Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Kế hoạch xây dựng văn hóa" là công cụ quản lý công việc theo tuần, được thiết kế để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trong dự án xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Mẫu này giúp các phòng ban, đặc biệt là bộ phận Nhân sự và Truyền thông, lập kế hoạch chi tiết cho từng đầu việc, phân công người thực hiện, ghi nhận kết quả và xác định các công việc còn tồn đọng. Thông qua biểu mẫu, ban lãnh đạo có thể nắm bắt tổng quan tình hình hoạt động của từng nhóm, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. Đây là tài liệu quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động xây dựng văn hóa đều được triển khai đúng tiến độ và đạt hiệu quả mong muốn.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng nhóm dự án hoặc người được ủy quyền (thường là quản lý bộ phận Nhân sự, Truyền thông) chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Việc điền mẫu được thực hiện định kỳ hàng tuần, vào cuối tuần làm việc trước (thứ Sáu) hoặc đầu tuần mới (thứ Hai), để tổng kết công việc tuần trước và lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Các thành viên trong nhóm có trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc của mình cho người phụ trách trước khi mẫu được hoàn thiện. Đối với các dự án đặc thù như tổ chức hội thảo, sự kiện, mẫu có thể được cập nhật hàng ngày để phản ánh chính xác tình hình thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. No (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng đầu công việc, bắt đầu từ 1 và tăng dần. Số thứ tự giúp dễ dàng theo dõi và đối chiếu khi có nhiều công việc cùng lúc.
2. Works (Công việc): Mô tả ngắn gọn, cụ thể tên công việc cần thực hiện. Ví dụ: "Tuyển dụng Vitranimex", "In ấn tờ rơi áp phích", "Liên hệ báo giới". Tránh viết chung chung, cần nêu rõ bản chất công việc.
3. TimeLine (Mốc thời gian): Ghi rõ thời hạn hoàn thành hoặc các mốc quan trọng của công việc. Có thể ghi ngày cụ thể (ví dụ: "12/5") hoặc khoảng thời gian (ví dụ: "Tuần từ 5/5 - 10/5").
4. Management (Quản lý): Ghi tên người chịu trách nhiệm chính hoặc người giám sát công việc. Đây là người sẽ theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả.
5. Result (Kết quả): Ghi nhận tình trạng hiện tại của công việc. Các trạng thái thường dùng: "Đã hoàn thành", "Chưa hoàn thành", "Đang tiến hành", "Đã có ứng viên", "Finished".
6. Not yet done (Chưa thực hiện): Liệt kê những phần việc chưa được thực hiện hoặc còn tồn đọng. Mục này giúp xác định rõ những việc cần ưu tiên trong tuần tiếp theo.
7. Note (Ghi chú): Ghi thêm thông tin cần lưu ý, ví dụ lý do chưa hoàn thành, yêu cầu hỗ trợ, hoặc thông tin bổ sung về công việc.
8. Main content / Detail content (Nội dung chính / Nội dung chi tiết): Mô tả chi tiết hơn về nội dung công việc. Ví dụ: "Cung ứng nhân sự cho Vitranimex" là nội dung chính, "Phỏng vấn ứng viên" là nội dung chi tiết.
9. Requests (Yêu cầu): Ghi các yêu cầu đặc biệt hoặc nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc, ví dụ: "Cần thông tin chính xác từ EGM".
10. Taker / Executive / Helper (Người thực hiện / Người điều hành / Người hỗ trợ): Ghi tên cụ thể của từng cá nhân tham gia vào công việc. "Taker" là người nhận việc, "Executive" là người thực thi chính, "Helper" là người hỗ trợ.

Lưu ý quan trọng

• Luôn cập nhật trạng thái công việc một cách trung thực và kịp thời, đặc biệt là mục "Result" và "Not yet done", để ban quản lý có cái nhìn chính xác về tiến độ dự án.
• Khi phân công công việc, cần ghi rõ họ tên đầy đủ hoặc tên viết tắt đã được thống nhất trong nhóm (ví dụ: Mrs. Ngọc, Ms. Dương, Mr. Công) để tránh nhầm lẫn.
• Đối với các công việc có nhiều bước nhỏ, nên tách thành nhiều dòng riêng biệt với số thứ tự khác nhau để dễ theo dõi chi tiết từng giai đoạn.
• Mục "TimeLine" cần được điền chính xác, đặc biệt là các mốc thời gian quan trọng như ngày tổ chức sự kiện, hạn chót nộp báo cáo, để đảm bảo mọi người đều nắm rõ tiến độ.
• Khi có thay đổi về kế hoạch hoặc tiến độ, cần cập nhật ngay vào biểu mẫu và thông báo cho các thành viên liên quan để điều chỉnh kịp thời.

Lỗi thường gặp

• Viết mô tả công việc quá chung chung, không cụ thể, ví dụ chỉ ghi "Tuyển dụng" mà không nêu rõ vị trí tuyển dụng hay công ty nào, gây khó khăn cho việc theo dõi.
• Bỏ sót mục "Not yet done" hoặc "Note" khi công việc chưa hoàn thành, khiến người quản lý không biết lý do và không thể hỗ trợ kịp thời.
• Ghi sai hoặc nhầm lẫn tên người thực hiện, dẫn đến việc đổ lỗi hoặc chậm trễ trong xử lý công việc.
• Không cập nhật trạng thái "Result" thường xuyên, để trạng thái cũ dù công việc đã thay đổi, làm sai lệch báo cáo tiến độ.
• Nhập liệu không đồng nhất về định dạng ngày tháng (ví dụ: lúc ghi 5/5, lúc ghi 12/05/2008), gây khó khăn khi sắp xếp và theo dõi theo thời gian.
• Không điền đầy đủ các cột như "Requests" hoặc "Helper" khi công việc cần hỗ trợ, dẫn đến thiếu nguồn lực và chậm tiến độ.