Hướng dẫn điền Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất BM03/VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03/VPP - Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 có thể đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ. Biểu mẫu này giúp quy trình xin cấp phát văn phòng phẩm trở nên minh bạch, có kiểm soát, đồng thời tạo cơ sở để Phòng Hành Chính – Nhân Sự đối chiếu với định mức cho phép. Việc sử dụng đúng mẫu giúp nhân viên trình bày rõ nhu cầu thực tế, đảm bảo tính hợp lệ và được xét duyệt nhanh chóng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên (người đề nghị) điền khi có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm đột xuất, tức là những loại văn phòng phẩm không nằm trong danh mục cấp phát định kỳ hoặc phát sinh ngoài dự kiến trong tháng. Người đề nghị phải là nhân viên chính thức của công ty, có chức vụ và phòng ban rõ ràng. Thời điểm điền là khi nhân viên nhận thấy cần bổ sung văn phòng phẩm gấp để phục vụ công việc, nhưng lưu ý mỗi tháng chỉ được đề nghị tối đa 2 lần theo quy định ghi trên mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng...../201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ "Tháng 3/2025". Đây là thông tin để Phòng HC-NS theo dõi số lần đề nghị trong tháng.
2. Kính gửi: Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Mục này đã được in sẵn, bạn không cần điền thêm. Đây là bộ phận tiếp nhận và xét duyệt đề nghị.
3. Tôi tên là: Ghi đầy đủ họ và tên của bạn, viết chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, không viết tắt. Ví dụ: "Nguyễn Văn A".
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: "Nhân viên Kinh doanh", "Chuyên viên Kế toán".
5. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Phòng Kỹ thuật".
6. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1 đến 5): Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm bạn cần, kèm số lượng nếu có. Ví dụ: "1. Bút bi Thiên Long 10 cây", "2. Giấy A4 Double A 2 ram". Mỗi dòng chỉ ghi một loại, không gộp chung.
7. Mục đích sử dụng: Trình bày ngắn gọn lý do cần văn phòng phẩm đột xuất này, ví dụ: "Phục vụ in ấn báo cáo quý đột xuất", "Bổ sung hồ sơ dự thầu gấp".
8. TP. Nha Trang, ngày……..tháng……..năm 201…: Ghi địa điểm và ngày tháng năm bạn làm đề nghị. Địa điểm mặc định là "TP. Nha Trang", ngày tháng ghi theo thực tế.
9. Ký tên: Phần này gồm 3 cột: Người đề nghị (bạn ký), Trưởng bộ phận (trưởng bộ phận của bạn ký xác nhận), TP. HC-NS (trưởng phòng HC-NS ký duyệt). Bạn chỉ ký vào cột "Người đề nghị", các cột còn lại do cấp trên và phòng ban xử lý.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi tháng chỉ được đề nghị văn phòng phẩm đột xuất tối đa 2 lần, nếu vượt quá sẽ không được duyệt. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu trước khi làm đề nghị.
• Phòng HC-NS sẽ lưu giấy đề nghị này để đối chiếu với định mức cho phép, vì vậy bạn cần điền chính xác và trung thực.
• Chỉ sử dụng văn phòng phẩm được cấp đúng mục đích công việc đã ghi trong đề nghị. Nếu làm mất hoặc hư hỏng, bạn phải bồi thường theo cam kết.
• Trước khi nộp, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin, đặc biệt là tên, chức vụ và danh sách văn phòng phẩm để tránh sai sót.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin cá nhân như chức vụ hoặc phòng ban, dẫn đến đề nghị bị trả lại để bổ sung.
• Liệt kê văn phòng phẩm không cụ thể, ví dụ chỉ ghi "bút" mà không ghi số lượng hoặc loại, gây khó khăn cho việc xét duyệt.
• Không ghi mục đích sử dụng hoặc ghi chung chung như "dùng cho công việc", khiến phòng HC-NS không đánh giá được tính cấp thiết.
• Đề nghị quá 2 lần trong một tháng mà không biết, dẫn đến bị từ chối tự động. Hãy theo dõi số lần đã đề nghị trong tháng.
• Quên ký tên vào cột "Người đề nghị" hoặc ký sai vị trí, làm mất hiệu lực của giấy đề nghị.