Mục đích sử dụng
Biểu mẫu giao nhận vật tư (Sổ giao nhận vật tư) được thiết kế nhằm ghi chép, theo dõi toàn bộ quá trình xuất – nhập vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu tại công ty. Mục đích chính là kiểm soát chặt chẽ số lượng vật tư luân chuyển giữa các bộ phận, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của từng cá nhân khi nhận hoặc bàn giao. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp phòng Kế toán và bộ phận Quản lý sản xuất có cơ sở dữ liệu để đối chiếu tồn kho, lập báo cáo và phát hiện kịp thời các sai lệch, thất thoát. Đây là công cụ không thể thiếu trong quy trình quản lý tài sản và kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do thủ kho hoặc nhân viên phụ trách kho vật tư trực tiếp ghi chép. Ngoài ra, người nhận vật tư (có thể là kỹ thuật viên, quản đốc phân xưởng, hoặc nhân viên các phòng ban) cũng phải ký xác nhận vào cột "Người nhận" để xác nhận đã nhận đủ số lượng và chủng loại. Thời điểm điền là ngay tại thời điểm giao nhận, khi vật tư được xuất khỏi kho hoặc nhập về kho. Tuyệt đối không ghi sau vài ngày vì dễ dẫn đến sai sót, thất lạc thông tin. Đối với các ca làm việc liên tục, ca trực nào giao nhận thì ca đó phải hoàn thành ghi chép ngay trong ca.
Hướng dẫn điền từng mục
- Cột TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự tăng dần theo từng lần giao nhận trong năm. Mỗi lần giao nhận là một dòng riêng, không được đánh trùng số. Nếu sang năm mới, bắt đầu lại từ số 01.
- Cột Ngày: Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc giao nhận vật tư. Định dạng chuẩn: DD/MM/YYYY (ví dụ: 15/03/2025). Không ghi ngày ước lượng hay ngày dự kiến.
- Cột Tên Vật Tư: Ghi đầy đủ tên vật tư, thiết bị theo đúng tên gọi trong danh mục vật tư của công ty. Ví dụ: "Cáp quang 4FO", "Bulong M12", "Máy hàn quang". Không viết tắt tùy tiện, không ghi chung chung như "linh kiện điện thoại".
- Cột Số lượng: Ghi số lượng thực tế giao nhận bằng chữ số Ả Rập. Đơn vị tính mặc định là cái, bộ, kg, mét tùy theo từng loại vật tư. Nếu vật tư lẻ, ghi rõ số lượng và đơn vị (ví dụ: 50 mét, 3 bộ).
- Cột Người nhận: Người trực tiếp nhận vật tư ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải trùng khớp với chữ ký đã đăng ký tại phòng Hành chính nhân sự. Trường hợp nhận thay, phải ghi rõ "Nhận thay cho [họ tên]" và có xác nhận của người được ủy quyền.
- Cột Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: tình trạng vật tư (mới, cũ, hỏng), số lô, số serial (nếu có), lý do xuất kho đặc biệt, hoặc thông tin về chứng từ kèm theo (phiếu yêu cầu, lệnh sản xuất). Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống hoặc gạch chéo.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu phải được in rõ ràng, đóng thành sổ hoặc lưu file Excel có khóa ô để tránh sửa chữa trái phép. Mỗi trang sổ phải được đánh số và có chữ ký của thủ kho.
- Không được tẩy xóa, bôi đen dữ liệu đã ghi. Nếu ghi sai, gạch ngang một đường lên ô sai và ghi lại nội dung đúng bên cạnh, đồng thời ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
- Mỗi dòng chỉ ghi một loại vật tư. Không gộp nhiều loại vật tư khác nhau vào cùng một dòng dù cùng ngày giao nhận.
- Cuối mỗi tháng hoặc quý, thủ kho phải tổng kết số lượng vật tư đã xuất/nhập, đối chiếu với thẻ kho và báo cáo tồn kho để phát hiện chênh lệch kịp thời.
- Biểu mẫu này phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán của công ty.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu cột "Ngày" hoặc ghi ngày không chính xác, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với phiếu nhập kho của kế toán.
- Viết tắt tên vật tư không thống nhất, ví dụ cùng một loại cáp quang nhưng lúc ghi "Cáp Q4", lúc ghi "Cáp 4FO", gây nhầm lẫn khi kiểm kê.
- Không yêu cầu người nhận ký xác nhận hoặc ký không rõ họ tên, dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi vật tư thất thoát.
- Ghi số lượng bằng chữ hoặc dùng đơn vị không rõ ràng (ví dụ: ghi "2 thùng" thay vì ghi số lượng cụ thể từng cái trong thùng).
- Để trống cột "Ghi chú" khi vật tư có tình trạng bất thường (rỉ sét, móp méo) nhưng không ghi lại, sau này khó quy trách nhiệm cho bên giao hay bên nhận.
- Nhảy số thứ tự hoặc đánh trùng số TT, gây rối khi tra cứu và thống kê cuối kỳ.
