuận hoặc điều chỉnh đề xuất trước khi trình lãnh đạo công ty.

Lưu ý quan trọng

• Người thử việc cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và thời gian thử việc một cách chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt.
• Phần tự đánh giá nên viết ngắn gọn, tập trung vào kết quả công việc thực tế, có số liệu hoặc dẫn chứng cụ thể nếu có thể.
• Biểu mẫu phải được ký và ghi rõ ngày tháng tại từng phần tương ứng (người thử việc, trưởng bộ phận, trưởng phòng HCQT).
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu có sai sót, cần làm lại biểu mẫu mới.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được nộp về bộ phận Hành chính Quản trị để lưu hồ sơ nhân sự.

Lỗi thường gặp

• Người thử việc thường ghi thiếu hoặc sai ngày tháng năm sinh, dẫn đến sai lệch thông tin cá nhân khi đối chiếu với hồ sơ gốc.
• Phần "Công việc được giao" thường bị viết quá sơ sài, chỉ ghi một hai đầu việc chính, không thể hiện được toàn bộ nhiệm vụ đã thực hiện trong thời gian thử việc.
• Nhiều người thử việc bỏ qua phần "Tự đánh giá, ý kiến đề nghị" hoặc chỉ viết vài dòng chung chung như "hoàn thành tốt công việc" mà không có nhận xét cụ thể.
• Trưởng bộ phận đôi khi quên ký hoặc ghi ngày tháng tại phần ý kiến của mình, làm biểu mẫu không hợp lệ.
• Một số trường hợp người thử việc điền thông tin bằng bút chì hoặc bút mực dễ phai, gây khó khăn cho việc lưu trữ hồ sơ lâu dài.