Hướng dẫn điền biên bản bàn giao thiết bị đã hiệu chuẩn BM03/QT12

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT12 "Biên bản bàn giao thiết bị kiểm tra đã được hiệu chuẩn" được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao thiết bị đo lường giữa các bộ phận trong doanh nghiệp sau khi thiết bị đã hoàn tất quá trình hiệu chuẩn. Biên bản này là căn cứ pháp lý xác nhận tình trạng thiết bị, ngày bàn giao và trách nhiệm của các bên liên quan. Đồng thời, tài liệu này giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản, thiết bị đo lường, phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ và các đợt thanh tra từ cơ quan chức năng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên phụ trách thiết bị đo lường hoặc nhân viên kho/phòng kỹ thuật thực hiện điền. Thời điểm điền là ngay sau khi thiết bị đo được đưa đi hiệu chuẩn và trả về, trước khi thiết bị được đưa vào sử dụng lại. Cả bên giao (người chịu trách nhiệm bàn giao thiết bị) và bên nhận (người tiếp nhận thiết bị) đều phải có mặt và ký tên xác nhận. Trưởng bộ phận quản lý thiết bị hoặc người được ủy quyền sẽ là người phê duyệt biên bản này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của phòng ban, ví dụ: BB-BG-001/2024. Số này phải duy nhất và không trùng với các biên bản khác trong cùng năm.
2. Đơn vị sử dụng: Ghi rõ tên phòng ban, bộ phận hoặc đơn vị trực tiếp sử dụng thiết bị đo, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng QC, Xưởng Sản xuất A.
3. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị được bàn giao trong cùng một biên bản. Nếu chỉ có một thiết bị thì ghi số 1.
4. Tên thiết bị đo (cột 2): Ghi đầy đủ tên thiết bị đo theo đúng tên trên nhãn mác hoặc trong danh mục tài sản, ví dụ: Thước cặp điện tử Mitutoyo 500-196, Đồng hồ đo áp suất Wika EN 837-1.
5. Mã số thiết bị (cột 3): Ghi mã số quản lý nội bộ của thiết bị, thường được dán trên thân thiết bị hoặc ghi trong sổ theo dõi tài sản, ví dụ: TBĐL-001, TB-ĐO-ÁP-05.
6. Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn (cột 4): Ghi số tem hiệu chuẩn được dán trên thiết bị hoặc số hồ sơ hiệu chuẩn do đơn vị hiệu chuẩn cấp, ví dụ: HC-2024-0123, TEM-5678.
7. Ngày bàn giao (cột 5): Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc bàn giao, theo định dạng DD/MM/YYYY, ví dụ: 15/10/2024.
8. Bên giao (ký tên) (cột 6): Người đại diện bên giao ký và ghi rõ họ tên. Đây thường là nhân viên kho hoặc nhân viên phụ trách hiệu chuẩn.
9. Bên nhận (ký tên) (cột 7): Người đại diện bên nhận ký và ghi rõ họ tên. Đây là người sẽ trực tiếp sử dụng hoặc quản lý thiết bị sau khi bàn giao.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại bộ phận quản lý thiết bị, một bản giao cho đơn vị sử dụng.
• Chỉ bàn giao thiết bị khi đã có tem hiệu chuẩn hợp lệ và còn hạn sử dụng. Không bàn giao thiết bị đã hết hạn hiệu chuẩn hoặc có tem bị rách, mờ.
• Thông tin tại cột "Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn" phải khớp với thông tin trên tem thực tế dán trên thiết bị và trong chứng chỉ hiệu chuẩn.
• Chữ ký của bên giao và bên nhận phải là chữ ký trực tiếp, không được ký thay hoặc ký bằng bút chì. Nếu có người làm chứng thì bổ sung thêm cột hoặc ghi chú bên dưới.
• Biên bản sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo đúng quy định của công ty, tối thiểu 3 năm hoặc theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai mã số thiết bị hoặc nhầm lẫn giữa mã số thiết bị với số serial của nhà sản xuất, dẫn đến sai lệch trong quản lý tài sản.
• Bỏ trống cột "Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn" hoặc ghi không đầy đủ, gây khó khăn khi truy xuất nguồn gốc hiệu chuẩn sau này.
• Ngày bàn giao không khớp với ngày thực tế, thường do điền sau hoặc điền trước khi thiết bị chưa thực sự được bàn giao.
• Thiếu chữ ký của một trong hai bên hoặc chữ ký không rõ ràng, khó đọc họ tên, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Không đánh số biên bản hoặc đánh số trùng với biên bản khác, gây nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và tra cứu.
• Ghi tên thiết bị quá chung chung, không đủ chi tiết để phân biệt với các thiết bị cùng loại, ví dụ chỉ ghi "thước cặp" mà không ghi hãng sản xuất hoặc model.