Hướng dẫn điền biểu mẫu 13 câu hỏi phỏng vấn VHDN

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "13 Câu hỏi phỏng vấn khách hàng về VHDN" được thiết kế để thu thập ý kiến đánh giá từ khách hàng về các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, giao hàng, thái độ nhân viên và uy tín thương hiệu. Mục tiêu chính là giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về trải nghiệm của khách hàng, từ đó cải thiện văn hóa doanh nghiệp và nâng cao chất lượng phục vụ. Biểu mẫu này cũng hỗ trợ đo lường mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng thông qua các câu hỏi định lượng và định tính.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phỏng vấn (người phỏng vấn) trực tiếp điền trong quá trình trao đổi với khách hàng. Thời điểm thích hợp nhất là sau khi khách hàng đã sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ ít nhất một lần, thường vào cuối giao dịch hoặc trong các buổi khảo sát định kỳ. Nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc người quản lý đều có thể thực hiện phỏng vấn này. Cần đảm bảo khách hàng thoải mái và sẵn sàng chia sẻ ý kiến trung thực.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên khách hàng: Ghi đầy đủ họ và tên của khách hàng đang được phỏng vấn, ví dụ: Nguyễn Văn A. Tránh viết tắt hoặc sai chính tả.
2. Địa chỉ: Nhập địa chỉ liên lạc chính xác của khách hàng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) để tiện cho việc phân tích theo khu vực.
3. Ngày phỏng vấn: Ghi ngày tháng năm thực hiện cuộc phỏng vấn theo định dạng dd/mm/yyyy, ví dụ: 15/10/2024.
4. Người phỏng vấn: Ghi tên của nhân viên thực hiện cuộc phỏng vấn, giúp truy xuất trách nhiệm khi cần.
5. Stt (Số thứ tự): Đây là số thứ tự của câu hỏi, đã được in sẵn từ 1 đến 11. Người điền không cần sửa mà chỉ cần đối chiếu với câu hỏi tương ứng.
6. Câu hỏi và thang điểm: Mỗi câu hỏi (từ câu 1 đến câu 11) đều có các lựa chọn đánh giá. Người phỏng vấn cần đọc câu hỏi cho khách hàng, sau đó đánh dấu (ví dụ: tích hoặc khoanh tròn) vào ô tương ứng với mức đánh giá của khách hàng. Ví dụ: Câu 1 "Bạn đánh giá thế nào về sản phẩm của chúng tôi?" có các mức: Giá cả (Rẻ, Phù hợp, Đắt), Chất lượng sản phẩm (Không tốt, Trung bình, Khá, Tốt). Hãy chọn đúng một mức cho mỗi tiêu chí.
7. Câu 10 và 11: Hai câu này hỏi về số lần mua và ý định mua lại. Với câu 10, đánh dấu vào số lần khách hàng đã mua (1, 2, 3, 4, 5). Với câu 11, đánh dấu vào "Không" hoặc "Có".

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin khi khách hàng đã trả lời rõ ràng, không tự suy diễn hoặc ghi theo ý kiến cá nhân của người phỏng vấn.
• Đảm bảo mỗi câu hỏi chỉ có một lựa chọn duy nhất được đánh dấu, tránh ghi hai đáp án cho cùng một tiêu chí.
• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của khách hàng (tên, địa chỉ, ngày) trước khi kết thúc để tránh sai sót khi nhập liệu sau này.
• Giữ biểu mẫu sạch sẽ, không tẩy xóa; nếu sai, nên ghi lại vào biểu mẫu mới để đảm bảo tính chính xác.
• Luôn giải thích ngắn gọn cho khách hàng về mục đích của cuộc phỏng vấn để họ hợp tác tốt hơn.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót thông tin ở phần "Tên khách hàng" hoặc "Địa chỉ", dẫn đến không thể liên hệ lại hoặc phân tích dữ liệu theo vùng miền.
• Đánh dấu nhiều hơn một lựa chọn cho cùng một câu hỏi, ví dụ vừa chọn "Rẻ" vừa chọn "Phù hợp" ở câu 1, gây khó khăn khi tổng hợp.
• Ghi sai ngày phỏng vấn hoặc nhầm lẫn giữa người phỏng vấn, làm mất tính tin cậy của dữ liệu.
• Không đọc hết các lựa chọn cho khách hàng, khiến họ chọn thiếu hoặc không chính xác so với ý định thực sự.
• Bỏ qua câu 10 và 11 vì nghĩ không quan trọng, nhưng đây là hai câu then chốt để đo lường lòng trung thành của khách hàng.