Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sơ yêu cầu vật tư" được thiết kế để các đơn vị sản xuất trong công ty chính thức đề xuất nhu cầu về nguyên vật liệu, thiết bị, linh kiện cần thiết cho một công trình hoặc dự án cụ thể. Biểu mẫu này giúp tập trung thông tin từ nhiều bộ phận, làm căn cứ để phòng Kinh doanh (P.KD), phòng Vật tư thiết bị (P.VTTH) và cấp duyệt xem xét, phê duyệt khối lượng vật tư trước khi tiến hành xuất kho hoặc mua sắm. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phụ trách đơn vị sản xuất hoặc cán bộ kỹ thuật được ủy quyền trực tiếp lập. Thời điểm điền là ngay sau khi có Lệnh sản xuất chính thức từ cấp trên và trước khi bắt đầu triển khai thi công hoặc lắp đặt. Đơn vị thực hiện cần căn cứ vào bản vẽ thiết kế, định mức kỹ thuật và tiến độ dự án để tính toán nhu cầu vật tư một cách chi tiết. Biểu mẫu phải được hoàn thiện và trình ký duyệt trước ít nhất 3-5 ngày làm việc so với ngày dự kiến xuất kho hoặc nhập vật tư.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên đơn vị sản xuất hoặc đội thi công chịu trách nhiệm lập yêu cầu (ví dụ: Xưởng cơ khí số 1, Đội thi công số 3).
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập biểu mẫu, thường là ngày hiện tại khi hoàn thiện bảng yêu cầu.
3. Tên công trình/dự án thực hiện: Ghi đầy đủ tên dự án hoặc công trình mà vật tư này phục vụ, đúng như tên trong hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt.
4. Mã số dự án: Nhập mã số dự án do phòng Kế hoạch hoặc phòng Dự án cấp, giúp tra cứu và quản lý ngân sách dễ dàng.
5. Căn cứ lệnh sản xuất số... Ngày: Ghi số hiệu và ngày tháng của lệnh sản xuất đã được phê duyệt, đây là cơ sở pháp lý cho việc yêu cầu vật tư.
6. Đơn vị đặt hàng: Ghi tên bộ phận hoặc cá nhân đã đặt hàng sản phẩm/dịch vụ từ đơn vị sản xuất (thường là phòng Kinh doanh hoặc khách hàng nội bộ).
7. Xuất tại kho: Ghi tên kho chính thức sẽ xuất vật tư (ví dụ: Kho vật tư tổng hợp, Kho linh kiện điện tử).
8. Các cột trong bảng chi tiết: Lần lượt điền số thứ tự (TT), tên và quy cách vật tư (ghi rõ chủng loại, kích thước, mã hiệu), đơn vị tính (ĐVT), định mức cho một đơn vị sản phẩm, tổng nhu cầu (số lượng cần), vật tư duyệt (để trống cho cấp duyệt điền), ghi chú (nếu có yêu cầu đặc biệt về chất lượng, quy cách).
9. Phần thống kê và ký duyệt: Các cột P.KD/P.VTTH, Phụ trách đơn vị SX, Duyệt cấp là nơi các bộ phận liên quan ký tên và ghi rõ họ tên sau khi kiểm tra, xác nhận hoặc phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Mọi số liệu về định mức và tổng nhu cầu phải được tính toán dựa trên bản vẽ kỹ thuật hoặc định mức tiêu hao đã được phê duyệt, không ước lượng chủ quan.
• Tên vật tư phải được viết đúng quy cách, mã số và đơn vị tính theo danh mục vật tư chuẩn của công ty để tránh nhầm lẫn khi xuất kho.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi các bên liên quan trước khi chuyển sang bước mua sắm hoặc xuất kho. Thiếu chữ ký sẽ làm chậm tiến độ sản xuất.
• Phần "Vật tư duyệt" và các cột ký duyệt chỉ dành cho cấp có thẩm quyền điền, người lập biểu không được tự ý ghi vào các ô này.
• Lưu giữ biểu mẫu đã duyệt cẩn thận làm căn cứ đối chiếu khi nghiệm thu, thanh quyết toán công trình.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Định mức" và "Tổng nhu cầu": Nhiều người điền tổng nhu cầu vào ô định mức hoặc ngược lại, dẫn đến sai số liệu nghiêm trọng.
• Bỏ sót mã số dự án hoặc ghi sai mã: Khiến vật tư không được cập nhật đúng công trình, gây khó khăn cho công tác kế toán và quản lý chi phí.
• Không ghi rõ quy cách vật tư: Ví dụ chỉ ghi "thép" mà không ghi "thép hộp 40x40x2mm", dẫn đến xuất sai chủng loại.
• Điền thiếu chữ ký ở phần "Phụ trách đơn vị SX": Đây là lỗi phổ biến khiến biểu mẫu bị trả lại, kéo dài thời gian chờ duyệt.
• Ghi ngày tháng không khớp với lệnh sản xuất: Gây mâu thuẫn về mặt thời gian, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của yêu cầu.