Hướng dẫn điền Giấy đề nghị VPP tháng BM01VPP chi tiết

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Mẫu BM01VPP – Giấy đề nghị Văn phòng phẩm tháng được sử dụng để các bộ phận trong công ty tổng hợp và đề xuất nhu cầu mua sắm văn phòng phẩm định kỳ hàng tháng. Biểu mẫu này giúp Phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) có cơ sở lên kế hoạch mua sắm tập trung, đảm bảo đủ hàng hóa cho các đơn vị, đồng thời kiểm soát ngân sách chi tiêu cho văn phòng phẩm. Việc sử dụng mẫu thống nhất cũng giúp quá trình phê duyệt và theo dõi lịch sử đề nghị trở nên minh bạch, dễ dàng hơn.

Ai điền và khi nào

Người đề nghị là nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cho công việc hàng ngày. Biểu mẫu này được điền vào cuối mỗi tháng, cụ thể phải nộp cho Phòng Hành chính – Nhân sự trước ngày cuối cùng của tháng đó. Ví dụ: nếu muốn nhận VPP cho tháng 5, bạn cần nộp giấy đề nghị trước ngày 30/4. Sau khi điền, người đề nghị ký tên, sau đó chuyển cho Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS ký duyệt theo đúng quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm bạn đề nghị cấp VPP. Ví dụ: Tháng 05/2025.
Bộ phận: Ghi tên bộ phận của bạn, ví dụ: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật,...
STT (cột số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết các mặt hàng bạn cần. Mẫu đã có sẵn số từ 1 đến 70, bạn chỉ cần chọn và điền số lượng tương ứng.
TÊN VPP: Đây là danh sách các loại văn phòng phẩm có sẵn trong mẫu. Bạn chỉ cần tìm đúng tên hàng mình cần, không cần ghi lại tên. Nếu cần mặt hàng không có trong danh sách, hãy ghi vào phần "Những loại văn phòng phẩm khác".
ĐVT (Đơn vị tính): Đã được in sẵn trong mẫu (ví dụ: Cuộn, Cái, Xấp, Gram, Tờ, Hộp, Cây, Quyển, Cục, Ống). Bạn không cần sửa hay ghi thêm.
SỐ LƯỢNG: Điền số lượng bạn cần vào ô tương ứng với từng mặt hàng. Nếu không có nhu cầu, bạn phải gạch chéo ô đó để tránh nhầm lẫn. Không được để trống.
Những loại văn phòng phẩm khác: Nếu mặt hàng bạn cần không nằm trong danh sách từ 1 đến 70, hãy ghi tên hàng, đơn vị tính và số lượng vào các dòng trống bên dưới. Có thể ghi thêm ghi chú nếu cần.
Ngày tháng năm và chữ ký: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu tại TP. Nha Trang (hoặc địa điểm công ty). Sau đó, lần lượt Người đề nghị, Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS ký và ghi rõ họ tên vào đúng cột.

Lưu ý quan trọng

Tuyệt đối không được tẩy xóa, cạo sửa bất kỳ thông tin nào trên giấy đề nghị. Nếu sai, phải làm lại phiếu mới.
Ô "Số lượng" phải được điền số cụ thể hoặc gạch chéo. Không bỏ trống vì sẽ gây khó khăn cho người duyệt và nhập liệu.
Chỉ điền số lượng cho những mặt hàng thực sự cần thiết trong tháng, tránh đề nghị dư thừa gây lãng phí ngân sách.
Phải nộp giấy đề nghị đúng hạn trước ngày cuối cùng của tháng. Nộp trễ có thể khiến bộ phận không được cấp VPP kịp thời cho tháng sau.
Chữ ký của Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS là bắt buộc. Người đề nghị cần chuyển phiếu lần lượt cho các cấp ký duyệt.

Lỗi thường gặp

Quên ghi tháng hoặc bộ phận, khiến phiếu không xác định được đơn vị đề nghị và thời gian cấp phát.
Điền số lượng nhưng không gạch chéo các ô không dùng, gây nhầm lẫn khi nhập liệu (ví dụ: tưởng nhầm là thiếu số liệu).
Viết tên mặt hàng không chính xác hoặc viết tắt không đúng quy định, dẫn đến mua sai hàng.
Không ký hoặc ký thiếu chữ ký của một trong ba bên (người đề nghị, trưởng bộ phận, trưởng phòng HC-NS).
Nộp phiếu trễ hạn, khiến Phòng HC-NS không kịp tổng hợp và mua hàng cho tháng tiếp theo.

Nội dung biểu mẫu

GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM THÁNG....../201... Bộ phận:…………………………………………………………………						Mã số: BM01/VPP Lần ban hành: 03 Ngày: 01/11/2010
STT	TÊN VPP	ĐVT	SỐ LƯỢNG	STT	TÊN VPP	ĐVT	SỐ LƯỢNG
1	Băng keo Simili 36mm	Cuộn		36	Cắt keo nhỏ	Cái
2	Băng keo Simili 48mm	Cuộn		37	Chuốt chì	Cái
3	Băng keo trong 18mm	Cuộn		38	Dao rọc giấy	Cây
4	Băng keo trong 48mm	Cuộn		39	Lưỡi dao nhỏ	Vỉ
5	Băng keo 2 mặt 12mm	Cuộn		40	Gáy lò xo nhỏ	Cái
6	Băng keo 2 mặt 16mm	Cuộn		41	Gáy lò xo trung	Cái
7	Băng keo 2 mặt 24mm	Cuộn		42	Giấy ghi chú nhỏ	Xấp
8	Băng keo 2 mặt 48mm	Cuộn		43	Giấy ghi chú lớn	Xấp
9	Bấm ghim	Cái		44	Note “Sign here”	Tape
10	Gỡ gim	Cái		45	Giấy A4 A – One 80	Gram
11	Bấm lỗ	Cái		46	Giấy A4 Đài Loan 80	Gram
12	Bìa 3 dây	Cái		47	Giấy A3 – Superone	Gram
13	Bìa còng 5P	Cái		48	Giấy A3 – excel	Gram
14	Bìa còng 7P	Cái		49	Giấy than	Tờ
15	Bìa càng cua	Cái		50	Giấy Tommy 12x37mm	Tờ
16	Bìa kiếng A4	Tờ		51	Giấy Tommy 36x77mm	Tờ
17	Bìa kiếng A3	Tờ		52	Giấy Tommy 17x85mm	Tờ
18	Bìa giấy thơm	Tờ		53	Hộp đựng hồ sơ	Cái
19	Bìa cứng trắng Roky	Tờ		54	Kẹp Accord	Hộp
20	Bìa lổ (1 xấp = 100 cái)	Xấp		55	Kẹp bướm Echo 15mm	Hộp
21	Bìa nút	Cái		56	Kẹp bướm Echo 19mm	Hộp
22	Bìa Accord nhựa	Cái		57	Kẹp bướm Echo 25mm	Hộp
23	Bìa lá	Xấp		58	Kẹp bướm Echo 32mm	Hộp
24	Bìa phân trang nhựa 10	Xấp		59	Kẹp bướm Echo 41mm	Hộp
25	Bìa phân trang nhựa 12	Xấp		60	Kẹp ghim C32	Hộp
26	Bìa trình ký đơn	Cái		61	Kéo VP	Cây
27	Bìa trình ký đôi	Cái		62	Kim bấm nhỏ	Hộp
28	Bút bi bấm TL027 xanh	Cây		63	Kim bấm lớn	Hộp
29	Bút bi bấm TL027 đỏ	Cây		64	Máy tính	Cái
30	Bút bi bấm TL027 đen	Cây		65	Sổ tay	Quyển
31	Bút chì	Cây		66	Sổ tay bỏ túi	Quyển
32	Bút dạ quang TL	Cây		67	Sổ namecard	Quyển
33	Bút xóa giấy Plus	Cây		68	Tẩy chì	Cục
34	Bút xóa nước	Cây		69	Thước dẻo	Cây
35	Cắm bút	Cái		70	Keo khô/nước	Ống

Những loại văn phòng phẩm khác (không có trong danh sách trên):.......................................

...............................................................................................................................

TP. Nha Trang, ngày ...... tháng …… năm 201….

Trưởng phòng HC - NS

(Ký & ghi rõ họ tên)

Trưởng bộ phận

(Ký & ghi rõ họ tên)

Người đề nghị

(Ký & ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

- Những thông tin trong Giấy đề nghị Văn phòng phẩm không được tẩy, xóa hoặc cạo sửa.

- Ô “Số lượng”: Điền số vào mỗi ô yêu cầu, ô nào không có yêu cầu thì gạch chéo ô đó.

- Giấy đề nghị này phải nộp cho Phòng Hành chính – Nhân sự trước ngày cuối cùng của tháng.