Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách ứng viên và kết quả thi tuyển

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Danh sách ứng viên và kết quả thi tuyển" được thiết kế nhằm hệ thống hóa toàn bộ thông tin của các ứng viên tham gia quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này giúp bộ phận nhân sự và Hội đồng tuyển dụng theo dõi, đánh giá kết quả từng vòng thi một cách trực quan và chính xác. Đồng thời, đây là cơ sở pháp lý để ra quyết định tuyển dụng hoặc từ chối ứng viên, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong công tác tuyển chọn nhân sự.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách tuyển dụng hoặc nhân viên hành chính nhân sự lập sau khi kết thúc kỳ thi tuyển. Thời điểm lập biểu mẫu là ngay khi có kết quả của tất cả các vòng thi (Vòng 1 và Vòng 2) dành cho một đợt tuyển dụng cụ thể. Sau khi lập xong, biểu mẫu sẽ được trình lên Hội đồng tuyển dụng để xem xét, đánh giá và ký duyệt. Cuối cùng, Lãnh đạo Công ty sẽ phê duyệt kết quả chính thức trên biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chức danh: Ghi rõ tên vị trí công việc cần tuyển dụng, ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh. Đây là thông tin quan trọng để xác định đúng đợt tuyển dụng.
2. Ngày thi tuyển: Ghi ngày tháng năm tổ chức thi tuyển tập trung cho các ứng viên. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
3. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách ứng viên tham gia thi tuyển trong đợt này.
4. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ, tên đệm và tên của ứng viên theo đúng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD). Không viết tắt, không viết hoa tùy tiện.
5. Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh của ứng viên theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 10/05/1998.
6. Tóm tắt lý lịch: Ghi tóm tắt thông tin cơ bản của ứng viên như: trình độ học vấn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm làm việc liên quan, kỹ năng nổi bật. Chỉ ghi ngắn gọn trong 1-2 dòng.
7. Tel/Email: Ghi số điện thoại di động và địa chỉ email của ứng viên để tiện liên lạc khi cần thông báo kết quả.
8. Kết quả thi tuyển - Vòng 1: Ghi điểm số hoặc kết quả đánh giá (Đạt/Không đạt) của ứng viên ở vòng thi thứ nhất. Nếu có thang điểm cụ thể, ghi rõ điểm số.
9. Kết quả thi tuyển - Vòng 2: Ghi điểm số hoặc kết quả đánh giá (Đạt/Không đạt) của ứng viên ở vòng thi thứ hai. Nếu ứng viên không qua vòng 1, có thể ghi "Không tham gia".
10. Kết luận: Ghi kết luận chung của Hội đồng tuyển dụng về ứng viên, ví dụ: "Đạt yêu cầu, đề xuất tuyển dụng" hoặc "Không đạt yêu cầu".
11. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung khác nếu cần, như: ngày hẹn nhận việc, yêu cầu đặc biệt, hoặc lý do từ chối cụ thể.
12. HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG: Phần này dành cho các thành viên Hội đồng tuyển dụng ký tên và ghi rõ họ tên, xác nhận kết quả đánh giá.
13. Người lập: Người trực tiếp lập biểu mẫu ký và ghi rõ họ tên, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.
14. LÃNH ĐẠO CÔNG TY: Lãnh đạo công ty ký duyệt, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) để phê duyệt kết quả tuyển dụng cuối cùng.
15. Địa điểm và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày……..tháng…….năm……." là ngày lập và ký duyệt biểu mẫu.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin trên biểu mẫu phải được ghi chép trung thực, chính xác, dựa trên kết quả thi thực tế của ứng viên.
• Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin sau khi đã có chữ ký của Hội đồng tuyển dụng hoặc Lãnh đạo công ty. Nếu cần sửa, phải lập biên bản điều chỉnh kèm theo.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ tuyển dụng của từng đợt, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
• Chỉ những người có thẩm quyền mới được ký vào các mục "HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG", "Người lập" và "LÃNH ĐẠO CÔNG TY".

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa kết quả Vòng 1 và Vòng 2, dẫn đến đánh giá sai năng lực ứng viên.
• Ghi thiếu thông tin liên lạc (Tel/Email) của ứng viên, gây khó khăn khi thông báo kết quả.
• Viết tắt tên ứng viên hoặc chức danh không đúng quy định, gây khó hiểu cho người đọc.
• Không ghi ngày tháng năm cụ thể tại phần "Hà Nội, ngày……..tháng…….năm…….", làm mất tính pháp lý của biểu mẫu.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên (Người lập, Hội đồng tuyển dụng, Lãnh đạo công ty) khiến biểu mẫu không hợp lệ.