Hướng dẫn điền Giấy đề nghị VPP đột xuất BM03VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03VPP – Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên trong công ty có thể đề xuất mua sắm hoặc cấp phát các loại văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ. Biểu mẫu này giúp quy trình xin duyệt trở nên minh bạch, có căn cứ để Phòng Hành Chính – Nhân Sự kiểm tra và đối chiếu với định mức cho phép. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để người lao động cam kết sử dụng tài sản công ty đúng mục đích, tránh lãng phí.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên thuộc tất cả các phòng ban điền khi có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm đột xuất, tức là những loại vật dụng văn phòng chưa được dự trù hoặc cấp phát trong kỳ. Thời điểm điền là khi phát sinh công việc đặc biệt cần đến các loại bút, giấy, kẹp file, bìa hồ sơ… mà bộ phận không có sẵn. Lưu ý quan trọng: mỗi nhân viên chỉ được đề nghị tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ "Tháng 03/2025".
2. Kính gửi: Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Mục này đã được in sẵn, bạn không cần điền thêm.
3. Tôi tên là:: Viết họ và tên đầy đủ của bạn, không viết tắt, ví dụ "Nguyễn Văn A".
4. Chức vụ:: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ "Nhân viên Kế toán" hoặc "Trưởng nhóm Kinh doanh".
5. Phòng/ Bộ phận:: Ghi tên phòng ban bạn đang làm việc, ví dụ "Phòng Kỹ thuật" hoặc "Bộ phận Marketing".
6. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1 đến 5):: Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm bạn cần, kèm số lượng nếu có thể. Ví dụ: "1. Bút bi Thiên Long 10 cây", "2. Giấy A4 Double A 1 ram". Mỗi dòng chỉ ghi một loại hàng.
7. Mục đích sử dụng:: Trình bày ngắn gọn lý do bạn cần các văn phòng phẩm này, ví dụ "Phục vụ in ấn báo cáo quý" hoặc "Làm hồ sơ dự thầu khẩn cấp".
8. TP. Nha Trang, ngày……..tháng……..năm 201…: Ghi địa danh (Nha Trang) và ngày tháng năm hiện tại, ví dụ "TP. Nha Trang, ngày 15 tháng 03 năm 2025".
9. Người đề nghị (Ký & ghi rõ họ tên): Ký tên và viết họ tên đầy đủ của bạn vào ô cuối cùng bên phải.
10. Trưởng bộ phận (Ký & ghi rõ họ tên): Sau khi bạn ký, chuyển cho trưởng bộ phận của bạn ký xác nhận.
11. TP. HC - NS (Ký & ghi rõ họ tên): Đây là phần dành cho Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự ký duyệt sau cùng.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhân viên chỉ được đề nghị văn phòng phẩm đột xuất tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.
• Phòng HC-NS có trách nhiệm lưu giữ giấy đề nghị này để theo dõi và đối chiếu với định mức cho phép của từng phòng ban.
• Bạn phải cam kết chỉ sử dụng văn phòng phẩm đúng mục đích công việc, nếu làm mất hoặc hư hỏng phải bồi thường theo quy định.
• Chỉ được phép đề nghị những loại văn phòng phẩm thực sự cần thiết, không đề nghị tích trữ hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi người đề nghị, trưởng bộ phận và trưởng phòng HC-NS mới có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ số lượng hoặc ghi chung chung như "một ít bút" khiến phòng HC-NS không thể xét duyệt chính xác.
• Điền thiếu thông tin cá nhân như chức vụ hoặc phòng ban, dẫn đến việc xác nhận của trưởng bộ phận bị chậm trễ.
• Ghi mục đích sử dụng quá sơ sài hoặc không rõ ràng, ví dụ chỉ ghi "để dùng" thay vì nêu cụ thể công việc.
• Đề nghị quá 2 lần trong một tháng mà không biết quy định, dẫn đến bị từ chối ngay từ khâu tiếp nhận.
• Quên ký tên hoặc nhờ người khác ký thay, làm mất tính pháp lý của biểu mẫu và bị trả lại.
• Viết tắt tên hàng hóa hoặc dùng ký hiệu riêng mà không giải thích, gây khó khăn cho người duyệt.