Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Lệnh sản xuất (LSX) là văn bản chính thức do Phòng Kinh Doanh phát hành, nhằm khởi tạo và giao nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị thực hiện. Mục đích chính của biểu mẫu là ghi nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng, sản phẩm, số lượng, thời gian và các yêu cầu kỹ thuật liên quan. Đây là căn cứ để các bộ phận sản xuất, kho, kế toán và quản lý dự án phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng tiến độ, đúng chất lượng và đúng chi phí. Biểu mẫu này thuộc danh mục quản trị sản xuất thiết bị viễn thông, truyền hình, điện thoại, cơ khí, do đó cần được điền chính xác và đầy đủ để tránh sai sót trong quá trình sản xuất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng Kinh Doanh hoặc người được ủy quyền viết lệnh, sau khi đã có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng chính thức từ khách hàng. Thời điểm điền là ngay khi xác nhận đơn hàng, trước khi chuyển sang bộ phận sản xuất. Người quản lý dự án/hợp đồng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt các thông tin trên lệnh. Sau khi sản xuất hoàn thành, đơn vị thực hiện sẽ điền phần "Kết quả thực hiện" và gửi lại cho Phòng Kinh Doanh để đối chiếu và thanh toán. Nhân viên mới cần lưu ý rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép tạo và ký lệnh sản xuất này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền theo định dạng "Số thứ tự/năm/LSX//KD". Ví dụ: 001/2025/LSX//KD. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm, do Phòng Kinh Doanh quản lý.
2. Ngày: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi phát hành lệnh. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
3. Đơn vị đặt hàng: Mặc định là "CT-IN" (Công ty In). Nếu có thay đổi, cần ghi rõ tên đơn vị đặt hàng nội bộ.
4. Đơn vị thực hiện: Ghi tên phân xưởng, tổ sản xuất hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm này.
5. Khách hàng đặt: Ghi tên khách hàng bên ngoài (nếu có). Đây là thông tin quan trọng để theo dõi nguồn gốc đơn hàng.
6. Dự án/Hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc số hợp đồng tương ứng. Nếu không có, có thể để trống hoặc ghi "N/A".
7. MS dự án/Số HĐ: Mã số dự án hoặc số hợp đồng cụ thể. Đây là thông tin để tra cứu và đối chiếu sau này.
8. Người quản lý dự án/HĐ: Ghi họ tên người phụ trách dự án hoặc hợp đồng đó.
9. Ngày giao nhiệm vụ: Ngày bắt đầu giao việc cho đơn vị sản xuất. Thường trùng hoặc sau ngày phát hành lệnh.
10. Ngày hoàn thành: Ngày dự kiến hoàn thành sản phẩm. Cần tính toán dựa trên tiến độ và năng lực sản xuất.
11. Hình thức: Ghi rõ hình thức sản xuất: "Sản xuất mới", "Gia công", "Sửa chữa", "Bảo trì" hoặc các hình thức khác.
12. STT, Tên sản phẩm, S/L, Ghi chú: Đây là bảng chi tiết sản phẩm. STT đánh số thứ tự. Tên sản phẩm ghi chính xác tên hàng hóa. S/L là số lượng cần sản xuất. Ghi chú ghi các yêu cầu đặc biệt nếu có.
13. Vật tư: Ghi danh sách vật tư cần thiết cho sản xuất, bao gồm mã vật tư, tên, số lượng.
14. Thanh toán: Phần này ghi rõ số công được thanh toán theo đơn giá đã duyệt và số tiền được thanh toán. Đây là cơ sở để kế toán tính lương và chi phí.
15. Người viết lệnh: Ký và ghi rõ họ tên người tạo lệnh. Thường là nhân viên Phòng Kinh Doanh.
16. Phòng Kinh Doanh: Đại diện Phòng Kinh Doanh ký xác nhận lệnh sản xuất.
17. Kết quả thực hiện: Phần này do đơn vị thực hiện điền sau khi hoàn thành. Bao gồm STT, Diễn giải, SP1, SP2, SP3. Ghi rõ sản phẩm hoàn thành bàn giao đến ngày nào, sản phẩm tiếp tục sản xuất hay đã xong.
18. Kiến nghị: Ghi các vấn đề phát sinh, đề xuất hoặc yêu cầu hỗ trợ từ đơn vị thực hiện.
19. Đơn vị thực hiện: Ký và ghi rõ họ tên người đại diện đơn vị sản xuất.
20. Đơn vị nhận SP: Ký và ghi rõ họ tên người đại diện bộ phận nhận sản phẩm sau khi hoàn thành.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số lệnh và ngày tháng để tránh trùng lặp hoặc sai sót trong hệ thống quản lý.
• Thông tin về khách hàng và dự án phải khớp với hợp đồng gốc, tránh nhầm lẫn giữa các đơn hàng.
• Số lượng sản phẩm (S/L) phải được ghi bằng số và chữ để đảm bảo chính xác, tránh nhầm lẫn khi nhập liệu.
• Phần vật tư cần được liệt kê chi tiết, có mã số và số lượng cụ thể để kho xuất đúng hàng.
• Ngày hoàn thành phải khả thi, dựa trên năng lực sản xuất thực tế, tránh cam kết quá sớm gây áp lực cho sản xuất.
• Mọi thay đổi sau khi phát hành lệnh đều phải được cập nhật bằng văn bản và có xác nhận của các bên liên quan.
• Lưu giữ bản gốc và bản sao lệnh sản xuất tại Phòng Kinh Doanh và đơn vị thực hiện để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Ngày giao nhiệm vụ" và "Ngày hoàn thành", dẫn đến sai tiến độ sản xuất và giao hàng.
• Quên điền hoặc điền sai mã số dự án/số hợp đồng, gây khó khăn khi tra cứu và đối chiếu công nợ.
• Ghi thiếu thông tin vật tư, khiến bộ phận kho không xuất đủ hàng, làm gián đoạn sản xuất.
• Không ghi rõ hình thức sản xuất (mới, gia công, sửa chữa), dẫn đến nhầm lẫn trong quy trình và chi phí.
• Phần "Kết quả thực hiện" bị bỏ trống hoặc điền sơ sài, không phản ánh đúng tình trạng sản phẩm sau sản xuất.
• Thiếu chữ ký xác nhận của các bên (người viết lệnh, phòng kinh doanh, đơn vị thực hiện, đơn vị nhận SP), làm mất giá trị pháp lý của lệnh sản xuất.
• Ghi số lượng sản phẩm không thống nhất giữa phần bảng chi tiết và phần thanh toán, gây sai lệch khi tính công và tiền.